Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией ( Теоретические аспекты коммуникации и управления организациями ).pdf

«Школа социальных систем» синтезирует достижения «классического» направления и «школы человеческих отношений», пытаясь преодолеть ограниченность обоих направлений. Значимость коммуникаций осознается в ней в полной мере. Система коммуникаций образует строение, конфигурацию организации. Она служит средством мотивации, контроля и координации. Это - механизм гармонизации потребностей и установок индивидов с требованиями организации. Процесс принятия решений «школа социальных систем» считает важнейшим средством регулирования и «стратегического руководства».

Таким образом, тема коммуникаций явно и неявно постоянно при­сутствует в исследованиях данной школы. В целом «школа социальных систем» считает коммуникацию основным процессом, обеспечи­вающим взаимозависимость и согласованность функционирования всех внутренних частей организа­ции, а также очерчивающим внешние границы системы.

Количественная школа или школа науки управления

Представители данной школы осваивали различные стороны, объекта управления с помощью количественных методов [9,c.103-105], разрабатывали соответствующие экономические, математические и логические модели. Количественный подход к управлению заключается в применении статистических методов, моделей оптимизации, информационных моделей и методов компьютерного моделирования. Благодаря развитию экономико-математических методов и ЭВМ многие качественные решения задач были, да и будут еще заменены на количественные решения.

Развитие науки и практики управления давало новую информацию о факторах, которые не были учтены предшествующими школами. Поэтому в последнее время были разработаны новые подходы, способствующие лучшему пониманию того, почему прежние подходы часто не выдерживали проверки практикой. Потребность разработки новых методологических подходов непосредственно связана с бурным развитием бизнеса, ускорением научно- технического прогресса. Новые подходы к управлению - процессный, системный и ситуационный [9,c.20].

Процессный подход лежит в основе ряда управленческих концепций, таких как, например, концепция минимизации издержек производства, максимизации прибыли, оптимизации производительного процесса, что свидетельствует об особой значимости для практикующего менеджера понимания процессного подхода.

Наиболее известными представителями данной школы являются Р. Акофф, Л. Фон Берталаифи, С. Бир, А. Гольдбергер, Д. Фосрестер, Р. Люс, Л. Клейн, Н. Длсорджеску-Реган и др.

Отдельно следует сказать о таком направлении как кибернетика - наука об общих закономерностях управления и обработки информации. Сегодня к кибернетике относится - теория управления, теория активных систем; математическая теория связи и информации; общая теория систем, системотехника и системный анализ; общая оптимизация (в т.ч. линейное и нелинейное программирование; динамическое программирование; оптимальное управление; нечеткая оптимизация; дискретная оптимизация; генетические алгоритмы и т.д.); исследование операций (теория графов, теория игр и статистических решений и др.); искусственный интеллект; анализ данных и принятие решений; робототехника и др. [7,с.9]

Так в теории активных систем методами математического моделирования решаются задачи повышения и оценки эффективности управления, в том числе для сотрудников, которые могут иметь цели, отличающиеся от целей управления, и в условиях неопределенной или неполной информированности, как сотрудников, так и управления.

С другой стороны, управленческая деятельность является одним из видов практической деятельности, и в теории менеджмента накоплен и обобщен огромный практический опыт. Методология управления, как совокупность теории и практики, является учением об организации управленческой деятельности. Развитие методологии управления позволило сформулировать структуру управленческой деятельности и выделить структурные компоненты теории управления (рис.1): субъект управления (как правило руководство организации), управляемый субъект (организация), управляющие воздействия, обратная связь, а также возможные внешние воздействия. [7,с.37-39]

рис.1 Структура управленческой деятельности

Выделены общие законы (закономерности) управления:

Закон целенаправленности (у любого управления есть цель);

Закон необходимого разнообразия (иногда его называют принципом адекватности; сформулирован У. Эшби) - разнообразие регулятора должно быть адекватно разнообразию объекта управления.

Закон эмерджентности (синергии) - основной закон теории систем - часть больше, чем целое и не сводится к «сумме» свойств ее элементов.

Закон (принцип) внешнего дополнения сформулирован С. Биром (т.н. «третий принцип кибернетики»): любая система управления нуждается в «черном ящике» - определенных резервах, с помощью которых компенсируются неучтенные воздействия внешней и внутренней среды.

Закон (принцип) обратной связи (причинно-следственных связей).

Закон оптимальности – управление должно быть «наилучшим» с точки зрения достижения цели при имеющихся ограничениях. Закон оптимальности не означает, что все без исключения реальные системы оптимальны, т.е. обладают максимальной эффективностью.

Однако, уже полтора десятилетия развитие теории управления стимулирует тенденции «миниатюризации», «децентрализации» и «интеллектуализации» систем, которые состоят из большого числа взаимодействующих между собой автономных агентов технической, социальной или информационной природы. Такие свойства мультиагентных систем (МАС) как децентрализованность взаимодействия и множественность агентов дают их качественно новые эмерджентные свойства (автономность, меньшая уязвимость к неблагоприятным воздействиям и др.), важные во многих приложениях, в том числе в практике управления организациями, о чем говорилось во введении к данной работе. [7,c.75]

С другой стороны, тенденцией, яркой в последние 10-15 лет, является переход от централизованного управления, к, сначала, децентрализации системы управления (над сетью взаимодействующих надстраивается сеть управления), а затем к осуществлению коммуникаций между управляющими системами и агентами через сеть (отдельной задачей при этом является управление этой сетью). Практические вопросы управления сетью будут рассмотрены в разделе 1.3.

Следует подчеркнуть, что значительная часть информации, необходимой для процесса оценки ситуации, целеполагания и выработки управленческих решений в децентрализованных системах имеет плохо структурированный, в большинстве случаев, текстовый характер, что требует постановки и решения задач её поиска, формализации и последующего анализа.

Таким образом, кибернетика, как наука управления, в настоящее время активно развивается, особенно в направлении разработки новых методов коммуникации в организациях, поиска и обработки информации (и даже шире - обработки знаний), основанных не столько на учете лексики и различных количественных характеристик, сколько на анализе семантики, развитии методов выделения целевых данных, ряда параметров ситуации и оценки их динамики для последующего моделирования сценариев эффективного управления и развития организаций. Ускоряется процесс внедрения результатов в практику менеджмента и обобщения практического опыта в новые научные направления. [7,c.78-79]

1.2. Теоретические аспекты эффективности управления организацией

Закончив обзор существующих теоретических аспектов управления и теории коммуникации, перейдем к определению основных понятий, используемых в работе: организация, ее цели и задачи; коммуникация и ее структура; менеджмент и управление; эффективность управления.

1.2.1. Основные понятия об организации

Организацией называют объединение людей, совместно работающих для достижения определенных целей. [14,c.10]

Существует несколько общих признаков организации: наличие целей деятельности; существование устойчивых связей между членами организации и правил, определяющих порядок этих взаимоотношений (организационная структура и культура); постоянное взаимодействие с окружающей (внешней) средой; использование ресурсов для достижения организационных целей.

Целями называются конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых хотят достигнуть члены организации, работая вместе. Формулирование и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделенной между специализированными группами, при условии, что цели подразделений увязаны с целями организации в целом. [5,c.78]

Задача - это работа или ее часть, которая должна быть выполнена определенным способом в определенный период.

У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы не стремятся получать прибыль, но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Некоммерческие организации также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. [5,c.60]

Формулирование и сообщение целей организации в целом и каждого ее подразделения представляют собой лишь один из многочисленных механизмов управления (координирование).

Еще одним направлением координации является формулирование задач. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Базисные цели организации являются наиболее устойчивыми и остаются неизменными в течение длительного периода времени, обеспечивая преемственность и стабильность в ее развитии [14,c.14].

Стратегические задачи вырабатываются организацией на основании анализа возможностей развития, предоставляемых внешней средой, и потенциала самой организации с учетом базисных целей ее существования. По существу, это - планы реализации базисных целей в конкретных условиях функционирования организации. Стратегические задачи включают в себя конечную цель, временной интервал и способ достижения цели. Они в гораздо большей степени, чем фундаментальные цели, зависят от внешней среды и требуют периодического обновления.

Краткосрочные планы представляют собой конкретные программы реализации стратегических целей организации, являются наиболее конкретными и детальными организационными целями и затрагивают всех сотрудников организации. Важность краткосрочных планов состоит в том, что они управляют поведением сотрудника на рабочем месте и, следовательно, оказывают непосредственное влияние на результаты организации.

Реализация стратегических задач и краткосрочных планов любой организации предполагает выполнение ее персоналом определенных действий, часто называемых производственными функциями [14,c.55].

Организационная структура определяет соотношение между функциями, выполняемыми сотрудниками организации [14,c.15]. Она проявляется через разделение труда, создание специализированных подразделений, иерархию должностей, внутриорганизационные процедуры и является необходимым элементом эффективной организации, поскольку придает ей внутреннюю стабильность и позволяет добиться определенного порядка в использовании ресурсов.

В каждой организации существует особая организационная культура, т.е. ценности и поведенческие нормы, разделяемые ее сотрудниками. [14,c.19]

Руководство, вообще говоря, достигает целей организации через сотрудников. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления [5,c.68].

Таким образом, организация - это совокупность людей, объединенных целями и задачами деятельности, связанных устойчивыми структурными связями, определяющими порядок их взаимоотношений (организационная структура и культура) для обеспечения успешного и эффективного достижения организационных целей.