Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

Введение

Значимость курсовой рaботы «Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов», заключается в том, что непрерывное развитие технологий управления тех или иных парадигм, повышает конкурентоспособность небольших и крупных организаций. Применение инновационных решений для повышения эффективности бизнеса позволяет открыть новые возможности для организации и достижении нового уровня качества, производимых товаров или оказания услуг. Одним из таких инновационных решений является применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

В менеджменте существует три основных подхода к управлению бизнес-процессами.

1. Функциональный;
2. Проектный;
3. Процессный

Делегирование ответственности через функции – называется функциональным подходом. Функция – подсистема компании, выделенная по принципу похожести работ, выполняемых сотрудниками. Существует 4 основные функции: Маркетинг, Производство, Персонал, Финансы, а также другие вспомогательные функции такие как: безопасность, юридическое сопровождение, информационные технологии. Таким образом в рамках функционального подхода организация делиться на функции во главу которых назначается функциональный руководитель, наделённый полномочиями и ответственностью по их управлению.

Проектный подход – делегирование полномочий (Ответственности) через проекты, где один проект является разовой деятельностью, для реализации которой создаётся кросс-функциональная команда, один из участников которой назначается руководителем проект, другой основной участник проектной команды – главный инженер. Полномочия и ответственность, связанные с достижением целей, делегируются руководителю проекта, в этом случае участники проекта попадают под двойное управление: руководителя проекта, а также функционального руководства.

Для проектных организаций всё немного сложнее, там существует «стабильный» штат функциональных руководителей и главных инженеров, отвечающих за сои проекты.

Процессный подход – делегирование полномочий и ответственности через бизнес-процессы, где бизнес-процесс устойчивая повторяющаяся (многократно) деятельность, преобразующая ресурсы «Входа» в результаты «Выходы». В рамках этого подхода предполагается выделение «проблемного» бизнес-процесса и его участников, и назначение Владельца процесса и делегирование полномочий по управлению ему. Возникает матричная структура при управлении. Исполнители бизнес-процесса подчиняются функциональному руководству и владельцу бизнес-процесса. Это связано с тем, что одновременно применяются два подхода к управлению, процессного и функционального.

Изюминкой процессного подхода является возможность оцифровать взаимосвязи между структурами организации и определить уровень ответственности каждой составляющей его части.

Этот методика также позволяет выявлять проблемные области в достижении результатов отдельно стоящих частей бизнес-процесса. Находить уязвимости и оперативно вносить корректировки, если этого не требует дополнительных финансовых вложении со стороны бизнеса.

Для применения процессного подхода существуют определённые нотации, такие как: IDEF0, BPMN 2.0, XML.

Нотация необходима для определения набора знаков и правил, которые будут использоваться для графического описания или моделирования бизнес-процессов.

ГЛАВА 1. МЕТОДИКО – ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

1.1 Понятие и сущность бизнес-процессов

Многократно повторяющиеся операции взаимозависимые друг от друга называются бизнес-процессов. Выполнение действий, описанных в конкретном методе или группе методов, приводит процесс к конечной стадии. В контексте конечной стадии подразумевает, достижение цели, которая в свою очередь может быть главной целью компании или промежуточным звеном в достижении цели.

Держатель (он же владелец) бизнес-процесса определяет исполнителей и контролирует качество выполнения всех цепочек бизнес-процесса. Если процесс нуждается в доработках владелец бизнес-процесса должен обладать набором компетенций для его оптимизации.

Понятие Исполнитель бизнес-процесса подразумевает – что на эту «должность» будет назначен квалифицированный персонал. Участником бизнес-процесс могут быть внешние подрядчики и внутренний персонал компании.

Понятие потребитель бизнес-процесса – включает в себя некую конечную единицу, которая будет использовать результат выполнения бизнес-процесса в своих целя. Конечной целью в данном случае может быть: конечный продукт, выполнение промежуточного этапа, который будет двигать компанию к достижению основной цели.

Для примера возьмем организацию, занимающуюся производством автомобильных шин. Для этой организации главным бизнес-процессом (целью) будет являться производство шины. В данном примере - этот бизнес-процесс главный потому, что, при его исполнении достигается основная цель компании, приносящая основную прибыль. Но для достижения цели компании потребуется выполнение множества других взаимодополняющих процессов. К таким процессам можно отнести закупку сырья, закупку или производство специализированных материалов. Не менее важным процессом будет подбор квалифицированного персонала, обучение персонала и прочее. Выполняя шаг за шагом все эти действия компания будет приближаться к достижению конечной цели – готовая шина.

Конечным клиентом потребляемым готовуй продукцию будет одна или несколько оптовых торговых фирм, у которых главной задачей является сбыт автомобильных шин физическим лицам, что в свою очередь тоже является бизнес-процессов.^[1]

Рассмотри один из приведенных выше примеров бизнес-процесса — закупка сырья для производства автомобильных шин. Процесс закупки вторичного сырья является одним из вспомогательных процессов. Потребителем этого процесса, то есть его конечным клиентом будет являться отдел или группа отделов внутри организации. Эти отделы могут быть как производственные, где будет производится резиновая смесь, металлокорд и др., а также и финансовые департаменты.

Некоторые источники называют конечное событие в бизнес-процессе - «Выход», что означает его завершение, а его начальное событие «Входом». Таким образом выполнение бизнес-процесса — это движение от «Входа» к «Выходу». Достижение поставленных целей бизнес-процесса – это его основная составляющая.

Выполненный процесс, не приносящий существенного результата – это бесцельно потраченное время, которое можно было бы потратить на его усовершенствование и оптимизации, в крайних случаях можно даже пересмотреть работу всего бизнес-процесса

1.2. Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процессы классифицируются по ролям, и по влиянию на добавочную стоимость продукта.

Рассмотри ролевую модель. Такая модель подразумевает существование двух видов бизнес-процессов:

Функциональными называют процессы главной деятельностью которых является: производств товаров или услуг, а также продажи и продвижение.

Структурными – процессы деятельность которых направлена на оказание поддержки бизнесу (управление персоналом, ресурсами, развитие и др.)

Модель, оказывающая влияние на добавочную стоимость в свою очередь делиться на три составные части: Основные, дополнительные и процессы управления.

Основные процессы выделяются исходя из результата, приносящего ценность для клиента. Вспомогательные бизнес-процессы можно выделять по ресурсу, которым они обеспечивают организацию. И наконец, управляющие процессы можно выделять по объекту, над которым осуществляется управляющее воздействие.^[2]

- Основными называют те бизнес-процессы, которые напрямую связаны с производством товаров и услуг. В таком случае клиент оплачивает то, что создаётся такими бизнес-процессами.

- Вспомогательными называют те бизнес-процессы, которые отвечают за управление: финансами, персоналом, логистикой. Такие процессы, не оплачиваются клиентами, т.к. для них они не имеют ценности. Тем не менее услуги оказываемые специалистам, например бухгалтеров, являются частью фирмы, без которой она не сможет полноценно функционировать. Сюда же можно отнести и административный отдел, охраны и прочих отделов.

- Не менее важным является процесс управления, который подразумевает контроль за всем, что происходит в фирме. Процесс управления состоит из: планирования, контроля и достижением планов.

1.3 Разработка и управление бизнес-процессами

Проектирование или разработка бизнес-процессов – это последовательное изложение (расставление) действий, совершаемых исполнителями для достижения поставленных целей. Может показаться, что разработка бизнес-процессов достаточно сложная задача.

Одним из первых изложенным бизнес-процессов был горизонтально структурированный производственный процесс изготовления товаров – Адамом Смитом.

Для графического описания бизнес-процессов компании используют так называемую карту процессов на верхнем уровне. Он показывает процессы высшего уровня компании и наиболее важные связи между ними. Процессы на карте обычно делятся на классы в соответствии с выбранной типизацией. Карта процессов дает только общий обзор процессов компании, но ее явно недостаточно для определения расходов, связанных с процессами.

Систематический подход к управлению, направленному на улучшение деятельности фирмы, называется управление бизнес-процессами (BPM).

Одной из ключевых мер управления бизнес-процессом является его доработка и совершенствование. Для этого предприятия внедряют систему измерения результатов.^[3] Внедряются стандарты качества.

В современном мире успешная деятельность компании в первую очередь зависит от её гибкости и возможности быстро адаптироваться. На это могут повлиять разные условия внешней среды, такие как:

- Законы

- Финансы

- Спрос на рынке

- Конкуренция

- И прочий стихийный явления.

Своевременное улучшение при умелом управлении, может стать ключевой точкой опоры для компании, в быстро развивающемся мире.

Из вышесказанного можно сделать вывод, управление бизнес-процессами – это наведение порядка в организации работ и процессах. Управление бизнес-процессами позволит фирме вовремя принимать решения на меняющуюся внутреннюю и внешнюю среду и непрерывно совершенствовать качество продуктов или предоставляемых услуг. Такой подход к управлению позволит не только следовать, но и создавать методы ведения видения бизнеса.

1.3 Оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов требуется в тех случаях, когда нас что-то не устаревает:

Это небольшая часть возможный условий, при которых следует рассмотреть прибегнуть к оптимизации.

Одним из распространенных видов изображения схемы бизнес-процесса, является графическое отображение.

Для примера приведу пример обработки обращения оператором кол-центра. Начальным событием для этого процесса будет поступление обращения от клиента. При разработке графической схемы БП, необходимо учитывать последовательность и частоту выполнения операций, на рисунке 1 отображена последовательность действий по которой определяется, а также результаты, которых необходимо достичь. Для определения последовательности создания схемы, опишем несколько этапов, на которые можно опираться при ее создании. У каждого БП должна быть точка «Входа» и «Выхода».

Рисунок 1 – Поэтапная схема бизнес-процесса

«Даже небольшие перемены в сравнительно простом бизнес-процессе способны принести вашей организации существенную выгоду. Изучив основные положения, связанные с совершенствованием бизнес-процессов, вы сумеете усилить конкурентные преимущества вашей компании и обеспечить устойчивый рост вашего бизнеса.»

Марк Макдональд^[4]

Ответим на вопрос для чего вообще необходимо оптимизировать или усовершенствовать бизнес-процессы?

Конкурентоспособность вашей фирмы определяется по тому, насколько отлажены используемые бизнес-процессы. Та деятельность, которая преобразует ресурсы (сырье, труд персонала) в конечный продукт, за которым потребитель придёт именно в вашу компанию.

Непрерывно совершенствую процессы, будь то снижение издержек, повышение квалификации, лояльности, экономических затрат, вы добиваетесь существенных улучшений.

Работы по оптимизации следует начинать с определения задачи. Эффективное улучшение существующего проекта, начинается с определения цели, какая роль будет задействована и на каком этапе лучше проводить улучшения, и какой итог всей кампании.^[5]

Цель оптимизации бизнеса – улучшить продажи, увеличить эффективность работы, снизить недостатки. Однако для того, чтобы такая структура работала, необходимо провести ряд процедур, которые направлены на изучение и составление модели ведения бизнеса на данном этапе.^[6]