Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организаций (Понятие системы коммуникационного менеджмента в организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В условиях жесткой конкуренции и быстро сменяющейся ситуации на рынке, предприятия должны концентрировать внимание не только на финансовом состоянии дел, но и формировать стратегию обмена информацией внутри своей организационной структуры, которая позволила бы им получать большую пользу от сотрудников и от предприятия в целом.

От коммуникационного стиля руководства, степени доверия начальников и подчиненных, уровня информированности персонала зависит, разделяют ли люди ценности организации, в которой работают, довольны ли своей принадлежностью к ней.

Недостаточное внимание к формированию эффективной системы коммуникаций приводит к возникновению конфликтных ситуаций в организации, что в свою очередь приводит к снижению группового сотрудничества и эффективности работы организации.

Существует несколько основных причин вышеотмеченного состояния вещей в компаниях: социально-экономическая ситуация в стране, которая способствует закрытости бизнеса, недооценка важности работы с внутренней информацией со стороны менеджмента или собственников компаний, ограниченность бюджетов, трудности с наймом специалистов по внутренним коммуникациям. Компании, в основном, занимаются «тушением пожаров» и не выстраивают продуманную, логичную систему внутренних коммуникаций. Такой подход характерен для среднего и малого бизнеса, где должность специалиста по внутренним коммуникациям зачастую даже не предусмотрена штатным расписанием, а выполнение функций возлагается на PR-менеджера, на отдел маркетинга или на HR-менеджера.

Крупные компании, которые в большинстве своем нацелены на развитие бренда компании, более системно подходят к построению информационной политики как внешней, так и внутренней, имея в своем штате менеджера по внутренним коммуникациям, службу или целый департамент, который возглавляется директором по корпоративной культуре и внутренним коммуникациям.

Таким образом, актуальность исследования влияния коммуникаций на эффективность управления в компании является обоснованной.

Объектом исследования является система управления коммуникациями в организации.

Предмет исследования – механизмы коммуникационного менеджмента организации.

Курсовая работа была выполнена на базе торговой организации ООО «Аркада».

Цель работы – разработка мероприятий по повышению эффективности коммуникационного менеджмента в организации.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть понятие, принципы и значение построения системы внутренних коммуникаций.
• провести анализ системы внутренних коммуникаций в организации.
• выявить преимущества и дефициты данной системы.
• разработать предложения по повышению эффективности коммуникационного менеджмента в организации.

Методологической базой для написания данной работы служат научные, аналитические и публицистические труды современных ученых.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы и приложения.

Научной, методической и исходной базой исследования являются труды отечественных и зарубежных экономистов по данной проблеме, отчетная и первичная документация: бухгалтерская отчетность.

Теоретические основы процесса коммуникаций и коммуникационного менеджмента в организации

Понятие системы коммуникационного менеджмента в организации

В структуру системы коммуникационного менедж­мента входит управление всеми видами ор­ганизационных коммуникаций, куда включены внутриорганизационные отношения, а также маркетинговые, политические, социальные, финансовые и экономические коммуникации.

Изучение и примене­ние большинства классических управленчес­ких процессов (управление изменениями, конфликтами, маркетингом, персоналом, развитием компа­нии, рисками, финансами и пр.) в настоящее время находится на достаточно высоком профессиональном и теоретическом уровне. Коммуникационный менеджмент за­нимается обменом информацией как внутри организации, так и между организацией и ок­ружающей средой, а также движением и рас­пределением информационных потоков. Глав­ной целью данного процесса является достижение такого уровня управления, где информа­ция без искажений, четко и в полном объеме доходит до адресата, (конечного объ­екта), и без потерь и искажений поступает об­ратно. Эти процессы должны быть достаточно взаимосвязанными и эффективными.

Руководи­тель современной компании тратит от 50% до 90% своего рабочего времени на внутренние и внешние коммуникации, чтобы реализо­вать свои роли в межличностных отношени­ях, информационном обмене и процессе при­нятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, моти­вации и контроля. Именно потому, что обмен информацией координирует все основные виды управленческой деятельности, коммуни­кации стали связующим звеном между функ­циями управления [4, с. 422].

Любая организация должна постоянно совершенствовать систему коммуникацион­ных механизмов, поскольку они обеспечива­ют принятие решений, играют важную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации, т.к. эффективный обмен информацией – важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Обмен информацией, оказывающий вли­яние на процесс управления и помогающий организации добиваться своих целей, назы­вается эффективной коммуникацией.

Эффек­тивная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении [24, с.450]. Во-первых, решение многих управленческих задач стро­ится на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчи­ненных друг с другом). Во-вторых, межлич­ностная коммуникация – хороший способ обсуждения и решения вопросов при приня­тии управленческих решений. Сегодня успех руководителя-менеджера зависит, прежде все­го, от эффективности его коммуникаций, то есть от навыков делового общения, а также от того, насколько хорошо он владеет электрон­ными средствами коммуникаций (электрон­ной почтой, Интернетом и т. д.) [31, с.27].

В структуре и системе управления совре­менной организацией важное место занимает ИТ-менедж­мент (информационные технологии), которые позволяют быстро получать и об­рабатывать информацию, касающуюся всех сфер деятельности организации.

Стремительное развитие информационных технологий радикально меняет коммуника­ции, расширяя возможности менеджера в ре­ализации управленческих функций, повышая скорость принятия решений и обмена информацией между сотрудниками. Интернет, видеоконференция, голосовая и электронная почта, теле­конференция, факс, электрон­ный обмен данными –способствуют достижению целей с меньшими по­терями и затратами, повышению эффективности управления. Использование электронных средств коммуникаций – одно из ключе­вых условий для выживания компаний в ус­ловиях жесткой конкуренции, т.к. стимулирует производительность труда работни­ков и их творческий потенциал.

С развитием рынка информаци­онных технологий в России выросла роль коммуника­ционного менеджмента. На сегодняшний день практически каждая компания может создать свою электронную книгу (сайт) в сети Интер­нет. И если еще лет десять-пятнадцать назад информационные технологии способствовали в основном ускорению процессов при­нятия решений и деловых связей, то сейчас работа с сайтами позволяет организациям: отслеживать статистику посещений сайта; создавать мультимедийный имидж ком­пании; формировать базу данных поставщиков и заказчиков; вести онлайн-торговлю и, соответственно, осуществлять электронные платежи; оперативно реагировать на запросы клиентов.

Использование перечисленных возможностей спо­собствует более эффективному управлению организацией.

Под влиянием информационных техно­логий также происходят изменения в органи­зации управления коммуникационным процессом:

• меняются организация информацион­ного обеспечения руководителя, а так­же технология хранения и обработки информации;
• автоматизируются отдельные функции руководителя;
• информационные системы охватывают производственно-хозяйственную де­ятельность, организационно-техноло­гические и маркетинговые процессы.

В свою очередь, коммуникации способс­твуют развитию информационных техноло­гий. Если прежде информационные техно­логии были ориентированы на оптимизацию внутренней производственно-управленчес­кой деятельности организации, то теперь все чаще с помощью информационных техноло­гий компании стараются привлечь клиента и полнее использовать его покупательские возможности. Непосредственное взаимо­действие потре­бителя с производителями продукции осуществляется разными способами: с помощью персональных контактов, электронной и обыч­ной почты, факса, телефона и т.д.

Многие компании путем рассылок sms-сообщений на мобильные телефоны своих клиентов информируют их о деятельности компании, о своих презентациях и проводимых акциях. В качестве обратной связи используются сведения, которые были полу­чены в результате многоканального обще­ния с клиентами [32, с.87].

В экономическом управлении коммуни­кационный менеджмент способствует со­зданию дополнительной добавленной стои­мости, являясь фактором конкурентного преимущества за счет развития управленческих и производс­твенных процессов вне организации и внутри ее [5, с.104].

Общими критериями оценки эффективности коммуникационного менеджмента можно считать сте­пень экономического развития социально- экономической системы (конкретной орга­низации) и положительную динамику этого развития (рост производственных, социальных, финансовых и экономических показате­лей). Поэтому для эффективной деятельности и развития организация должна постоянно совершенствовать свою систему коммуникаций, используя при этом информацион­ные технологии, современные технические средства, которые способствуют эффективному решению управленческих задач и заметно повышают эффективность коммуникаций в организа­ции.

Учет особенностей каждой конкретной организации, ориентированность на стратегические цели и расширение возможностей роста конкуренто-способности и потенциала экономической системы, является главным.

Механизм влияния коммуникационного менеджмента на эффективность организации представлен на рис.1.1.

Концептуальная модель коммуникационного менеджмента, представ-ленная на схеме в приложении 1, показывает, что управление коммуникациями далеко не ограничивается организацией внешних взаимодействий, а требует комплексного подхода к анализу, оценке, построению и развитию системы организационных коммуникаций. Такой подход позволит организации повысить эффективность деятельности во многих ее проявлениях.

Грамотное управление коммуникациями способно значительно повысить экономическую эффективность хозяйствующего субъекта на основе конкретного механизма воздействия на ключевые параметры деятельности. При этом эффективное управление коммуникациями создает условия для выхода на новый виток развития, повышения конкурентоспособности и достижения поставленных целей [11, с.56].

Рисунок 1.1. Механизм влияния коммуникационного менеджмента на эффективность организации

Одним из главных признаков успешной организации будущего является ускорение всех бизнес-процессов: время превращается в решающий фактор конкурентоспособности.

Таким образом, без грамотного управления коммуникациями на основе сочетания системного и стратегического подходов невозможно выживание организации в конкурентном поле повышенной плотности.

Значение построения системы коммуникаций в организации

Анализ значения построения системы коммуникаций в организации предполагает построение квалификации коммуникативных потоков в организации. Данная классификация может осуществляться по ряду оснований, отображенных в табл. 1.1.

Таблица 1.1

Типология коммуникационных потоков

Необходимо учитывать, что даже при идеальном построении формальным коммуникационных потоков искажения информации неизбежны за счет параллельного происхождения по неформальным каналам. При движении информации сверху-вниз, воздействие неформальной коммуникации сказывается при коллективном восприятии директив и их обсуждении. Кроме этого, стиль управления, который выражаетсяв способах делегирования ответственности, в форме передачи распоряжений и распределении обязанностей, имеет в значительной степени неформальный характер [25, с.93]. Таким образом, на поведение в группе будут оказывать влияние: индивидуальные цели, нормы и ценности; информация, которая прошла по неформальным каналам; нормы поведения, которые существуют в группе; формальная информация с учетом искажений.