Файл: Особенности коммуникаций в организации (Общее понятие коммуникации. Процесс коммуникации, его элементы и этапы).pdf

Введение

Актуальность темы исследования. Актуальность выбранной темы исследования определяется тем, что в XXI вв. понятие коммуникаций стало одним из ключевых в теории и практике управления. Практическая деятельность передовых организаций по совершенствованию своей коммуникации создает предпосылки для теоретического обобщения их опыта, а новые теоретические разработки проблем коммуникаций способствуют появлению новых интересных практических подходов к их формированию и развитию.

Коммуникация - как форма общения двух и более субъектов контактирования - является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе.

Предметом анализа в данном случае выступают особенности коммуникации и коммуникативного процесса в организациях. Область коммуникации, таким образом, тесно связана с теорией и практикой менеджмента, организационными системами и структурами, а также психологией управления. Все три дисциплины «работают» на теорию коммуникации вкупе с такой научной дисциплиной, как этика делового поведения и общения, обогащая ее понятийным, парадигмальным аппаратом, концепциями и методами исследований.

Научная и практическая значимость исследования. Научная значимость исследования заключается в том, что оно позволяет осмыслить имеющиеся знания о сущности коммуникаций в организациях, теоретические подходы и на основе их систематизации определить то, что является наиболее ценным для дальнейшей разработки в теории управления. Практическая же значимость исследования состоит в том, что на основе изучения теоретических основ коммуникации и практики ее становления в организациях России возможно разработать практические меры, позволяющие обеспечивать дальнейшее совершенствование всех сторон межличностных коммуникаций.

Степень изученности проблемы. Коммуникации стали предметом научного исследования сравнительно недавно - примерно с середины 80-х гг. ХХ в. Однако уже многие аспекты развития и повышения эффективности коммуникаций в современных организациях разработаны в зарубежной и отечественной управленческой литературе. Изучается система критериев классификации организаций, которой значительное место уделено в работах проф. В.М. Матиашвили. Вопросы психологии межличностного общения достаточно полно раскрываются в работах – монографиях и учебных пособиях В.Н. Лапвриненко, С.И Самыгина, Л.Д. Столяренко, Е.В. Руденского. Непосредственно сущность и проблемы коммуникативного процесса в организациях представлены в блестящей работе американских авторов М. Мескона и др. «Основы менеджмента».

При этом в литературе присутствует единство в подходах к определению сущности, содержания и организационной структуры и ее влияния на становление коммуникаций в организациях.

Исходя из этого, мы формулируем цель и задачи настоящего исследования.

Цель данного исследования - опираясь на теоретические подходы и передовой опыт, осуществить анализ проблем функционирования коммуникаций в современных российских организациях.

Область изучения коммуникаций выходит в первую очередь на представление о типологии организаций, т.к. тип организации несомненно сказывается на сущности и особенностях коммуникационного процесса, поэтому в задачи исследования было включено и изучение типа структуры организации.

Таким образом, сформулированы следующие задачи исследования:

-анализ содержания и структуры коммуникаций как одного из ключевых факторов внутренней среды современных организаций;

-рассмотрение структуры, этапов коммуникации, определяющих ее роль как инструмента управления организационным поведением;

-анализ проблем функционирования коммуникаций в структурах управления формальной организацией.

Предметом исследования являются коммуникации как ключевой фактор внутренней среды современных формальных организаций, выступающий в качестве одного из важнейших инструментов социального управления.

Теоретико-методологической основой исследования выступают современные теоретические представления о сущности, содержании, этапах процесса и структуре коммуникации, ее роли и компонентах, изложенные в работах зарубежных и отечественных авторов (У.Бреддика, Дж.К.Лафта, Р. Килмана, М. Сакстона, М. Мескона, Р. Серпы Л.Якокки, Ф. Хедоури, И.Н. Герчиковой, А.П. Горбунова, В.Г. Шипунова, Л.В. Карташовой, Е.Н. Кишкеля и др.).

Структура работы соответствует цели и задачам исследования, указанным выше.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложения.

Глава 1. Понятие и определение коммуникаций в организационно-технических системах

1.1. Общее понятие коммуникации. Процесс коммуникации, его элементы и этапы

Проблема эффективной коммуникации в организациях - одна из ключевых в организационно-управленческой теории. Общепризнанно, что достижение успеха менеджерами и организациями невозможно без эффективности в коммуникации. Коммуникация - это один из связующих процессов в системе организации.

Коммуникация - это сложный информационный процесс, материальная основа которого - передача значения, смысла посредством знаков (символов). Но коммуникация - это и социальный процесс, отражающий структуру социальных отношений и выполняющий в ней функцию связи^[1].

Говоря об обмене информацией в организации, обычно подразумевают о людях, работниках, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. И хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений, чувств и отношений от одного лица к другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты) с целью получения в ответ желаемой реакции. В нашем исследовании коммуникация рассматривается как способ передачи управленческой информации между структурными элементами организации. Так же мы рассматриваем организационные конфликты как следствие нарушения коммуникаций, в том числе, межличностных.

Термин “коммуникация” происходит от латинского “communis”, означающего: “Объект, передающий информацию пытается установить общность с получающим информацию субъектом”. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

На коммуникации руководитель тратит от 50% до 90% времени. И это становится понятным, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и т.д.

Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными и руководителями, на собраниях, разговорах по телефону и т.д.

Подчеркивают, что развитая и эффективно функционирующая система коммуникации сближает субъектов управления пространственно, уплотняет их социальную взаимосвязь^[2]. Это стало особенно очевидно с появлением виртуального менеджмента, когда субъекты управления общаются за тысячи километров друг от друга посредством новейших информационных технологий, обеспечивающих “эффект присутствия”. Там, где коммуникация отсутствует, непрочна, прерывиста, социальная связь - отношение менеджмента так же отсутствует, либо непрочна.

Еще полнее осознать ту степень, в которой система коммуникации способна поддержать или, наоборот, заблокировать эффективность системы менеджмента, поможет анализ элементов и этапов коммуникационного процесса.

1.2. Коммуникационный процесс в организации

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя и более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Коммуникационный процесс можно изобразить на схеме, что позволит еще полнее осознать ту степень, в которой система коммуникации способна поддержать или. Наоборот, заблокировать эффективность менеджмента.

В процессе коммуникации можно выделить четыре базовых элемента, которым соответствуют четыре этапа коммуникации (Приложение).

Первый элемент - отправитель (передатчик), источник информации, то есть субъект, генерирующий идеи, собирающий и обрабатывающий информацию, которой предстоит стать сообщением. Он проектирует содержание, формулируя, почему и что он желает передать.

Этим действиям соответствует первый этап - Генерирование и формулирование идей сообщения.

Следует иметь в виду, что уже на этом этапе вследствие некачественного формулирования содержания сообщения коммуникация может дать сбой^[3].

Второй элемент процесса - Сообщение (послание), то есть собственно информация, закодированная посредством знаков, символов или сигналов. Информация обладает определенным смысловым содержанием, объемом и ценностью, которые и должны дойти до получателя и быть им расшифрованы.

Этому элементу соответствует второй этап коммуникации - Кодирование, то есть трансформирование передаваемого содержания в какую-либо конкретную форму, для чего выбираются кодовые знаки - носители информации: звук, свет, шрифт, физические действия и т.д.), которые соответствующим образом организуются (речь, рисунок, жест, поза и т.д.).

Третий элемент - Канал связи, то есть линия передачи информационного сообщения, среда, в которой движутся знаки или сигналы. Важно, чтобы избранный тип канала связи был совместим с формой сообщения и типом знаков (символов), примененных при кодировании. Тип канала должен соответствовать и содержанию сообщения.

Иногда в канале связи присутствуют передатчик и приемник - в том случае, если они не совпадают с отправителем и получателем сообщения - и такие дополнительные элементы усложняют коммуникационный процесс.

Третьему элементу процесса коммуникации соответствует третий этап - Передача сообщения. Как только передача сообщения началась, информация распространяется по каналу связи и вернуть ее уже нельзя (но ее возможно повторить с внесение корректировок).

Если в процессе движения по каналу в послании искажаются (заменяются) носители информации (кодовые знаки) или форма сообщения, то передача не может считаться состоявшейся. Практика показывает, что целесообразно дублировать как формы сообщения, так и каналы связи - это всегда позволяет повысить эффективность передачи послания.

Четвертый элемент - получатель (приемник) - тот, кому предназначено сообщение и кто декодирует его содержание, интерпретирует и оценивает его. Таким образом, мы можем увидеть ключевой, определяющий характер этого элемента процесса коммуникации.

Данному элементу и выполняемой им роли соответствует четвертый этап процесса - Декодирование. Декодирование предполагает расшифровку символов или сигналов, обнаружение в них содержания с определенным объемом, смысловым значением и полезностью, восприятие (“что получил”), интерпретацию (“как понял”) и оценку (“что и как принял”) получатель.

Проблема четвертого этапа состоит в том, что “получить” сообщение - это еще не означает верно “понять” его содержание, а “понять” - еще не означает “принять” (в смысле согласиться с ним и действовать, как в нем предписано).