Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организаций (Понятие системы коммуникационного менеджмента в организации).pdf

В общей совокупности все перечисленные факторы задают реальную мотивацию деятельности, которая реализуется в изменении поведения. Индивидуальное поведение каждого сотрудника группы должно быть при этом скоординировано с поведением других, что обеспечивается информационными и коммуникационными воздействиями.

Дальнейшее движение информации будет связано с контролем, отчет-ностью относительно реального поведения в группе и выполнения директивы. Контрольная и отчетная информация будут при этом проходить тоже по формальным и неформальным каналам. Кроме того, реальное поведение при выполнении распоряжений будет оказывать обратное воздействие на нормы поведения в группе, нормы организационного поведения в целом и на поведение отправителя. Отправитель, получая информацию о выполнении распоряжения, должен скорректировать свои дальнейшие директивы и взаимодействия [6, с.457]. Важнейшее значение приобретает сейчас управление горизонтальными коммуникациями. Это связано, как с безусловной значимостью горизонтальных, в значительной степени, неформальных взаимодействий в любых типах организаций, так и с тенденцией преобразования существующих организаций в духе сокращения уровней иерархии и перехода к «горизонтальной» структуре. До 70 % объема внутренних коммуникаций носит горизонтальный характер.

Управление формальными коммуникациями в организации имеет два основных аспекта:

1. Построение коммуникационных и информационных потоков.
2. Регуляция коммуникационных и информационных потоков.

Построение информационных потоков осуществляется для типичных, заранее заданных задач и функций организации.

Построение коммуникационных потоков совпадает и происходит совместно с проектированием организационной структуры.

Назначение формальных коммуникаций – линий связи, по Ч. Барнарду – регламентировать и нормировать труд персонала [3, с. 181].

Основой формальных коммуникаций являются регламенты, под которыми понимается совокупность правил, положений, определяющих порядок работы организации. Нужно проектировать порядок регламентации управленческого руда, т.е. должно быть оргпроектирование.

Для анализа и проектирования информационных потоков предполагается изучение маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте. В зависимости от цели анализа возможно исследование движения [18, с.174]:

- отдельных документов (маршрутная схема движения документов);

- комплекса документов, сопровождающих выполнение основных управленческих процессов (документограмма процесса, оперограмма и органиграмма);

- всех документов организации – отдельного подразделения (схема документооборота);

- укрупненной схемы движения (обмена) информацией объекта (схема информационных потоков).

Схема информационных потоков имеет своей целью оценку рациональности его организации и разработку рекомендации по его совершенствованию. Схема информационных потоков устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации и пути ее циркулирования.

Система коммуникаций, построенная для выполнения типичных функций, не может обеспечить решение всех задач управления. Необходимо не только построение единой системы связи, определенной и закрепленной в описанных регламентах, но и регуляция коммуникационных потоков в связи с решением новых нестандартных задач или изменением ситуации. К способам регуляции коммуникаций можно отнести следующие:

1. Сбор оперативной информации для решения нестандартных задач, как последовательность следующих этапов:
2. Анализ и детализация проблемы.
3. Определение потребности в информации (содержание, объем, параметры) в соответствие с управленческой задачей.
4. Постановка задач информационного поиска.
5. Сбор документированной информации из централизованной информационной системы организации и из внешних источников.
6. Сбор оперативной информации о состоянии объекта управления и окружающей среде.
7. Получение прогнозной информации (способ получения – собственная прогнозная деятельность, заказы прогнозов специалистам, использование существующих прогнозных данных).
8. Анализ и систематизация информации.
9. Использование информации или предоставление ЛПР для решения управленческой задачи.
10. Преобразование информации в форму, удобную для хранения и включения в централизованную информационную систему организации или подразделения.

Таким образом, были рассмотрено значение построения системы коммуникаций в организации через построение квалификации коммуни-кативных потоков в организации.

Анализ коммуникаций и его влияние на эффективность управления организаций

(на примере ООО «Аркада»)

Общая характеристика и система коммуникационного менеджмента организации

ООО «Аркада» создана 15 ноября 2014 года, и зарегистрирована в соответствующем Налоговом органе.

Основным видом деятельности компании является оптовая торговля лесоматериалами, строительными материалами и санитарно - техническим оборудованием. Размер уставного капитала 10 000 руб.

Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Рассмотрим основные экономические показатели деятельности.

Динамика стоимости активов показана на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1. Динамика стоимости активов ООО «Аркада» за 2016-2018 гг.

Как видно по рисунку, активы предприятия за исследуемый период изменялись неоднозначно. Так, за 2016-2017 гг. произошел рост показателя на 2487 тыс. руб. Однако за период 2017-2018 гг. активы ООО «Аркада» сократились на 1 038 тыс. руб.

В целом за период 2016-2018 гг. активы предприятия увеличились на 1 449 тыс. руб., или 105,9%.

Соотношение собственного и заемного капитала предприятия проанализируем на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2. Динамика структуры капитала ООО «Аркада» за 2016-2018 гг.

По рисунку 2.2 можно сделать вывод, что в структуре капитала предприятия преобладают краткосрочные обязательства, что является негативным фактором. При возникновении неблагоприятной ситуации предприятие не сможет своевременно отвечать по своим обязательствам.

Также следует отметить тенденцию сокращения долгосрочных обязательств предприятия за 2016-2018 гг. на 1 983 тыс. руб.

Собственный капитал предприятия за исследуемый период остается примерно на одинаковом уровне.

Финансовые показатели Отчета о финансовых результатах ООО «Аркада» представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Финансовые показатели предприятия ООО «Аркада» за 2018 год

Как видно по данным таблицы 2.4, в 2018 году наблюдается рост валовой прибыли на 28 %, а также рост прочих доходов на 129,7 %. Это доходы по активам, переданным в пользование и прочие внереализационные доходы. Уменьшение процентов к уплате и рост прочих доходов приводит к увеличению прибыли до налогообложения, а значит и текущего налога на прибыль (36,8 %).

Можно сделать вывод, что выручка предприятия за исследуемый период изменялась неоднозначно. За 2016-2017 гг. показатель увеличился на 24 131 тыс. руб., или 120,8%. Однако за 2017-2018 гг. выручка ООО «Аркада» снизилась на 4 233 тыс. руб., или на 3%.

Таким образом, по результатам анализа формирования прибыли и дохода можно сделать вывод, что за исследуемый период наблюдается повышение прибыльности предприятия.

Общая организационная структура ООО «Аркада» представлена на рисунке 2.3.

Секретарь

Бухгалтерия

Генеральный директор

Финансовый отдел

Коммерческий директор

Отдел логистики

Отдел рекламы

Отдел продаж

Рисунок 2.3. Организационная структура ООО «Аркада»

Данному типу структуры соответствует линейно-функциональная структура. При функциональной структуре руководители функциональных подразделений специализируются в определенной области деятельности и отвечают за реализацию соответствующих функций, непосредственно дают распоряжения производственным подразделениям по вопросам, находящимся в их компетенции. Основные преимущества линейно-функциональной структуры — освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально-техническим обеспечением и др.; построение связей «руководитель — подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.

В соответствии с организационной структурой ООО «Аркада» (рис. 2.3) можно сделать вывод, что единоличным исполнительным органом общества является директор.

Анализ динамики численности и структуры персонала ООО «Аркада» в 2016-2018 годах проведем в таблице 2.2.

Таблица 2.2

Состав и структура персонала по категориям

На протяжении исследуемого периода численность персонала ООО «Аркада» меняется незначительно. В 2017 году численность увеличилась на 4 чел., а в 2018 сократилась на 2 чел., сравнительно с 2017 г. Общий прирост за три года составил 2 чел. Численность руководителей, рабочих и МОП не менялась. За три года изменения в численности происходили только в категориях специалисты и служащие.

Более половины всего персонала ООО «Аркада» (55%) – высоквалифицированные специалисты по профильным направлениям. На долю руководителей приходится 11% сотрудников, сбытового персонала – 20%, младшего обслуживающего персонала – 4%, а служащих – 10%.

Важно указать, что руководством ООО «Аркада» проводится большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности, продолжается внедрение современных методов управления. Сформировано единое информационное пространство, в котором работают 124 сотрудника. Все сотрудники - от курьера до генерального директора ООО «Аркада» - связаны глобальной сетью, обеспечивающей синхронность выполнения команд и оперативность управления.

В силу активного участия ООО «Аркада» в бизнес-среде Ярославской области информация о деятельности организации распространяется во всех местных СМИ. В систему корпоративных коммуникаций вовлечен весь персонал ООО «Аркада».

Под управлением руководства ООО «Аркада» специалисты готовят и рассылают блок информационных сообщений об организации, положении дел в отрасли, достижениях и проблемах, назревших в регионах присутствия организации ключевым клиентам.

Для налаживания коммуникаций внутри ООО «Аркада» используются информационные стенды, буклеты, плакаты, доклады, ящики обратной связи, выступления руководителей, встречи с коллективами, Интернет (внутренний сайт организации).

В ООО «Аркада» сформирован беспроводной сегмент корпоративной сети Wi-Fi. Благодаря этому доступ сотрудников, гостей и клиентов компании к серверам ООО «Аркада» стал намного проще и доступнее.

В ООО «Аркада» созданы публичный и корпоративный сегменты сети Wi-Fi. Публичный сегмент предназначен для клиентов. Подключив к нему ноутбук, любой человек сможет получить доступ к ресурсам, которые определены политикой компании. Корпоративный сегмент сети создан для сотрудников ООО «Аркада», которым по роду той или иной деятельности необходимо перемещаться по зданию филиала, не теряя доступа к внутренним сервисам.

Для получения обратной связи с персоналом ООО «Аркада» используются встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения проблем на страницах местной печати. С целью изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем, мониторинга отношения сотрудников к компании проводятся социологические исследования (используется такой метод, как личное интервью). Организуются «прямые линии» с первыми руководителями компании и сотрудниками.