Файл: Проектирование организации.pdf

3) Реализационная стадия (внедрение). В этот период готовится бизнес-план преобразований, связанных с организационной деятельностью, формируется команда, которая проходит соответствующее обучение для реализации проектной идеи.^[21] Среди процессов, которые становятся актуальными в этот момент:

- утверждение бизнес-плана преобразований;

- техническая и материальная подготовка по внедрению проекта;

- определение проектной мотивационной составляющей;

- формирование команды;

- обучение сотрудников работе в команде;

- организационные действия, направленные на адаптацию к предполагаемым изменениям.

4) Четвертый, аналитический этап обычно выносится «за скобки» в процессе учета затраченного времени. Именуется он анализом эффективности. Стадия необходима для определения степени полезности внедренных изменений. А это, в свою очередь, необходимо для получения возможности осмысленно корректировать организационный процесс и улучшать результаты.^[22] Для того чтобы анализ был произведен корректно необходимо:

- осуществить выбор системы измерений;

- сформировать систему целевых значений и показателей;

- построить формат регулярного контроля показателей;

- создать механизм, позволяющий регулярно улучшать результативность.^[23] Последовательное прохождение всех этапов проектирования приводит к созданию индивидуальной организационной структуры, которая, тем не менее, может быть типизирована по тем или иным формальным признакам.^[24]

Таким образом, подводя итог параграфу, нужно отметить, что процесс проектирования организационной структуры управления должен основываться на применении всех тех методов, которым была дана краткая характеристика выше, а также с учетом принципов корпоративной культуры и корпоративных ценностей. Только при соблюдении данных условий можно получить достойный результат.

Также следует отметить, что очень важным элементом разработки, как плановых, так и проектных решений, является оценка их эффективности. Именно она дает возможность наиболее точно и четко квалифицировать уровень прогрессивности действующей структуры, разработанных проектов, также тех, которые находятся в процессе разработки. Благодаря оценке эффективности появляется возможность выбрать наиболее разумный и грамотный вариант структуры или же метода ее совершенствования.

---

1.2 Технология организационной структуризации компании

Описывать организационную структуру компании можно с разной степенью детализации. Степень детализации зависит от целей и задач, преследуемых такой детализацией. Например, Положение об организационной структуре компании дает целостный системный взгляд на компанию в следующих форматах:

- направления деятельности компании (продукты и услуги);

- бизнес-функции (дают непосредственный вклад в добавленную стоимость компании);

- функции менеджмента (необходимы для эффективного выполнения бизнес-функций);

- структурные звенья компании;

- закрепление функций за структурными звеньями.^[25] 

При разработке Положения об организационной структуре преследуются следующие цели и задачи:

- мониторинг организационной структуры (описание ситуации «как есть» для получения первичного представления о состоянии системы организационного управления компанией);

- регламентация деятельности компании;

- получить описание исполнительного механизма для реализации стратегии компании.^[26] 

Следует обратить внимание на то, что в Положении об организационной структуре компании описание функций и звеньев должно быть агрегированным. Известно, что у промышленных и торговых предприятий перечень продуктов и услуг может доходить до нескольких тысяч. Естественно, что при описании направлений деятельности не нужно выписывать все эти несколько тысяч продуктов. Необходимо указывать только основные бизнес-направления (например, мясные продукты, кондитерские продукты и т.д.).^[27] Естественно, возможна детализации направлений деятельности не только по продуктам, но и по другим признакам: регионы, каналы сбыта, группы клиентов и т.д., по которым существует свой набор бизнес-функций. Таким образом, при разработке Положения об организационной структуре описывать направления деятельности компании нужно так, чтобы было не более 10 направлений деятельности. И при этом список направлений деятельности был одноуровневым (максимум двухуровневым).^[28]

Поскольку при описании компании в формате Положения об организационной структуре используют небольшую степень детализации оно не пригодно для оперативного управления компанией. Для этого необходимо разработать систему Положений о подразделениях.

---

Всем известен факт, что много проблем в управлении компанией возникают при взаимодействии подразделений. Кроме того, одно только Положение об организационной структуре не может решить такую важную задачу как координация деятельности подразделений. Для этого необходимо расширить формат описания, добавив несколько дополнительных атрибутов.
Для решения данной задачи необходимо построить интегрированную модель, описывающую регламент работы компании в целом и отдельных подразделений.^[29]

В качестве рабочего инструмента для управления подразделениями компании необходимы Положения о подразделениях. Они получаются путем дальнейшей детализации функций и структурных звеньев компании.

Положение о подразделении компании (группы) - документ, представляющий в систематизированном виде внешние и внутренние функции, исполнительные звенья, а также распределение внутренних функций по исполнительным звеньям подразделения.^[30]

Цели и задачи разработки Положений о подразделениях:

- регламентация деятельности подразделений;

- координация взаимодействия подразделений;

- мониторинг организационной структуры подразделений.^[31]

Положения о подразделениях формируются путем детализации функций и структурных звеньев (см. рис.2). После детализации функций из общей матрицы распределения функций за звеньями можно выделить только те функции, которые выполняет структурное подразделение, для которого разрабатываться Положение о подразделении. Такую процедуру можно проделать по каждому подразделению. В результате получится система связанных Положений о подразделениях.^[32] Одна из возможных конфигураций такой системы представлена на рисунке 2.

Рис.2. Архитектура бизнес-модели организационной структуры компании ^[33]

Естественно, такую детализацию можно продолжать и довести процесс до создания должностных инструкций.

Основные разделы Положения о подразделении компании (группы):

- Внешние функции подразделения- функции компании, за выполнение которых отвечает данное подразделение.

- Внутренние функции подразделения - выполняемые подразделением функции, необходимые для реализации внешних функций подразделения.

- Исполнительные звенья подразделения совокупность организационных единиц, входящих в состав данного подразделения.

---

- Распределение внутренних функций подразделения по его исполнительным звеньям.^[34]

Положение о подразделении компании используется в:

1. Положении об организационной структуре компании, для более детального анализа организационной структуры;
2. Положении о финансовой структуре компании, для более детального анализа структуры центров финансовой ответственности;
3. Положении о бюджетировании, для более полной детализации статей бюджета и организационного регламента бюджетирования;
4. бизнес-планировании для детального определения зон ответственности подразделений и звеньев;
5. управленческом и оперативном учетах для более детального определения состава и типологии центров учета.^[35] 

Общий порядок разработки «Положения о подразделении компании» (группы) предполагает следующие действия, представленные на рисунке 3:

Создание временной рабочей группы (ВРГ), назначение руководителя

3. Ознакомление с примером результата структуризации компании

2. Ознакомление с методикой организационной структуризации компании

4. Ознакомление с примером «Положения о подразделении компании» (на примере Финансового управления)

5. Проведение обследования подразделений компании и заполнение соответствующих форм.

6. Подготовка в соответствии с результатами обследования проекта «Положения о подразделении компании» (по каждому подразделению) и согласование его с заинтересованными должностными лицами и службами.

7. Утверждение «Положения о подразделениях компании» по каждому подразделению

8. Подготовка и утверждение приказа по компании (группе) о порядке разработки и изменения «Положения о подразделении компании».
 

Рис.3. Порядок разработки «Положения о подразделении компании»^[36]

По другому, разработку Положения можно представить в виде последовательности следующих процессов (см. рис.4):

Рис.4. Этапы разработки «Положения о подразделении компании»^[37]

1. Определение внешних функций. Определяется перечень внешних функций на основе информации, содержащейся в Положении об организационной структуре – «Распределение функций по подразделениям компании».

2. Определение внутренних функций. Определяется перечень внутренних функций - на основе внешних функций определяются внутренние функции, необходимые для реализации внешних.

---

3. Оценка адекватности внутренних функций внешним.^[38] Это не формализуемый этап технологии, который предусматривает анализ внутренних функций с точки зрения их адекватности внешним, то есть проверки того, что выполнение внутренних функций будет приводить к выполнению внешних.^[39] В случае если выясняется, что определенные в п.2 внутренние функции не адекватны внешним, проводится повторное формирование внутренних функций. То есть, этап 2 проходится заново (на рисунке 2 этот момент показан стрелкой обратной связи – «отрицательная оценка»).

4. Возможно, для определения внутренних функций потребуется несколько итерраций. После получения «положительной оценки» следует переходить к этапу 3.^[40]

5. Определение исполнительных звеньев. Определяется перечень исполнительных звеньев - организационная структура подразделения (исполнительные звенья).

6. Распределение внутренних функций по исполнительным звеньям. Формируется матрица проекций внутренних функций подразделения на его исполнительные звенья - осуществляется распределение внутренних функций по организационной структуре подразделения (по его исполнительным звеньям).^[41]

7. Формирование Положения о подразделении. На основе подготовленной информации и принятого формата Положения (который берется из примера Положения о службе Финансового управления) подготавливается документ «Положение о подразделении».^[42]

Таким образом, в настоящем параграфе были рассмотрены основные направления развития структуризации компании и этапы ее становления. можно сказать, что это трудоемкий процесс, который необходим для успешного развития бизнеса в дальнейшем. Без ее продуманного и всестороннего прохождения всех перечисленных этапов, можно понести колоссальные убытки, даже, если в начале бизнес будет продвигаться успешно.

• 1. Типы (виды) структуры управления и анализ существующей организационной структуры

Проектирование организационной структуры управления становится форматизированным результатом разделения трудовых функций. Любая должность и любое подразделение создаются, чтобы выполнять определенный набор рабочих или управленческих функций. И структурная схема отражает статический характер связей между ними. Существуют несколько типов связей.

Линейные связи отражают административное подчинение, функциональные – отражают взаимодействие в рамках сферы деятельности, а межфункциональные – взаимодействие между подразделениями одного уровня. Структурное преобладание того или иного типа связей, позволяет определить основные типы схематизации организационных структур.^[43]

---