Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов(Сущность процессного подхода).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Каждая компания должна всегда стремиться снизить затраты для успешного функционирования. Существуют различные методы сокращения расходов в компаниях. Основной проблемой является использование функционального подхода для снижения стоимости отдельных агрегатов. Недооценивается тот факт, что каждый из отделов компании является определенным участником процесса. Поэтому процесс подхода предлагает особый интерес, поскольку вся деятельность компании как сети взаимосвязанных бизнес-процессов, именно в этом заключается актуальность поднятой темы.

Процессный подход предполагает анализ истинной причины возникновения так называемых "узких мест" с целью их устранения. В условиях глобальной интеграции современной экономики перед предприятием стоит ряд комплексных задач по обеспечению эффективной деятельности предприятия. Новые возможности и потоки информации вызывают изменения в существующих компаниях, что ведет к изменениям в структуре управления компанией.

Необходимость оптимизации процессов компании и оценки их эффективности, приводит к появлению метрических понятий и систем управления технологическими процессами.

В качестве объекта работы была рассмотрена сущность процессного подхода в ходе его сферы деятельности.

Предмет - применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Цель работы – раскрыть сущность применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов. Исходя из цели работы, выделим ключевые задачи, которые предстоит решить:

1. Раскрыть теоретические особенности процессного подхода;
2. Проанализировать сущность применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов;
3. Произвести необходимые выводы.

При написании данной работы, были использованы методы исследования:

1. теоретические:

а) анализ для разделения темы на более мелкие части, чтобы лучше понять их (анализ научно-методической литературы и документальных и архивных материалов);

б) синтез для объединения ранее разрозненных понятий в одно целое.

2. эмпирические:

а) наблюдение для описания поведения изучаемого объекта;

б) сравнение для выявления в объекте новых и важных свойств.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

---

1.1. Сущность процессного подхода

Процессный подход - важнейшее качество идеального менеджмента. Это подход, используемый в качестве базового международного стандарта ISO 9000: 2000. Методология SADT была представлена на рынке в 1975 году. Позже, этот подход к описанию процессов был выпущен в виде федерального стандарта США под названием IDEFO [3 – c. 147-159].

Ниже приведены некоторые типичные ситуации в компании, где подход к процессу может использоваться как средство повышения производительности.

Версия 1. Организация работает достаточно хорошо, но менеджеры или владельцы, прогнозируя снижение темпов роста организации, роста конкуренции на рынке и с учетом других факторов риска для существования организации, начинают искать пути повышения эффективности организации путем оптимизации бизнес-процессов.

Версия 2. Ситуация на рынке должна быть очень хорошо организована, но скорость роста и развития бизнеса организации превышает скорость развития системы управления, и владельцы, обеспокоенные потерей контроля за бизнесом, начинают искать новые способы поддержания ситуации под контролем, определяя и автоматизируя бизнес-процессы организации.

Как правило, владельцы и менеджеры ожидают решения следующих основных задач путем применения подхода к процессу управления:

1. сокращение расходов;

2. повышение рентабельности;

3. повышение управляемости (совершенствование системы отчетности компании, создание прозрачной системы управления, ускорение процедур принятия управленческих решений);

4. снижение влияния человеческого фактора на управление компанией.

Для того, чтобы найти правильное решение, руководители и рабочая группа начинают перестановки в организационной структуре компании, перераспределяют отделы и подразделения (см. прил. рил. 1).

Многие компании не в состоянии достичь серьезных долгосрочных результатов за счет организационных изменений и повышения интенсивности производительности исполнителей. Часто руководители компаний решают обратиться к профессиональным консультантам. Именно поэтому руководители компании должны самостоятельно освоить методы управления процессами и, в первую очередь, опираться на собственные ресурсы при осуществлении изменений в организации [8 – c. 69-111].

Довольно часто руководители компаний пытаются построить систему правильного управления в едином, отдельном пилотном процессе, описание и совершенствование которого поручается внешнему консультанту.

---

Но опыт показывает, что такая компания заранее обречена на провал, потому что любая организация является сложной системой взаимодействия, и описание одного из сегментов деятельности не может устранить системные проблемы в управлении организацией. При описании взаимодействия в одной форме возможны следующие ситуации:

Возникновение влияния "перетягивание каната", когда руководитель пилотного процесса стремится урегулировать, а затем выполнять совместную работу с точки зрения преимуществ своего процесса, а не всей организации.

Отсутствие необходимого опыта в создании системы регулирования деятельности владельцем пилотного процесса приводит к тому, что создаваемые, согласованные и утвержденные документы должны быть скорректированы и уточнены каждый раз, когда создаются документы следующего процесса, взаимодействующие с испытательным процессом. Создание системы управления процессами включает в себя создание системы показателей планирования процессов сверху донизу и отчетности снизу-вверх [1 – c. 126-139].

Проблема информированности менеджеров среднего и низкого звена о программах топ-менеджмента и владельцах бизнеса занимает одно из первых мест важности. Владелец процесса, имея недостаток информации о планах высшего руководства, попытается установить планы, которые он, очевидно, может выполнить.

Концепция процесса управления основана на:

1. Принципы построения систем управления качеством представлены в стандартах серии MS ISO 9000 2000 версий;

2. Цикл P-D-c-a (Plan-Do-Check-Action), который часто называют периодом Демпинга;

3. Принципы BSC (баланс ScoreCard) были разработаны Нортоном и Капланом;

4. Принципы управления проектом, поскольку любые изменения в организации, включая внедрение подхода к процессу, выполняются как проект;

5. Лучший мировой опыт в области строительства представители систем управления и организаций по совершенствованию деятельности.

Процесс управления организацией основан на разделении бизнес-процессов организации и управления этими бизнес-процессами. Кроме того, основные принципы управления не зависят от типа, профиля и сферы деятельности компании, поэтому в дальнейшем термин "организация" будет использоваться для назначения компании, строящей систему управления процессами.

Наиболее актуальной задачей для всех видов организаций является строительство эффективной системы управления, которая обеспечит реализацию поставленных организацией задач и достижение успеха во внешней среде [16 – c. 90-114].

---

Существуют три основные группы процессов:

1. переходные процессы через несколько подразделений организации или целую организацию, пересекающих границы функциональных подразделений;

2. процессы (нерентабельные) и подпрограммы, деятельность которых ограничивается одним функциональным подразделением организации:

3. операции (функции) на самом низком уровне деятельности организации обычно выполняются одним лицом.

Термин "подпольный" используется в тех случаях, когда необходимо более подробно рассматривать процесс как совокупность подпольных компонентов.

Для управления процессом необходимо назначить должностное лицо, ответственное за процесс и его результаты. Для того, чтобы должностное лицо могло управлять процессом, ему должны быть предоставлены необходимые для этого ресурсы, а также делегированы права и полномочия. Каждый процесс сам по себе не существует, но он выполняет определенные функции в организации и контролируется высшим руководством организации [11 – c. 146-167].

Владелец процесса является официальным или коллективным органом управления, который имеет ресурсы, необходимые для завершения процесса, и несет ответственность за результаты процесса.

1.2. Виды деятельности процессного подхода

В настоящее время профессиональные консультанты по менеджменту не имеют стандартного понимания процессного подхода к управлению предприятием. В результате заказчики консалтинговых услуг - руководители промышленных предприятий, вынуждены иметь дело с самыми разнообразными подходами и методиками. Некоторые компании активно продвигают методологию построения сбалансированных показателей управления (BSC), в то время как другие продвигают создание так называемых "BSC" индикаторов [10 – c. 203-245].

В "процессной модели предприятия" используют «Арис», где ученые предлагают оптимизировать все существующие процессы в короткие сроки и за фиксированную плату и немедленно взяться за внедрение ТКМ и т. д.

Появление стандартов ИСО 9000: 2000 дало серьезный толчок развитию методов управления процессами, однако проблема различных объяснений процесса и процессного подхода так и не была решена. Некоторые консалтинговые фирмы перечисляют свои услуги следующим образом: описание и оптимизация бизнес-процессов, создание должностных инструкций, сертификация ISO и так далее. Таким образом, для многих консультантов процессный подход и реинжиниринг процессов - это одно, в то время как внедрение системы управления качеством на основе процессов - это нечто другое, что имеет мало общего с первым.

---

Несмотря на многообразие подходов, необходимо выделить одно понимание процессного подхода, основанное на комплексном, систематическом рассмотрении деятельности организации как совокупности процессов, разработке системы управления процессами с использованием принципов серии ИСО 9000: 2000 как наиболее оптимального [1 – c. 21-101].

Организация процессной сети - такой подход управления организацией можно назвать "полным" или, точнее, системным подходом к распределению процессов предприятия, как того требует стандарт ISO 9001: 2000. Этот подход основан на следующих четырех основных моментах:

1. определение процессного и системного подходов в организации;

2. определение процесса организации (бизнес-процесса).

3. понимание шагов, необходимых для внедрения процессного подхода в организации;

4. определение сети (системы) взаимосвязанных процессов организации.

Понятие сети или системы процессов довольно сложно определить, так как любая деятельность может быть рассмотрена на разных уровнях детализации. Процессная сеть предприятия - это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов предприятия, включающих в себя все виды деятельности, осуществляемой на предприятии. Таким образом, при использовании данного определения процессной сети (системы) не имеет значения, сколько процессов выделено на предприятии. Важно, чтобы все без исключения виды деятельности рассматривались как процессы.

Применение системы взаимосвязанных процессов для управления деятельностью и ресурсами организации можно назвать "процессным подходом". Для обеспечения внедрения системы управления процессами в соответствии с пунктом 4.1 стандарта ISO 9001: 2000 организация должна:

1. определить процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение в организации;

2. определить последовательность этих процессов и их взаимосвязь;

3. определить критерии и методы, необходимые для обеспечения эффективности, как этих процессов, так и управления ими;

4. обеспечить наличие ресурсов и информации для поддержки осуществления и мониторинга этих процессов.

В рамках системы управления процессами должны рассматриваться все процессы предприятия, причем реальные процессы, а не искусственно отделенные от деятельности. "Реальность" процессов достигается связыванием сети (системы) процессов с функциональными подразделениями предприятия [9 – c. 301-318].

Контраст между "функциональной" и "процессной" организациями неверен. Было бы неверно говорить, что в иерархической организации нет процессов. Они есть в любой организации. Вопрос лишь в том, обеспечит ли существующая система управления устойчивое, в той мере, в какой это задано собственниками, прибыльное функционирование предприятия в определенной перспективе. Если нет, то нужно что-то менять, и, прежде всего, в системе управления.

---