Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом(Постановка задачи и моделирование БП «как есть» ).pdf
Добавлен: 04.04.2023
Просмотров: 55
Скачиваний: 1
Практически все причины, в результате которых автоматизация становится почти неизбежной, делятся на 2 такие категории (рисунок 13).
Рисунок 13 – Причины автоматизации
Основным документом, который является так называемым источником бизнес-процесса в рассматриваемой задачи, считается заявка клиента.
В предыдущем пункте с помощью IDEF-диаграмм выполнено моделирование процесса документооборота отдела для работы с клиентами.
Существующий метод организации документооборота связан с огромной трудоемкостью, а также разрозненностью сведений, который с большой вероятностью приведет к их частичной или поной утере, или неправильной их интерпретации.
В настоящее время невозможно получить сразу сведения по общем количестве заявок на выполнение строительно-монтажных работ, провести анализ самых основных причин возникновения вопросов у клиентов, проанализировать причины обращения (или низкого спроса на услуги компании), в результате чего провести маркетинговое исследование и улучшить финансовое состояние компании.
Кроме того, в определенный период необходимо составление разного рода аналитических отчетов, которые включают в себя выполнение анализа работы за отчетный период, что выполнить оперативно – очень затруднительно.
Временные характеристики для реализации описанных процессов указаны в таблице 1.
Таблица .1. Характеристики описания процессов
|
Действие |
Среднее количество за один день |
Время, что необходимо для выполнения действия, мин. |
Суммарное время, мин. |
|---|---|---|---|
|
Написание заявки от клиента |
10 |
10 |
100 |
|
Рассмотрение заявки |
5 |
20 |
100 |
|
Оформление отчетной документации |
3 |
30 |
90 |
|
ИТОГО, мин. |
290 |
||
Таким образом, каждый день, в среднем, 290 минут или 4 часа 50 минут, сотрудники заняты занесением необходимых данных в бумажные книги учета, а также, если нужно, поиском и анализом нужных сведений.
Стоит отметить, что, учитывая продолжительность рабочего дня (8 часов), можно сделать вывод, что на реализацию остальных обязанностей (непосредственную работу для решения проблем клиента, а также выработке необходимых мероприятии и действий) остается почти 40 % всего рабочего времени, а это – крайне неэффективно.
Для традиционного способа документооборота также характерны и другие недостатки:
– невысокая скорость, а также низкая точность выполнения различных расчетов;
– малоэффективное применение рабочего времени;
– незначительный контроль работы персонала;
– увеличивающийся «поток» бумажной документации;
– очень низкий уровень защиты информации.
В результате выполняемой автоматизации документооборота предполагается постоянно иметь намного более точные сведения о числе заявок, их типах, сократить время на формирование аналитических отчетов, смет за счет их формирования в электронном виде.
Очевидно, что для выполнения автоматизации надо использовать такие технические средства, как персональные компьютеры (ПК), принтеры, специальное программное обеспечение, а также, локальную вычислительную сеть. [2]
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.
В случае применения вычислительной техники указанный процесс водится непосредственно к просмотру заявки, которая оформлена в ИС организации и уже ранее занесенной в БД по мере их непосредственного поступления, поиск данных будет производится непосредственно при задании самых необходимых параметров.
В таблице 2 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации документооборота.
Таким образом, экономия рабочего времени будет составлять около 5 часов каждый день, что даст возможность увеличить эффективность работы.
Таблица 2. Расчет эффекта внедрения системы автоматизации документооборота
|
Действие |
Среднее количество за день |
Время, нужное для выполнения 1 действия, мин. |
Общее время, мин. |
|---|---|---|---|
|
Написание заявки от клиента |
10 |
1 |
10 |
|
Рассмотрение заявки |
5 |
2 |
10 |
|
Оформление отчетной документации |
3 |
5 |
15 |
|
ИТОГО, мин. |
35 |
||
Кроме этого, другими преимуществами выполнения автоматизации для рассматриваемого БД будут следующие факторы: [15]
– централизованное хранение информации;
– исключение потери хранимых данных;
– структуризация информации;
– оперативный процесс обработки данных;
– выдача результатов на принтер в удобной форме;
– легкое изменение информации;
– система авторизации пользователей;
– сокращение времени на оформления документации.
2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»
Выполним моделирование процесса «Управление документооборотом» в режиме «как должно быть» на основании рекомендаций, указанных в пункте 2.1.
В контекстной диаграмме стоит добавить механизм «Автоматизированная информационная система (АИС)», который будет выполнять автоматизацию управления документооборотом для увеличения соответствия выполнения учетных операций современным требованиям.
В результате получим такую контекстную диаграмму:
Рисунок 14 – Контекстная диаграмма после добавления механизма АИС
Аналогично при выполнении управления документооборотом с помощью АИС будет присутствовать этот механизм в новых блоках, в котором будут сохранятся все полученные данные (рисунок 15).
Именно эти блоки качественно повлияют на регламент выполнения процесса «Управление документооборотом» [14]
Рисунок 15 – Применение нового механизма
В результате такого введения механизма будут несколько изменены остальные диаграммы. К примеру, процесс «Автоматизированное составление сметы» имеет вид (рисунок 16):
Рисунок 16 – Корректировка БП в последствии внедрения АИС по управлению документооборотом
В результате выполнения указанных корректирован в выполнении процесса предоставления Управление документооборотом ожидается увеличение оптимальности работы.
Заключение
Задача перехода к электронному документообороту от бумажного стоит сегодня перед разными организациями:
– коммерческими;
– государственными.
Внедрение различных типов электронного документооборота позволяет значительно улучшить контроль над исполнением и движением документов, значительно ускорить и упростить доступ к информации и, в результате, повысить эффективность управления всей организацией. Это важно как для бизнеса, так и для государства.
В результате написания курсовой работы можно сделать следующие выводы.
Современная нормативно-правовая база, предназначенная документационного обеспечения управленческой деятельности, находится в неупорядоченном состоянии, то положение объясняется следующими обстоятельствами.
Появление самых различных форм собственности сделало невозможным беспрепятственное распространение на организации требований к документации, которые традиционно формировались с помощью государственных архивных органов.
Широко развитая коммерческая и финансовая деятельность по внедрению автоматизированных и проектированию систем делопроизводства (документационного обеспечения управления, документооборота и других) приводит к все большему разобщению систем документации и их несовместимости.
Все системы автоматизированного делопроизводства в перечне случаев или поддерживают несовершенную (то есть, нерациональную) практику работы с документацией, или устанавливают свой порядок, при этом, не соблюдая требования классического бумажного делопроизводства.
Одним из типичных проявлений недостаточного внимания у государства к внедрению современных СЭД является очень слабый интерес к разработке любой законодательно-нормативной базы, что позволила бы намного шире применить электронные документы.
Существующие этапы для внедрения автоматизации электронного документооборота сопровождаются целым рядом проблем, что в свою очередь никак не носят неразрешимого характера, напротив, в ряде источников освещены конкретные рекомендации, что позволяют автоматизировать делопроизводство грамотно с наименьшими потерями.
Но, несмотря на существующие огромные трудности, электронный документооборот все-таки находит более широкое использование именно потому что, эффекты от него измеряются не прямой экономией имеющихся ресурсов, а повышением уровня работы организации.
Внедрение систем электронного документооборота дает большой экономический эффект, но количественная его оценка считается сложным процессом, поскольку приходится учитывать разные факторы. Экономический эффект определяется в значительной степени правильностью выбора системы, а также проведения процесса внедрения.
Подытоживая результаты исследования, надо обратить внимание руководителей организаций и предприятий, сотрудников служб по документационному обеспечению управления и иных специалистов на такие моменты:
– в настоящее время внедрение систем автоматизации документооборота является необходимым;
– системы автоматизации документооборота дают реальные выгоды и экономический эффект;
– крайне важно правильно выбрать системы и не следует экономить при ее внедрения;
– итоговая стоимость системы в первую очередь определяется ее принадлежностью непосредственно к определенному классу;