Файл: Программное обеспечение управления проектами (ООО «Леонардо»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. В нынешней России уровень кризисной неопределенности с ее многочисленными рисками и угрозами достигает высокого уровня, экономические проблемы стоят довольно остро. Страна в очередной раз столкнулась с серьезными экономическими вызовами и все возрастающим числом банкротств среди компаний.

В таких условиях важной задачей для предприятий является возможность максимально снизить свои затраты, минимизировать риски и повысить конкурентоспособность на рынке. Это возможно осуществить в том числе за счет совершенствования управления осуществляемой проектной деятельностью: грамотный проектный менеджмент способен снизить расходы компании на проектное управление, повысить эффективность выполнения работ и соблюдение сроков реализации проектов, снизить риски и минимизировать выход за рамки утвержденного бюджета.

В таких условиях возрастает важность эффективного проектного менеджмента, немаловажным элементом которого является работа с программным обеспечением, предусмотренным для планирования задач, распределения ресурсов и коммуникации при управлении крупными проектами. Использование правильно подобранных информационных технологий при управлении проектами способно сэкономить время менеджера, облегчить работу с большими объемами информации и увеличить эффективность всего проектного менеджмента на предприятии. Однако для того чтобы выбрать программный продукт, соответствующий стоящим перед компанией задачам, необходимо подробно изучить особенности использования информационных технологий при управлении проектами.

Исходя из вышеизложенного, тема данной курсовой работы представляется актуальной.

Степень разработанности темы. Общая проблематика применения информационных технологий в управлении проектами давно разрабатывается в западных научных институтах. В России также данная тема не осталась без внимания исследователей и практиков управления проектами. Существенный вклад в развитие и совершенствование методик управления проектной деятельностью внес президент Российской ассоциации управления проектами СОВНЕТ, один из самых авторитетных ученых и членов мирового сообщества проектных менеджеров В.И. Воропаев, а также другие выдающиеся специалисты по управлению проектами – Н.И. Ильин, И.Г. Лукманова, К.Г. Романова, Б.Б. Хрусталев. В западной литературе ведущими исследователями данной области являются следующие авторы: Роберт Н. Холт, Сет Б. Барнес, Б. Крюхтен, Б. Филипп, Рой Уокерс и другие. Несмотря на это, степень разработанности данной темы в научной литературе по-прежнему не соответствует ее значимости, и запросы современной практики требуют проведения дальнейших исследования данной темы.

Целью курсовой работы изучение программного обеспечения управлении проектами. Для реализации указанной цели в работе поставлены и решены следующие задачи:

• раскрыть сущность и назначение информационной системы управления проектами;
• изучить структуру информационной системы управления проектами;
• дать характеристику программного обеспечения управления
  проектами;
• дать общую характеристику ООО «Леонардо»;
• провести оценку практики внедрения программного обеспечения управления проектами в ООО «Леонардо»;
• выявить возможные направления совершенствования использования программного обеспечения управления проектами в ООО «Леонардо».

Объект исследования – управление проектами. Предметом исследования является программное обеспечение управлении проектами.

Теоретической и методологической основой исследования послужили положения и гипотезы, изложенные в работах зарубежных и отечественных ученых в области упралвения проектами: Ю.И. Попов, О.А. Яковенко, И.И. Мазур, В.Д. Шапиро и др. Труды указанных авторов заслуживают внимания и представляются надежными источниками информации, поскольку являются результатом многолетней работы экспертов и преподавателей ведущих вузов в России, имеющих ученую степень и успешно издающих собственные учебные пособия, одобренные Министерством образования и науки РФ.

Теоретическая и практическая значимость результатов исследования обусловлена необходимостью совершенствования применения информационных технологий при управлении проектами. Основные теоретические положения и выводы, содержащиеся в работе, вносят определенный вклад в теорию применения информационных технологий при управлении проектами и могут быть использованы для дальнейшего изучения вопросов, связанных с их применением. Выявленные достоинства и недостатки информационных технологий, рассмотренных в процессе исследования, послужат отправной точкой в применении в управлении проектами данных информационных технологий и развития обучаемости персонала проектов работе с данными информационными технологиями.

Методы исследования. В ходе исследования применялся диалектический метод познания, использовались методы дедукции и индукции, методы классификации, обобщения, сравнения, методы анализа и синтеза.

1. Теоретические основы программного обеспечения управления проектами

1.1. Сущность и назначение информационной системы управления проектами

В настоящий момент проект как экономическая категория не имеет однозначного определения. Так, стандарт PMBOK называет проектом «временное усилие (действие), предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов» [6]. Раскрывая подробнее сущность проекта, Ю.И. Попов и О.В. Яковенко дают более развернутое определение, трактуя проект как некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта; или же проектом может быть отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов [8].

В свою очередь, отечественный стандарт ГОСТ Р 54869–2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» определяет проект как «комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений» [3]. Обобщая рассмотренные определения, можно сказать, что проект – это некий уникальный, инновационный замысел, реализация которого ограничена по срокам и бюджету.

Деятельность современного предприятия связана с реализацией большого числа различных работ, осуществлением проектов, совершением указаний руководства, согласованием документов и т.д. Планирование и контроль осуществления поставленных задач осложняется большим количеством проектов и ответственных за их исполнение. Существенно повысить производительность в управлении этой деятельностью позволяют разработки в сфере современных информационных технологий (ΙТ) и, в частности, в области систем управления проектами [19].

ΙТ, добившиеся за последние годы более высокого уровня, в ощутимой степени увеличивают потенциал управления, повышая его эффективность, так как дают ранее не известные средства для анализа и изучения экономических и социальных сведений, требуемых при принятии решений. Обычно в качестве ΙТ-элемента системы УП служит ИСУП.

ИСУП – это организационно-технологический комплекс методических, программных, технических и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом [14].

Функциями ИСУП являются [7]:

• осуществление проектного управления на автоматизированном уровне;
• формирование общей картины проекта для целей принятия управленческих решений;
• уменьшение времени, затрачиваемого участниками проекта на коммуникации между собой;
• хранение проектной документации.

Для поддерживания разнообразных управленческих функций применяется различное специализированное программное обеспечение (ПО). Специализированное ПО – это совокупность программ, непосредственно выполняющих последовательные задачи для решения функциональных задач управления [8].

Основные виды и примеры ПО, используемого для управления проектами, представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Примеры основных видов ПО УП [23]

Для формирования наиболее продуктивной системы управления проектами необходимо использование интегрированных, включающих несколько взаимосвязанных между собой модулей (подсистем) решений.

Интегрированные информационные системы УП [7]:

• комбинируют различные данные из подразделений и организаций, имеющих отношение к конкретному проекту;
• дают возможность хранить, собирать и анализировать информацию в целях достижения поставленных задач проекта;
• должны обеспечивать последовательность действий для разрешения конфликтующих требований, которые могут возникнуть в процессе выполнения проекта;
• обеспечивают коммуникации между исполнителями, временно объединенными в команду.

Основные программные продукты управления проектами, присутствующие в данный момент на рынке, можно классифицировать по уровню интегрированности [23]:

1. Многофункциональные, модульные системы профессионального уровня (к ним относятся Microsoft Office Project, Primavera, Open Plan Professional и др.);
2. Многофункциональные системы настольного уровня (CA Clarity 8, Scitor Project Scheduler);
3. Независимое ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов управления проектами (eRoom, Project Risk Analysis и др.);
4. ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов УП, работающее в связке с многофункциональными системами (@RISK, Schedule Insight) .

Если рассматривать возможность самостоятельной разработки ПО, то нужно отметить, что такая вероятность крайне мала, так как превзойти готовые системы управления от известных компаний крайне сложно. Независимые компании показывают стабильные результаты в увеличении продуктивности предприятий при использовании их программных продуктов, что заставляет организацию скорее выбрать то, что непременно даст результат, чем вкладывать деньги в неизвестность [21]. Однако подходить к решению проблемы выбора необходимой информационной технологии также нужно взвешенно.

Чтобы принять правильное решение и сделать выбор системы управления, необходимо учитывать следующие факторы [19]:

• система должна быть удобной для использования, а также быстро и оперативно отвечать на команды;
• использование новых информационных технологий;
• сохранение и накопление изменения истории действий в проекте, чтобы всегда была возможность вернуться к исходному состоянию;
• возможность составления отчетов для оценки проделанной работы;
• возможность построения диаграммы Гантта по проекту, так как визуальное представление проекта помогает легче ориентироваться в нем, особенно при большом количестве задач [19].

Таким образом, применение информационных технологий в управлении проектами является эффективным помощником, однако необходимо среди обширного разнообразия программных продуктов выбрать именно тот, который более всего отвечает задачам компании.

1.2. Структура информационной системы управления проектами

Информационные системы управления проектами должны рассматриваться как комплексные программно-технические решения в рамках реализации общей IT-политики компании [12]. Вместе с тем, ключевую роль для пользователей системы играет ее внешний и сущностный аспект, выражающийся в интерфейсах взаимодействия, логике работы, коммуникационном и сервисном удобствах [14]. В настоящий момент на рынке программного обеспечения представлено масса специализированных программ. Рассмотрим модель средств для автоматизации проектного управления с учетом их соответствия процессным блокам (см. рисунок 2).

Рисунок 2 – Модель применения специализированного ПО для реализации типовых процессных блоков в проекте [25]

На модели видно разграничение ПО по трем основным секторам.

1. Бизнес-планирование и анализ экономической эффективности, которые решают соответствующие задачи.
2. Разработка проекта в части его непосредственной реализации, минимизации рисков и собственно управление работами. В данном секторе решаются задачи планирования работ с учетом пула доступных и привлекаемых ресурсов. Осуществляются контрольные мероприятия и коррекция планов [25].
3. Коммуникационное обеспечение в части информации, отчетности и документационного обеспечения, включая архивирование.