Файл: Особенности коммуникаций в организации (Общее понятие коммуникации. Процесс коммуникации, его элементы и этапы).pdf

Главная сложность коммуникации состоит в том, что содержание сообщения должно быть не только понято, но и принято. Степень же его принятия обусловлена системой интересов, ценностей, норм и так далее - системой критериев, которой придерживается получатель, и степенью ее совпадения с системой критериев отправителя.

Если их критериальные системы в значительной мере совпадают, то они, как говорится, “находят общий язык” и т.п.

Главное качество, которое необходимо успешному межличностному общению в коллективе, выполнению управленческих функций работниками аппарата органов управления - это эффективность межличностных коммуникаций^[4].

Опираясь на подход Сэмьюэла С. Серто^[5], мы разграничиваем понятия “Успешность” и “Эффективность” коммуникации.

Под эффективностью коммуникации понимают такой результат, когда получатель произвел действия, которых от него добивался отправитель. С точки зрения управленческого взаимодействия только такой результат и есть действительно результат эффективной коммуникации. Менеджеры ведущих, “образцовых” компаний мира применяют так называемый “Индекс эффективности коммуникации Серто” для определения качества коммуникаций. Однако, рассматриваемая коммуникационного процесса была бы неполной, если упустить в ней два дополнительных элемента - помехи и обратную связь.

Пятый элемент - Помехи, или шум (в теории информации шумом называют все, что мешает прохождению информации, либо искажает ее) - это любые вмешательства в процесс коммуникации на любом участке, искажающие смысл сообщения.

Источниками шума могут быть как характеристики самих элементов процесса коммуникации (например, нечеткость формулирования содержания отправителем, неудовлетворительное состояние канала связи, критериальная система получателя, отличная от таковой у отправителя и т.д.), так и организационные характеристики (многоуровневость, объем управления, пересечение формальных и неформальных связей, неудовлетворительное состояние технико-информационных систем)^[6].

Следует иметь в виду, что в определенной степени шум присутствует всегда, отсюда всегда приходит некоторое искажение в цепи коммуникации, поэтому руководитель не должен пытаться сделать процесс коммуникации совершенно идеальным. Но некоторые условия для дальнейшего совершенствования процесса всегда имеются в любой организации. Главная задача менеджера - не допустить высокого уровня шума, то есть такого уровня, который может привести к заметной утрате сообщения или даже блокировке информационного обмена.

Многие проблемы в коммуникационной цепи позволяет разрешить шестой элемент - Обратная связь. Именно благодаря обратной связи менеджеры имеют возможность проверить, получено ли сообщение адресатом, понятно ли оно и принято ли оно. Значение обратной связи огромно, однако некоторые современные руководители в организациях государственного управления нередко игнорируют ее^[7].

На линии обратной связи весь процесс с его элементами и этапами повторяется вновь, но уже в обратном направлении: получатель становится отправителем, а отправитель - получателем.

Глава 2. Техническая и гуманитарная составляющие процесса коммуникации

Как было рассмотрено в части первой курсового исследования, коммуникация представляет собой информационно-смысловой обмен между индивидуальными или коллективными субъектами. Но для физического обмена информацией в организационно-технических системах применяются определенные сетевые решения, разрабатываются технические методы обмена информацией. В связи с тем, что обмен информацией осуществляется в основном по компьютерным сетям, все большую актуальность приобретают проблемы технического обеспечения коммуникационных процессов.

2.1. Технический аспект процесса коммуникации

Технические средства коммуникаций составляют кабели (экранированная и неэкранированная витая пара, коаксиальный, оптоволоконный), коннекторы и терминаторы, сетевые адаптеры, повторители, разветвители, мосты, маршрутизаторы, шлюзы, а также модемы, позволяющие использовать различные протоколы и топологии в единой неоднородной системе.

В компьютерных и вообще коммуникационных сетях обычно передается цифровая информация - данные. Рассмотрим технические особенности передачи такого типа данных.

Эффективность коммуникационной технологии при рациональном подборе средств вы­числительной техники обеспечивается как за счет повышения производительности труда сотрудников, так и за счет возможности использования оптимальных экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной, оперативной и точной информации.

Для обеспечения эффективного функционирования коммуникационной технической сферы, хранения служебной информации и работы с базами данных разнопрофильных подразделе­ний, постоянного обмена информацией с центральным хранилищем данных, внедрения программных комплек­сов для решения функциональных задач требуется создание автоматизированных рабочих мест сотрудников организации с персональными компьютерами с достаточно высокими характеристиками микропроцессо­ра, оперативного запоминающего устройства, внешней памяти и возможностью подключения к локальным и глобальным информационным сетям.

Для обеспечения правоохранительных органов и решения специализированных функциональных задач используются производительные серверы, организованные как автоматизированные банки данных, предназначенные для надежного оперативного хранения данных. При увели­чении нагрузки на сервер возможно увеличение производительности автоматизированной коммуникационной техноло­гии за счет распределения нагрузки на несколько серверов, в том числе по кластерной технологии DIGITAL и по тех­нологии распределения баз данных ORACLE .

2.2. Межличностный аспект коммуникационного процесса

Будучи личностной формой социальных отношений, любая коммуникация в этом смысле является межличностной. Вместе с тем структура коммуникации неизбежно отражает структуру социальных отношений в организации. Таким образом, система коммуникативных связей, присущих организации, соответствует системе отношений, складывающихся во внутренней структуре организации^[8].

Структура организации - это те фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов^[9].

Схема любой организации показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц. Однако следует иметь ввиду, что такой фактор, как человеческие отношения и человеческое поведение, который влияет на порядок взаимодействия и на усилия по согласованию действий, не может быть изображен на схеме. Именно человеческое поведение определяет эффективность функционирования структуры в большей мере, чем формальное распределение функций между подразделениями.

Вот почему организационную структуру любой коммерческой фирмы, больницы, банка, правительственного учреждения или организации с любым видом деятельности следует рассматривать с разных позиций и с учетом разных критериев. На ее действенность и эффективность влияют:

• действительные коммуникации, возникающие между людьми и их работой. Это отражается в схемах организационных структур ив должностных обязанностях;
• действующая политика руководства и методы, влияющие на человеческое поведение;
• полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем, высшем).

При умелом сочетании указанных трех факторов в организации может быть создана такая рациональная структура, при которой существует реальная и благоприятная возможность достижения высокого уровня эффективности производства.

Таким образом, имеется возможность при рассмотрении организационной структуры, рассмотреть структуру межличностных коммуникаций в коллективе организации^[10].

Основными элементами организационной структуры управления выступают: цели и стратегии системы; иерархические звенья управления или уровни принятия решений и ответственности; горизонтальные звенья по уровням управления, выполняющие функциональную деятельность, - менеджеры и руководители, управленческие работники; субъекты внешних связей - потребители, поставщики, партнеры, финансовые структуры, конкуренты, государственные органы, социальные организации; связи - коммуникации, информация и отношения^[11].

Выделяют функциональные коммуникации (вертикальные и горизонтальные); линейные (отношения руководства и подчинения); формальные (регламентированные) и неформальные (доверительные). Если принять во внимание особенности и многогранность коммуникаций и отношений управления, становятся понятными сложность категории организационной структуры управления и значимость межличностных коммуникаций в управлении.

Целевое назначение коммуникационной структуры управления - обеспечить устойчивое развитие социально-экономической системы посредством формирования, сохранения и совершенствования способов взаимосвязи и взаимодействия системы с внешней средой и внутреннего взаимодействия элементов системы. С целевым назначением связана и способность адаптации структуры к изменяющимся условиям среды с наименьшими затратами временных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов.

Устойчивость, рациональность, адаптивность, гибкость, управляемость, надежность, организационная культура - основные характеристики, обусловленные сущностью, свойствами и целевым назначением коммуникативной структуры управления.

Устойчивость и рациональность коммуникаций выступали приоритетным параметром при формировании классических структур управления организациями уже в начале 20-го века. Концепция бюрократии сформулированная тогда немецким социологом Максом Вебером, содержит следующие характеристики рациональной структуры:

• четкое разделение труда, что приводит к появлению высококвалифицированных специалистов в каждой должности;
• иерархичность уровней управления, при которой каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;
• наличие взаимоувязанной системы обобщенных формальных правил и стандартов, обеспечивающей однородность выполнения сотрудниками их обязанностей и скоординированность различных задач;
• формальная обезличенность выполнения официальными должностных обязанностей;
• осуществление найма на работу в строгом соответствии с квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений

По мнению многих специалистов в области теории организации, данные характеристики в определенной степени сохраняются для современных промышленных предприятий, организаций сферы услуг, всех видов государственных учреждений. при этом принимается во внимание, что объективность управленческих решений позволяет организациям приспосабливаться к происходящим изменениям, а продвижение сотрудников по службе на основе компетентности обеспечивает потребность в высококвалифицированных специалистах и менеджерах.

Глава 3. Пути повышения эффективности коммуникации в управлении органами внутренних дел

Коммуникационный процесс, как было рассмотрено в предыдущей главе исследования, состоит из шести основных элементов. Одним из элементов, нарушающим процесс межличностной коммуникации, однако неизменно присутствующим, является так называемый информационный шум. В данной главе рассматриваются особенности управления в органах внутренних дел, как особый вид государственной службы, обладающий собственной спецификой деятельности. Также здесь рассмотрены виды шумов, нарушающих процесс коммуникации в них. Вторая часть главы рассматривает на практике способы, формы межличностных коммуникаций на примере Главного Управления внутренних дел Ставропольского края, а также пути повышения эффективности обмена управленческой информацией и способы избежания организационных конфликтов, возникающих в результате искажения информации.