Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие функций  менеджмента).pdf

1. Профессионализм;
2. Владение необходимыми работами и навыками;
3. Способность к качественному труду.

Прием соискателя на работу оформляется приказом по предприятию с оформлением  трудового договора в соответствии с ТК РФ на основании личного заявления соискателя и визами руководителя подразделения Директора ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ».

Как правило, вновь принятым на работу назначается  испытательный срок, в течение  которого они должны подтвердить  свой профессионализм и соответствие установленным требованиям к качеству выполняемых работ.

По персоналу, работающему на предприятии, проводится непрерывный 

мониторинг, осуществляемый непосредственными  руководителями работающих, направленный на отслеживание их соответствия занимаемой должности и характеру выполняемых работ.

В случае возникновения несоответствий, связанных с:

1. Введением новых и повышением требований к выполняемой деятельности;
2. Внедрением новых методологий и оборудования;
3. Утратой квалификации
4. Руководителями подразделений проводятся корректирующие действия:
5. Обучение и повышение квалификации;
6. Получение необходимых новых навыков работы;
7. Перемещение работающего на другую должность;
8. Увольнение с работы.

Ответственность за соответствие назначенного персонала предъявляемым требованиям несут руководители подразделений.

Требования к персоналу определены тарифно-квалификационными  справоч-никами, положениями об отделах и структурных подразделениях, должностными и рабочими инструкциями.

Анализируя функции работников коммерческой службы ОАО, можно  сде-лать вывод, что функциональное разделение труда   соответствует  должностным обязанностям указанных исполнителей.

Среди отделов коммерческой службы присутствуют функциональные связи (происходит обмен  информацией между работниками отделов, составляется документальная отчетность и доводится до специалистов отделов), а также линейная связь (зам. директора по коммерции координирует и контролирует действия специалистов на основе предоставленной отчетности).

Вопросами управления персоналом занимается отдел кадров во главе с начальником отдела кадров. В подчинении начальника отдела кадров находятся два инспектора по труду.

Финансовая служба  (бухгалтерия)  во главе с главным бухгалтером  занимается финансовыми вопросами деятельности предприятия, в том числе и составлением текущих финансовых планов. В подчинении главного бухгал-

---

тера находятся два бухгалтера.

Таким образом, организационная  структура ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ» в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления фирмой в плане организации, но, как и всякая другая линейно-функциональная система имеет ряд недостатков:

1. Негибкая структура организации;
2. Четко определенные задачи для всех структурных подразделений;
3. Власть проистекает из иерархических уровней в организации;
4. Иерархическая система контроля;
5. Командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз;

 Содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством организации.

Необходимо отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, оставляет желать лучшего. Также существенным упущением руководства является отсутствие отдела маркетинга, просто необходимого в рыночных условиях, особенно для организаций, желающих расширять масштабы своей деятельности. В продолжение разговора о  недостаточности внимания руководства  к вопросам управления персоналом  ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ» коснусь вопросов мотивации. При планировании и организации  работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации. Мотивация-это процесс побуждения  себя и других к деятельности  для достижения личных целей или целей организации. Общеизвестным фактом является то, что методы мотивации персонала  могут быть как материальными, так и нематериальными. Что касается материальных методов, то первоочередное внимание следует обратить на организацию заработной платы.

На данном предприятии организация  заработной платы имеет относительно  упрощенный характер. Рядовые работники (продавцы магазинов, работники складов, младший обслуживающий персонал (технички, грузчики), охрана имеют строго фиксированный оклад, не зависящий от их личного вклада в деятельность организации, а также получают премии по результатам работы всего предприятия в целом. Такая же схема оплаты труда применяется к работникам бухгалтерии и отдела кадров.

Заведующие магазинов также имеют фиксированный оклад + премия по результатам деятельности их подразделения + премия по результатам деятельности всего предприятия.

---

Руководители служб (коммерческий директор и его заместитель, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, начальник отдела охраны) помимо должностного оклада имеют процент от прибыли.

Таким образом, непосредственно материально заинтересованными в улучше-нии показателей работы ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ» являются руководящие работники, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна.

Экономическая ответственность работников ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ» реализуется путем прямого уменьшения заработной платы виновных работников на сумму предъявленных к ним претензий за упущения в работе.

Что касается нематериальных форм мотивации, то здесь ситуация складыва-еся еще более плачевная. Единственным проявлением данных форм является вынесение благодарности персоналу ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ» за достигнутые результаты (объемы продаж и/или отсутствие жалоб со стороны покупателей), а также звание «Лучший работник года» (по тем же критериям).

Таким образом, мотивация, как функция управления, на данном  предприят-ии выражена слабо, что выражается прежде всего в высокой текучести. Это несомненно оказывает самое пагубной воздействие на результаты работы ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ».

Анализ и контроль являются настолько взаимосвязанными функциями управления, что, характеризуя их проявление на данном предприятии, я считаю целесообразным рассмотреть их в комплексе, так как именно в процессе контроля происходит анализ основных показателей результативности работы предприятия, анализ использования имеющихся ресурсов и разработка последующих планов на основе данного анализа. Контроль  это процесс, обеспечивающий достижение целей организации.  Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения  фактически 

достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае,   если 

достигнутые  результаты существенно отличаются  от установленных стан-дартов.

Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организа­цию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производ­ственные показатели деятельности и проведение их анализа.

В ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ» используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

---

Финансовый контроль реализуется  на основании сопоставления с  финансо­вым планом предприятия  достигнутых результатов, он осуществляется  пу­тем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой  от­четности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ».

  Административный контроль осуществляется  за  соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка. Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в осуществлении предварительного контроля. Основными средствами осуществления предварительного  контро-ля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п. В данной организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Важнейшим средством предварительного  контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль за деятельностью продавцов осуществляется заведующими магазинов, за деятельность заведующих – заместителем коммерческого директора и т.п. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам и т.д.  Руководители функциональных служб еженедельно предоставляют генеральному директору отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы.

---

Для высшего управленческого  состава характерно еженедельное  проведение так называемых планерок в кабинете генерального директора с обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации.

Приказ представляет собой чётко  сформулированное решение, рассчитанное  на конкретное подразделение,  подлежащее безукоснительному, обязатель-ному  исполнению.

Рекомендация - некое управленческое  решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения.

Заключительный контроль осуществляется непосредственно после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. На данном предприятии заключительный  контроль выполняет две основные  функции: руководство ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ» проводит анализ фактически полученных и требовавшихся результатов и оценивает, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем (в чем и заключается функция анализа). Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, так как заработная плата большинства работников непосредственно зависит от результатов деятельности организации.

 Вывод по второй главе:  таким образом, в результате  рассмотрения основных функций  менеджмента на ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ» можно сделать вывод о том, что на общем плане наиболее «хромающими» из них являются мотивация и планирование, чему мы и уделим более пристальное внимание в третьей части данной работы, попытавшись дать рекомендации по устранению существующих недостатков.

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию функций планирования в ОАО «КРАСЦВЕТМЕТ»

---