Файл: Автоматизация учета выполнения заказов ООО "Ripair".pdf

Введение

Широкое внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) – это современная необходимость, обусловленная значительным усложнением поставленных задач управления, повышением итоговых объемов информации, что необходимо перерабатывать для реализации системы управления предприятиями.

Различают автоматизированные (компьютеризированные) и автоматические системы.

Основная цель выполнения компьютеризации и автоматизации управления – это выполнение обеспечения оптимального функционирования объекта исследования путем правильного выбора средств и целей для их достижения при использовании имеющихся ограничений, наибольшего распределения заданий между структурными подразделениями.

Стоит отметить, что в данном случае всегда ожидается экономический эффект после внедрения АИС в работу учреждений. Он получается за счет увеличения уровня планирования, еще лучшей организации производства, полной загрузки оборудования, а также обеспечения ритмичности работы организации, сокращения непроизводительных потерь, а это в итоге увеличивает производительность труда, а также снижает итоговые издержки производства. Стоит отметить, что на увеличение качества влияет и полнота, своевременность и оптимальность принимаемых решений, экономия управленческого труда без какого-то ущерба в качестве управления организацией.

Актуальность написания работы состоит в том, что традиционный документооборот с точки зрения учета выполнения заказов в настоящее время, практически немыслим без постоянного применения электронных бланков, документов, баз данных, а также автоматизированных информационных систем и других технологий по обработки информации.

При этом, не исключение и автоматизация работы ООО «Ripair», которое специализируется на предоставлении услуг по ремонту вычислительной и организационной техники.

Целью написания работы является автоматизация учета выполнения заказов в ООО «Ripair».

При определении цели написания работы ставятся задачи:

– охарактеризовать функционирование ООО «Ripair», а также его технико-экономическую характеристику, модель функционирования и деятельности;

– выполнить обзор проектируемого программного обеспечения (ПО) для поставленной задачи;

– дать характеристику используемой базе данных;

– рассмотреть контрольный пример реализации информационной системы.

Объект работы – ООО «Ripair», а также методы его автоматизации.

Предмет работы – методы и принципы выполнения автоматизации учета выполнения заказов в ООО «Ripair».

###Представляемая работы состоит с введения, 3 разделов основной части, заключения, списка использованных источников.

1.Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Полное официальное наименование компании – Общество с ограниченной ответственностью «Ripair».

Сокращенное официальное наименование Учреждения – ООО «Ripair».

ООО «Ripair» работает на рынке информационных услуг с 2007 года. За это время компания зарекомендовала себя как профессиональная, надежная организация. Реализовано большое количество решений в сфере автоматизации учета.

Компания предлагает услуги по автоматизации управления и учета на базе программных продуктов «1С», установке и техническому обслуживанию аппаратно-технических средств.

Основное преимущество работы ООО «Ripair» – это индивидуальный подход к каждому клиенту и качественное послепродажное обслуживание.

Специалисты компании имеют большой опыт по внедрению систем автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета, проконсультируют клиентов по любым вопросам, связанным с решениями 1С.

Рассмотрим основные виды деятельности компании:

– предоставление услуг по ремонту оборудования;

– разработка компьютерного программного обеспечения, консультационные услуги в данной области и другие сопутствующие услуги;

– деятельность консультативная и работы в области компьютерных технологий;

– деятельность, связанная с использованием вычислительной техники и информационных технологий, прочая;

– деятельность по обработке данных, предоставление услуг по размещению информации, деятельность порталов в информационно-коммуникационной сети Интернет и другие.

Кроме этого, компания выполняет обслуживание компьютеров:

– поддержка работоспособности и обслуживание компьютеров, серверов и сетевого оборудования;

– установка, настройка и обновление программного обеспечения;

– техническое обслуживание компьютеров (системных блоков), т.е. устранение проблем, модернизация компьютерного оборудования;

– проведение антивирусной диагностики, удаление вирусов;

– оптимизация работы компьютеров, обслуживание серверов и локальной сети;

– настройка и обслуживание периферийного и сетевого оборудования, координация работ по устранению возникающих неисправностей;

– организация закупок и настройка необходимого оборудования, комплектующих и расходных материалов, программного обеспечения;

– настройка и проверка резервного копирования данных;

– организация коллективного доступа в сеть Интернет;

– консультирование персонала.

В таблице 1 представлена краткая характеристика деятельности компании за период 2018-2019 гг.

Таблица 1

Характеристика деятельности за период 2018-2019 гг.

Рассмотренные показатели свидетельствуют о том, что компания развивается и при этом получает финансовую стабильность.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Организационная структура управления ООО «Ripair» состоит из таких отделов (рисунок 1):

Рисунок 1 – Организационная структура ООО «Ripair»

Рассмотрим основные должностные обязанности сотрудников сервисного отдела ООО «Ripair» (рисунок 2):

Рисунок 2 – Состав сервисного отдела ООО «Ripair»

В обязанности инженера-программиста входят: [6]

– реализация запуска отлаженных программы и их тестирование на разного вида технике;

– разработка алгоритмов решения поставленных задач и воплощение их в жизнь при использовании языков программирования;

– определяет возможности и условия внедрения новых видов вычислительной техники;

– выполняет разработку нового программного обеспечения, надстроек и дополнительных модулей уже имеющегося ПО;

– определяет самый подходящий язык программирования и среду разработки для достижения поставленных задач.

Структура компании с линейной формой управления предполагает, что для каждой группы сотрудников есть один начальник, что несет ответственность непосредственно за работу всей подчиненной группы, а также он принимает все решения, что касаются непосредственно указанных работников. Он является единственным, кто получает полностью все необходимые данные от указанных сотрудников.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В ООО «Ripair» все существующие в функционировании бизнес-процессы (БП), что связаны с ремонтов и модернизацией ПК, являются последствием обращения сотрудников к инженер-программисту, которые хотят выполнить ремонт техники. В результате выполняется документооборот, который содержит такие документы, как:

– накладные;

– акты приема работ;

– заказы на ремонт;

– гарантийные талоны;

– чеки об оплате и другие.

Под выполнением заказов в ООО «Ripair» понимается процесс движение и оборота документов, который связан с ее профессиональной и вспомогательной деятельностью в направлении ремонта ПК, с момента их получения и до конца выполнения ремонта техники. [5]

Заметим, что в ООО «Ripair» четко разделены этапы ремонта ПК:

– прием заказа;

– направление на диагностику;

– диагностика и вывод по ней;

– ремонт;

– выдача техники.

Работа в ООО «Ripair» основывается на принципе движения документов (рисунок 3):

Рисунок 3 – Движение документов

Рассмотрим процесс моделирования «КАК ЕСТЬ» учета выполнения заказов.

Для этого надо применить CASE-средство Allfussion Process Modeller в котором будет рассматриваться декомпозиция указанного бизнес-процесса на более подробные подпроцессы.

На рисунке 4 рассмотрен бизнес-процесс «Учет выполнения заказов» при помощи контекстной диаграммы.

Рисунок 4 – Полученная контекстная диаграмма

Рассмотрим далее составные компоненты построенной контекстной диаграммы.

На рисунке 4 показаны основные входы:

– потребности в ремонте и модернизации ПК;

– перечень предоставляемых услуг по ремонту и модернизации.

Под управлением указанного БП понимаются такие методы:

– устав ООО «Ripair»;

– законы России.

Механизмами являются:

– менеджер по работе с клиентами;

– начальник сервисного отдела.

Выходными (итоговыми) данными являются:

– результат ремонта и модернизации;

– отчетная документация.

Рассмотрим следующий уровень декомпозиции контекстной диаграммы, на которой показаны три подпроцесса (рисунок 5):

– оформление заявки;

– рассмотрение заявки и техники;

– выполнение ремонта и модернизации ПК.

Рисунок 5 – Декомпозиция контекстной диаграммы

Опишем полученные подпроцессы при декомпозиции.

Входной информацией для выполнения БП «Принятие заявки» являются потребности в ремонте и модернизации.

Управление для рассматриваемого БП регламентируется уставом ООО «Ripair».

Механизмы, осуществляющие БП, следующие:

– менеджер по работе с клиентами.

Выходной информацией являются данные, что приведены в заявке.

Полученное от клиента заявление, а также техника для ремонта, направляется непосредственно на рассмотрение в сервисный отдел, в результате этого должен быть перечень работ по ремонту и модернизации.

Начальной информацией для БП «Рассмотрение заявки и техники» являются:

– предоставляемые услуги;

– заявление, которое оформлено на первом этапе процесса.

Управление:

– устав компании;

– законы России.

Механизм:

– менеджер по работе с клиентами.

Результат подпроцесса:

– вывод о возможности ремонта и модернизации ПК.

В результате этого процесса должно быть сформировано заключение о возможности выполнения и модернизации ремонта и прием заявки.

Входными данными является вывод о возможности ремонта при рассмотрении заявки и нерабочей техники.

Управление выполняется соответствующими законами.

Механизмами являются:

– менеджер по работе с клиентами;

– начальник сервисного отдела.

Результат БП – отчетная документация и результат ремонта и модернизации.

Аналогично можно выполнить декомпозицию других процессов на более подробные (рисунки 6 – 7).

Стоит сразу заметить, что практически вся совокупность документооборота при приеме исходной заявки реализована лишь в традиционном бумажном виде. В этом и состоит главный недостаток функционирования ООО «Ripair» на данном этапе работы.