Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

На сегодняшний день существует значительное количество методов для оптимизации бизнес-процессов. Они различаются по длительности, методу внедрения, результативности. Тем не менее для того, чтобы любой используемый подход был действительно полезным для отдельного бизнеса, стоит следовать четырем основных принципам.

Принцип №1 – Базис оптимизации

Группировка существующих процессов таким образом, чтобы итоговое их выполнение было более эффективным и качественным – это и является Базисом оптимизации. Каждое изменение бизнес-процессов требует определенного подхода, а именно необходимо выделить и разделить бизнес-процессы, составить диаграмму, которая будет отвечать на вопросы:

• Существование бизнеса;
• эффективность и продуктивность;
• Выделить кол-во подразделений, количество сотрудников;
• Прошлые успехи компании;
• Оценить риски, для конкретного бизнеса;
• Особенности управления бизнесом;
• Движение текущих процессов.

Составив понятную структур, можно «со стороны» оценить и увидеть конкретные моменты и особенности бизнеса, в чем его «сильные» и «слабые» стороны, и что может принести лучшие результаты. Если упростить всё выше сказанное, оптимизация состоит из проведения детально разбора бизнес модели предприятия, его целей и поставленных задач. К таким задачам могут относиться как уже реализованные, так и нереализованные.

Принцип №2 – От общего к частному

Этот принцип также называют «Чистить рыбу с хвоста» - он говорит, о том, что, если обратить внимание на отдельные недостатки продуктивности, и её нереализуемые моменты. Для примера рассмотри автосалон «Люкс» класса. Перед специалистами салона стоит задача, реализовать в течении месяца 10 автомобилей. На одной из промежуточных встреч, менеджер выясняет, что специалисты не успевают выполнить план, и он приступает к анализу ситуации, он проводит анализ по следующим показателям:

• продолжительность бизнеса;
• количество персонала;
• специфика рынка;
• конкуренция;
• ценовая политика салона;
• наличие привлекательных моментов для покупателя;
• качество реализуемого товара.^[7]

Результат анализа он отражает в сводном графике, который показывает количество продаж и действий совершенных специалистами за прошедший период. Менеджер имея опыт в подобных вопросах, даёт свою экспертную оценку ситуации и даёт рекомендации специалистам, которые помогут достичь целей к закрытию отчетного периода. Таким образом это приводит нас к тому, что оценку деятельности можно проводить как во время выполнения задачи, так и после её реализации. В случая когда не получается применить принцип «от общего к частному», применяю другой подход, который называется «Реинжинирингом».

Принцип №3 – Оптимизация эластична

Существуют компании, которые добиваются стабильности в своих бизнес-процессах, и в течении долгих лет остаётся на одном уровне, не улучшая и что, не менее важно не ухудшая динамику. Для проведения оптимизации в таких компаниях следует потратить больше времени на анализ бизнес-процессов, провести дополнительное исследование взаимодействия всех внутренних процессов. Такой исследование может привести руководство компании к радикальному решению – провести полную перестройку бизнеса, которая может частично повлиять на отдельные ранее прибыльные участки не в лучшую сторону. Для это принцип эластичности (гибкости) в оптимизации бизнес-процессов должны нивилировать негативные последствия. Такие последствия нужно учитывать, так как они могут возникнуть сразу, а могут спустя продолжительное время.

Принцип №4 – Человеческий фактор

Оптимизация не редко подводит нас к тому, что в некоторых случаях нам приходится сокращаться участие некоторых сотрудников в цепочке бизнес-процессов, а это приводит к сокращениям. Также стоит понимать, что цель оптимизации не в том, что сократить рабочие места, а в том, чтобы распределить рабочие моменты таким образом, чтобы бизнес достигал своих целей. При таком подходе исчезает понятие «ненужный сотрудник», каждый работник занимается своим делом, чётко выполняет поставленную задачу, следует графику.

Сотрудникам, которые выполняют свою работу не эффективно, алгоритм введения оптимизации может не понравится. Приведем пример распределения обязанностей между сотрудниками офиса. Один отдел занимается расширением клиентской базы, а другой занимается логистикой готовой продукции. Прибыль напрямую зависит от клиента, следовательно, мы можем оптимизировать отдел занимающийся доставкой продукции.

Поэтапная оптимизация бизнес-процессов, их концепция и варианты организации зависят от целей, специфики бизнеса и предполагаемого результата. Первые методы оптимизация бизнес-процессов компании, которые предусматривали полный анализ рынка и варианты расширения проекта, описаны в книге М. Хаммера и Дж. Чампи.

Инжиниринг – комплекс внедрения новых технологий информационного характера, которые помогают смоделировать существующую организационную структуру бизнеса. При оказании платных услуг инжиниринга бизнесмен получает консультации разного характера, которые помогут в дальнейшем обеспечить процесс производства, улучшить эксплуатацию сооружений, обслуживание хозяйственных объектов, продажи продукции. Существует консультативный, технологический и финансовый инжиниринг.^[8]

Квалификация специалистов службы инжиниринга, обязаны иметь наивысшую квалификацию (иметь высшее образование, и обладать качествами управленцев). Консультации данного характера подразумевают знания в области инженерии, а потому без специального образования получить конструктивную и полезную помощь невозможно.

Реинжиниринг – это отказ от существующих бизнес-процессов и методов. Такой внутренний метод позволяет привлечь инвестиции, внедрить новые технологии, усовершенствовать технические средства, увеличить рост технологического прогресса. Используют методы сокращения ресурсов, кадров, разрывов «слепых пятен», объединения работ нескольких отделов. Риск – возможная остановка производственного процесса, поскольку некоторые моменты требуют полного переформатирования существующего процесса.

Если перед бизнесом стоит проблема банкротства, может помочь применения реинжиниринга. По сути, этот метод предполагает остановку бизнеса на некоторое время, это нужно учитывать, применяя данный метод.

Системы оптимизации бизнеса необходимо постоянно совершенствовать, подстраивать под новые потребности развивающего бизнеса. CPI-метод позволяет произвести планирование процесса таким образом, чтобы усовершенствовать все его этапы. Методология управления процессами – это основа планирования для динамического рынка, который сложно предугадать. Отличается такой метод тем, что весь процесс оптимизации является длительным, а производственный процесс не прекращается, а просто постепенно усовершенствуется.^[9]

Создание нового продукта, который отвечает запросам современного рынка. В данном случае план может разрабатываться как параллельно существующему проекту, так и с заместительным подходом старой продукции. Мероприятия и действия программы направлены на поэтапное усовершенствование рабочих процессов, производству продукции изначально в ограниченный период времени.

Оптимизация бизнеса или отдельных его процессов – это обязательная составляющая в развитии. Однако выбирая конкретный метод, стоит обращать внимание не только на продолжительность его реализации, но и на итоговый результат. В некоторых случаях неправильная и непрофессиональная оптимизация ведет к снижению прибыли, и продуктивности всего бизнеса.

ГЛАВА 2. МЕСТО ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА В ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

2.1. Основные подходы к оптимизации бизнес-процессов

Процесс исполнение которого приводит к достижению поставленной цели, при минимальных затратах – называется оптимальным.

При оптимизации бизнес-процессов применяются две основные методологические концепции.

• поэтапный (пошаговый) подход, т.е. непрерывное улучшение процессов в рамках существующей орг. структуры управления, которая требует небольших или не требует инвестиций вовсе;
• кардинальный подход, ведущий к значительным изменениям процессов и возможной трансформации орг. структуры управления.^[10]

Оба подхода основаны на теории процессов корпоративного управления. Однако они различаются по степени вносимых изменений, времени, необходимому для внедрения изменений, и возможным рискам, возникающим в ходе оптимизации.

1-й подход заключается в поэтапном изменении существующего бизнес-процесса размеренными шагами и анализе результатов после каждого шага. Проводится небольшое количество изменений, результат, который виден практически сразу. Если процессы компании внедрены правильно, они не создают значительных проблем для исполнителей или потребителей в отношении результатов процесса, однако если повышается конкурентоспособность, увеличивается эффективность распределения ресурсов или улучшается имидж компании на рынке. Целесообразно использовать этот специальный метод для улучшения бизнес-процессов.

Оптимизация бизнес-процессов организации посредством кардинальных изменений — так называемый реинжиниринг процессов, состоящий из значительных изменений в бизнес-процессах, иногда даже в системе бизнес-процессов компании. Такой подход применяется крайне редко, в тех случаях, когда нет возможности использовать другие методы. Для примера, когда организации жизненно необходимо провести реструктуризацию, из-за изменений внешней среды, или в ходе анализа существующих бизнес-процессов, аналити выявили, что они не соответствуют целям организации.

В соответствии с методом реинжиниринга существенное изменение в составе и методе реализации процесса или создания процесса обычно применяется по-новому к основным процессам организации, а административные процессы и вспомогательные процессы значительно сокращаются, и остальные исключаются. Таким образом, оптимизация деятельности компании влечет за собой большие риски, такие как потеря ключевых сотрудников с конкретными знаниями и навыками, изменение климата в команде, потеря постоянных клиентов и увеличение непредвиденных расходов на реконфигурацию устройств и информационных систем.^[11]

В организация, где идёт непрерывное улучшение процессов, они осуществляются сотрудникам в некоторых случаях целыми подразделениям, такие улучшения происходят в благоприятных условиях, где меньше стресса для рабочей команды. Тем самым это способствует достижению положительных эффектов.

В современных быстро меняющихся экономических, политических и технологических, а также нестабильных условиях фирма может развиваться только тогда, когда ее деятельность и, как следствие, ее бизнес-процессы развиваются вместе с компанией. Если цель организацией в достижения прорыва или серьезного изменения продукции компании, это невозможно решить без радикального изменения в системе бизнес-процессов. И если задача состоит в том, чтобы сохранить позицию на рынке и постепенно повысить конкурентоспособность компании, достаточно использовать безболезненный подход для постепенного улучшения бизнес-процессов.

Описание методов улучшения бизнес-процессов хранятся во многих стандартах, для примера одним из таких стандартов в системе менеджмента качества, является стандарт TQM, а также он описан в международном стандарте ISO9000. У каждого стандарта есть свои подходы, которые зависят от целей и характеристик самого стандарта. Однако их объединят общий принцип, оптимизация состоит в том, что необходимо привести модель поведения из состояния как есть «AS-IS» в состояние как должно быть «TO-BE», и для этого применяются следующие шаги:

• поиск решений, по оптимизации процессов и разработки модели бизнес-процесса TO-BE «как должно быть»;
• фиксация модели процесса «как должно быть» в нормативных и инструктивных документах, т.е. создания соответствующего регламента бизнес-процесса или инструкции по его выполнению (в том числе с разработкой, если требуется, новых форм документов);
• внедрение оптимизированного бизнес-процесса в деятельность компании.

На первом этапе работы должны быть определены возможные варианты оптимизации, которые формулируются на основе результатов анализа бизнес-процессов и целей оптимизации.

В качестве усовершенствования могут выступать следующие целей:

1. Оптимизация ресурсов процесса за счет:
   • перераспределения;
   • высвобождения;
   • повышения пропускной способности конкретного участника процесса;
2. Сокращение избыточных бизнес-процессов или операций.
3. Сокращение времени исполнения процесса.
4. Снижение операционных рисков процесса.
5. Обеспечение непрерывности реализации бизнес-процессов.^[12]