Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом(Постановка задачи и моделирование БП «как есть» ).pdf
Добавлен: 04.04.2023
Просмотров: 45
Скачиваний: 1
– Непрерывность движения документации – единая база документации для централизованного хранения отчетности, других документов, исключающая дублирование используемых документов.
– Получение электронных документов. Каждый электронный документ является полученным адресатом непосредственно со времени поступления его автору сообщения в классической электронной форме от адресатов о получении электронного документа автора.
– Проверка целостности электронной документации – это проверка целостности документа, которая проводится с помощью проверки цифровой электронной подписи.
1.2.Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
В настоящее время в РФ для анализа, а также выполнения моделирования БП широко могут применяться средства моделирования: [13]
– Rational Rose;
– АllFusion Modeler;
– Oracle Designer;
– Process Modeler;
– ARIS.
Кроме этого, в заграничном опыте используются помимо уже упомянутых, средства Ithink Analys, System Architect.
АllFusion Data Modeler, а также продукт AllFusion Process Modeler (еще несколько лет тому назад они имели наименование ERWin, BPWin) компании Соmputer Associates давно входят в пятерку качественных производителей ПО, предлагая инструменты для резервного копирования, выполнения моделирования, управления разного рода инфраструктурой предприятия, уровнями информационной безопасности.
Заметим, что пакет BPWin базирован на методологии моделирования IDEF, а также он предназначается для реализации процесса функционального моделирования.
Методология IDEF, что входит в совокупность официальных стандартов США, представляется совокупностью инструментария, правил или процедур, что в свою очередь предназначены для реализации функциональной системы объекта исследуемой предметной области.
Заметим, что функциональная модель IDEF выполняет отображение функциональной структуры объекта, то есть все производимые им действия и манипуляции.
Основными характеристиками такого типа моделирования являются:
– Владелец процесса является должностным лицом или коллегиальным органом управления, что имеет в своем распоряжении разного рода ресурсы, которые необходимы при выполнении процессов, и несущий полностью всю ответственность за результаты реализации некоторого процесса. [11]
– Процессы – это потоки работ, которые располагают границами, другими словами, началом и концом процесса моделирования. Для практически всех отдельно взятых процессов такие границы могут быть установлены начальными, первичными данными, а также входами исследуемого БП.
Указанные входы могут открываться только первичными поставщиками определенного БП. Процессы заканчиваются выполнением выхода, который выдается с помощью результатов преобразования начальных данных клиентам процесса.
– Входы БП – это продукт, что при выполнении процесса может преобразоваться непосредственно в выход.
Каждый вход должен указываться на своего поставщика. К самым типичным входам для БП можно отнести:
– сырье для создания продукции;
– документация;
– материалы и оборудование;
– персонал и отделы;
– полуфабрикаты и потребности;
– информация и отчетность;
– услуги и другие компоненты.
– Выходом является продукт, а именно, информационный или материальный (или множество) объектов или услуг, которые являются результатом выполнения четко определенного процесса и потребляемый клиентами из вне.
Выход процесса всегда может иметь своих потребителей. В случае, когда потребителями являются иные процессы, для него указанный ранее выход будет считаться входом.
При этом, стоит отметить, что выход (или продукт) процесса может применяться в качестве некоторого определенного ресурса при выполнении других процессов.
Заметим, что к выходам для БП можно отнести:
– готовую продукция;
– результатную документацию;
– обработанную информацию;
– персонал и подразделения;
– услуги и прочее.
Заметим, что к основным ресурсам БП можно отнести (рисунок 5):
Рисунок 5 – Ресурсы БП
Ресурсом бизнес-процесса является информационный или материальный субъект, что постоянно используется при выполнении исследуемого БП, но он не считается входом.
Владелец БП при непосредственном его планировании, а также управлении производит полное распределение или переопределение ресурсов для достижения результата БП. [7]
Выходы, входы, а также ресурсы можно обозначать существительными, поскольку они считаются разного рода материальными субъектами.
На рисунке 6 показан интерфейс рассматриваемой программы:
Рисунок 6 – Окно программы АllFusion Data Modeler
Рассмотрим основные возможности данного ПО:
– программа поддерживает такие 3 главные стандартные нотации моделирования БП:
– DFD;
– IDEF0;
– IDEF3.
Указанные нотации позволяют описать практически любую предметную область максимально точно;
– позволяет выполнять оптимизацию процедуры в компании;
– поддерживает методы расчета себестоимости хозяйственной деятельности;
– интегрирован с такими продуктами, как ERwin, Paradigm Plus и прочие;
– интегрирован с инструментарием имитационного моделирования Arena.
Набор современных инструментальных средств с названием Oracle Designer использует решение для разработки разного рода систем корпоративного уровня. [1]
Oracle Designer может брать участие практически во всех фазах ЖЦ разработки любого ПО – от моделирования до внедрения программы.
Окно Oracle Designer изображено на рисунке 7:
Рисунок 7 – Внешний вид ПО Oracle Designer
Oracle Designer можно применять не лишь для разработки приложений разной сложности, а и для ведения инструментов учета изменений, которые неизбежно происходят при внедрении такой системы.
Графические модели, созданные на основании данного продукта, для определений проекта, могут быть интегрированы с репозиторием, а также существенно облегчать взаимодействие с другими инструментами, к примеру, Oracle Designer.
В настоящее время есть тенденция к интеграции самых разнообразных методов для реализации мероприятий по анализу и моделированию систем, проявляющаяся непосредственно в формах создания разных интегрированных средств по моделированию БП.
Одним с таких средств является ARIS, разработанный компанией IDS Scheer.
ARIS (рисунок 8) поддерживает 4 класса моделей, отражающие самые различные аспекты системы:
Рисунок 8 – Окно системы ARIS
Система ARIS представляет собой комплекс средств моделирования, а также в нем можно выполнять анализ деятельности компании.
1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»
Выполним моделирование бизнес-процесса (БП) «Управление документооборота» на примере отдела по работе с клиентами компании, которая предоставляет услуги по продаже, к примеру, строительных товаров, «КАК ЕСТЬ».
Для этого используем CASE-средство в котором отобразим и декомпозируем рассматриваемый БД на подпроцессы.
На рисунке 9 показана контекстная диаграмма, которая описывает в общем выполнение БП.
Рисунок 9 – Контекстная диаграмма
Рассмотрим составные части контекстной диаграммы.
Входными данными являются:
– возможности компании;
– потребности клиентов в строительно-монтажных работах.
Управление указанного БП состоит в таких составных частях:
– устав компании;
– законы РФ.
Механизмы, которые осуществляют указанный БП:
– менеджеры по работе с клиентами;
– клиенты.
Выходными данными рассматриваемого БП являются:
– акт выполненных работ;
– кассовый чек.
Стоит отметить, что контекстная диаграмма не отображает полностью всей специфики выполнения БП. В результате чего нужно выполнить его декомпозицию, то есть, разбиение начального БП на несколько подпроцессов.
Рассмотрим следующую диаграмму, на которой отображено три подпроцесса (рисунке 10):
– написание заявления на выполнение работ;
– рассмотрение заявления и составление сметы;
– оформление отчетной документации.
Рисунок 10 – Первый уровень декомпозиции
Дадим описание полученных подпроцессов.
Входными данными для процесса «Написание заявления на выполнение работ».
Управление указанного БП регулируется уставом компании.
Механизмы, которые осуществляют БП:
– менеджеры для работы с клиентами;
– клиенты, которые непосредственно написали заявление.
Выходными данными являются данные, которые написаны в заявлении.
Полученное заявление направляется на рассмотрение, в результате которого должна быть поставлена резолюция.
Входными данными для процесса «Рассмотрение заявления. Составление сметы» являются:
– возможности компании;
– заявление клиента.
В результате анализа, если возможности компании соответствуют заявленным требованиям клиента, то менеджеры утверждают положительную резолюцию.
Управление БП выполняется:
– уставом компании;
– законами РФ.
Механизмы, что осуществляют БП:
– менеджеры;
– клиенты.
Выходными данными являются выполненные работы.
В результате приемки выполненных работ должна быть подписана отчетная документация.
Входными данными для последнего БП являются выполненные работы.
Управление БП выполняется законами РФ.
Механизмы, которые осуществляют указанный БП:
– менеджеры;
– клиенты.
Результатом БП является:
– акт выполненных работ;
– кассовый чек.
Аналогичным образом осуществляется моделирование и дальнейшая декомпозиция имеющихся на первом этапе БП.
Для примера рассмотрим интересующие БП с точки зрения анализа документооборота (рисунки 11, 12).
Рисунок 11 – Декомпозиция БП «Оформление отчетной документации»
Стоит отметить, что практически весь документооборот в рамках указанного начального БП выполняется только в бумажном виде. Это и является основным недостатком документооборота, который был рассмотрен на примере работы отдела по работе с клиентами.
В результате рассмотрения этого пункта необходимо автоматизировать документооборот на указанном участке.
Стоит отметить, что указанные БП тесто связаны с другими БД, которые протекают в компании.
К примеру:
Рисунок 12 – Декомпозиция БП «Рассмотрение заявления. Составление сметы»
– отчетность по строительно-монтажным работам передается в бухгалтерию, где вносится в специализированную программу по бухгалтерскому учету;
– для подведения итогов за отчетный период необходимо в финансовый отдел передать копии кассовых чеков по оплате выполненных компанией работ и т.д.
В результате написания первой главы курсовой работы рассмотрены основные понятия и процессе складского учета, а также выполнено моделирование данного БП «как есть».
2.Усовершенствование выполнения процесса «Управление документооборотом»
2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению БП
Рассмотрим меры по усовершенствованию бизнес-процесса по управлению документооборотом.
Одной из основных проблем является то, что управление выполняется не с использованием разного рода АИС, а непосредственно в табличном процессоре Excel. [2]
Для устранения неточностей ручного учета, необходимо сначала создать рабочий прототип (макет) АИС, а потом внедрить его в деятельность отдела по работе с клиентами.
При внедрении автоматизации, появляется уникальная возможность для выполнения:
– точного управления персоналом;
– оперативного решения повседневных задач по изданию и регистрации приказов и другой документации;
– отслеживание регламента начала и планирования отпусков и командировок;
– систематизация и получение различной входящей и исходящей информации, а также многие другие заботы и вопросы деятельности отдела по работе с клиентами.
Стоит отметить, что соответствующие программы для автоматизации оказывают значительную помощь в умелом перераспределении трудовых ресурсов, а также являются инструментами получения необходимой информации по каждому из сотрудников и компании в целом.
Постепенно развитие предпринимательства претерпевало качественные изменения, а также появлялась необходимость соответствующих пертурбаций для интенсификации работы отделов.
В связи с данным фактом расширялись функциональные возможности всех имеющихся программ, а также параллельно разрабатывались более новые программные продукты.