Файл: Программное обеспечение управления проектами (ООО «Леонардо»).pdf

ИСУП также может классифицироваться по основным функциональным областям проекта [8]:

1. временным параметрам;
2. стоимостным параметрам;
3. ресурсам;
4. коммуникациям;
5. рискам.

Отдельно развивается класс ПО формирования и мониторинга портфелей проектов.

Также ИСУП может быть структурирована по этапам проектного цикла, функциям управления, уровням управления.

При этом для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение. Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное ПО бизнес-планирования, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность инвестиций [15].

Для детального планирования и контроля за исполнением графика работ необходимо использовать ПО календарного планирования и УП, ПО бюджетирования, ПО управления рисками [18].

На стадии выполнения проекта особую важность приобретает обеспечение эффективного обмена информацией и оперативного взаимодействия между участниками проекта и соответственно ПО поддержки коммуникаций, документооборота и формирования отчетов.

1.3. Характеристика программного обеспечения управления проектами

Проведем обзор нескольких современных и известных в России программных продуктов для управления проектами.

1. Microsoft Office Project.

Это простая, гибкая программа календарного планирования и управления проектами. Имеет функциональную простоту и широкий круг возможностей по организации совместной работы.

Программа встроена в Microsoft Office, что облегчает её координацию с другими компонентами. Набор предлагаемых ею функций не столь широк, как в наиболее мощных программах подобного назначения, что вполне компенсируется следующими характеристиками [11]:

• • способность выполнения различных операций другими утилитами, внедренными в семейства Microsoft Office;
  • общий язык программирования VBA для всех программных средств семейства, использующие средства различных программ из одного и того же VBA-модуля;
  • простота освоения программы в сжатые сроки среднестатистическим менеджером;
  • расширенные возможности коллективного управления проектами;
  • мощные и разнообразные средства управления интерфейсом пользователя;
  • приемлемая цена;
  • присутствие службы поддержки.

При помощи этого программного обеспечения несложно представить большой проект в виде связанного параллельно-последовательного комплекса работ и операций. Данный комплекс работ и операций можно согласовать как в виде ленточного графика Гантта или сетевого графика, после чего есть возможность оперативно получать показатели сетевого и ленточного графиков в виде проекта работ [14].

В связи с этим Microsoft Project является наиболее распространенной программой в области управления проектами.

2. Oracle Primavera.

Семейство продуктов Primavera включает ПО, позволяющее автоматизировать процессы управления как на уровне отдельных проектов, так и на уровне всей компании. В рамках ПО созданы некоторые важные преимущества [15]:

• отображение действительной картины происходящего в проекте в реальном времени, что позволяет всем отслеживать текущее положение дел;
• жесткое регулирование действий внутри проекта, позволяющее
• предотвратить отклонение от намеченных задач;
• понимание общности поставленных целей проекта;
• появление средств анализа чувствительности и поддержки принятия решений, которые помогают выбрать наиболее выгодный проект, способный принести наибольшую прибыль на инвестированный капитал.

ПО Primavera создает среду коммуникаций для всех участников проектов. Работая в ней, участники имеют доступ к информации по тем из них, в которых они задействованы независимо от выполняемой роли: исполнителя, ответственного или руководителя [23].

3. Jira.

Это коммерческая система отслеживания ошибок, предназначенная для организации взаимодействия с пользователями и также используемая для управления проектами.

Имеет ряд полезных возможностей:

• создание пользовательских историй и задач, планирование спринтов;
• создание отчетов и возможность опираться на визуальные данные, доступные членам команды в реальном времени;
• каждая команда создает ПО по-своему: можно использовать стандартный процесс или создать свой собственный, подходящий конкретной команде;
• интеграция с другими инструментами: возможность оптимизировать процесс с помощью множества других инструментов для разработки.

4. Мегаплан.

Мегаплан – это отечественная система управления бизнесом, внесенная в государственный реестр российского ПО. Мегаплан подходит для малых и средних компаний различной специфики. Характеризуется следующими качествами:

• лаконичный интерфейс;
• гибкие настройки;
• минимум времени для старта;
• удобное совмещение Task и CRM;
• возможность использовать бесплатную пробную версию.

5. Простой бизнес.

Российская разработка, основные функции:

• ведение клиентской базы;
• управление проектами и задачами: файлы по проекту, учет рабочего времени, диаграмма Гантта, календарь.
• управление персоналом: контроль выполнения задач, назначение дел, база знаний, запись звонков, статистика по каждому сотруднику.
• документооборот и др.

Следует отметить, что данное ПО реализуется по выгодным ценам, а также предоставляется возможность пользоваться бесплатным тарифом при числе сотрудников, не превышающем 5 человек.

6. 1С: Предприятие 8. Управление проектной организацией.

Этот программный продукт используется для поддержки проектного и процессного управления в проектно-ориентированных организациях, а также для любых других предприятий, применяющих проектное управление в своей деятельности.

При разработке программы учитывались методологии основных стандартов управления проектами и портфелями проектов, а также практический опыт автоматизации отечественных проектно-ориентированных компаний.

В конфигурацию входят такие важные подсистемы, как [11]:

• Управление портфелями проектов и программами проектов;
• Проектное управление трудовыми и материальными ресурсами предприятия;
• Управление жизненным циклом, содержанием и расписанием проекта;
• Управление финансами проектов;
• Управление знаниями;
• Управление отношениями с заказчиками, поставщиками и подрядчиками и др.

Немаловажным аспектом является возможность интеграции с другим ПО. Конфигурация «Управления проектной организацией» поддерживает широкую интеграцию практически с любыми внешними программами (к примеру, технологическая подготовка производства, системы «банк-клиент») и оборудованием (например, КМП и складские терминалы сбора данных). Для получения представления о программном продукте предусмотрена возможность онлайн-демонстрации, то есть самостоятельного ознакомления с возможностями ПО, используя удаленный доступ через Интернет [5].

7. Битрикс 24 «Задачи и проекты».

Битрикс 24 включает в себя также разработку для управления проектами – «Задачи и проекты». Данная программа содержит:

• Шаблоны задач;
• Конструктор отчетов;
• Диаграмма Гантта;
• Канбан (виртуальная онлайн-доска для работы с проектами).

Интуитивно понятный интерфейс, а также отличается быстрой постановкой задачи: задачи привязываются к проектам или рабочим группам, назначаются исполнители, соисполнители и наблюдатели. В карточках задач устанавливаются сроки, в них загружаются файлы документы.

Особенным преимуществом является возможность бесплатного использования для 12 сотрудников и предоставление 5Гб в облачном хранилище данных.

Для сравнения нескольких современных информационных технологий, доступных российскому потребителю, был проведен сравнительный анализ программ для управления проектами. Для анализа были использованы семь программ, характеристика которым была дана в предыдущем параграфе работы:

• MS Project;
• Oracle Primavera;
• Jira;
• Мегаплан;
• Простой бизнес;
• 1С:Предприятие 8. Управление проектной организацией;
• Битрикс 24 «Задачи и проекты».

Сравнительный анализ проводился по следующим критериям [11]:

1. Совместный доступ;
2. Синхронизация с другим ПО;
3. ОС, которые поддерживает программа;
4. Возможность работы онлайн и наличие облачного хранения данных;
5. Наличие русскоязычной версии;
6. Наличие диаграммы Гантта;
7. Простота интерфейса;
8. Отслеживание развития проекта, в том числе и в процентах;
9. Возможность чата внутри программы;
10. Онлайн уведомления;
11. Создание отчетов за какой-либо промежуток времени от начала проекта;
12. Возможность автоматически получать прогнозы развития проекта;
13. Наличие пробного периода;
14. Наличие бесплатного тарифа.

Дадим пояснения к выбранным критериям.

Совместный доступ к программе представляется крайне удобной функцией, так как дает возможность упростить работу в команде и устранить необходимость перемещать документы с одного компьютера на другой.

Синхронизация с другим ПО дает возможность легко открывать и редактировать файлы из других приложений, что ускоряет работу над проектом и позволяет использовать данные, уже введенные в другой программе.

Еще одним важным параметром при анализе программ является перечень ОС, на которых она может работать. Чем большее число ОС поддерживается, тем больше людей ее могут использовать.

На сегодняшний день огромный массив информации поступает посредством сети Интернет, поэтому возможность работы онлайн и размещения данных в облачном хранилище крайне важна. Подобная функция позволяет вносить коррективы в проект и контролировать его выполнение, находясь в любой точке мира.

Поскольку анализ проводится с целью использования программ российским потребителем, то наличие русскоязычной версии служит преимуществом.

Диаграмма Гантта – неотъемлемая часть ПО для управления проектами, иллюстрирующая график работ по проекту [15].

Простота или интуитивность интерфейса позволяет непродвинутому пользователю быстро овладеть навыками работы в программе, а следовательно нет необходимости отправлять работника на длительное обучение.

Отслеживание развития проекта как в долях, так и в процентах, дает возможность анализировать, как развивается проект, с опережением или отставанием. Указанная функция крайне важна для крупных проектов, характеризующимися большими финансовыми рисками.

Возможность чата внутри программы удобна тем, что не нужно устанавливать дополнительные программы.

Создание отчетов за какой-либо промежуток от начала проекта позволяет вести отчетную документацию и следить за развитием проекта.

Наличие пробного периода или бесплатной версии позволяет пользоваться программой в учебных целях или подобрать более подходящую, если с имеющейся неудобно работать. Наличие бесплатной версии является большим плюсом для малого бизнеса.

Результаты анализа ПО для управления проектами представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Характеристика программ для управления проектами