Файл: Особенности управления организации в современных условиях и пути его совершенствования.pdf

1С «Бухгалтерия»

Торговая точка

(1 рабочее место)

1С «Торговля и склад»

Торговая точка

(1 рабочее место)

1С «Торговля и склад»

Рис. 2.2 Схема информационной системы

Анализ системы управления ООО «КЛМ Сервис» позволил выявить определенные проблемы, препятствующие эффективному развитию предприятия.

Так, существующая на данный момент времени организационная структура ООО «КЛМ Сервис» формально соответствует документально определенной цели – получение прибыли. Однако она не позволяет эффективно развивать бизнес, в том числе и увеличивать прибыль.

Кроме того, в своей практической деятельности руководители слабо претворяют в жизнь (реализуют) основные функции, которые обязан комплексно выполнять любой управленец: планирование; организация; управление персоналом; руководство; контроль.

Общая система управления имеет четко выраженные т. н. «вертикальные» связи и гораздо менее – т. н. «горизонтальные», что делает ее крайне неустойчивой по отношению к внешним воздействиям а, по сути, зависимой по критерию эффективность только от физического здоровья и желания трудиться Генерального директора. При таком подходе практически исключается творчество и инициатива со стороны руководителей отделов – они выполняют только исполнительские функции.

ГЛАВА 3 . МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

3.1. Использование информационных технологий в системе управления компании

Для устранения противоречий необходимо проведение следующих мероприятий:

• • расширение параметров собираемой и анализируемой информации;
  • определение критериев систематизации и подразделений, отвечающих за сбор и анализ;
  • создание компьютерных баз данных (при необходимости с ограничением уровня доступа) и единой компьютерной сети;
  • разработка и внедрение стандартов на содержание и оформление информационных материалов.

Проведение данных мероприятий позволит поднять уровень согласованности действий сотрудников компании, но только при условии наведения порядка в структуре управления компанией и конкретизации ответственности всех руководителей и хотя бы большей части исполнителей.

Таким образом, совершенствование системы управления организацией может идти по следующему пути:

1. Во-первых, необходимо делегирование ответственности сверху вниз, т.е. ее передача от высших руководителей к руководителям среднего звена, а затем и к специалистам подразделений;

2. Во-вторых, в ходе реализации этого необходимо конкретизировать структуру управления компанией (организационную структуру), а также процедуры выполнения работ и информационного взаимодействия.

Основным же мероприятием по совершенствованию системы управления организацией является предложение по внедрению информационных технологий в систему управления.

Возникновение потребности в автоматизации  результат анализа недостатков работы фирмы (проблемы организации обмена информацией внутри фирмы, большой объем операций, выполняемых вручную, нерациональное хранение данных и большие временные затраты на их обработку).

Использование информационных технологий в системе управления компании может дать огромные преимущества предприятию в организации эффективного управления компанией, увеличении быстроты реакции на изменения внешней среды, повышении качества обслуживания клиентов.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

В производственно-хозяйственном подразделении предприятия обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также, конкретизация информации «сверху вниз».

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

АСУ позволит руководителям всех уровней получать согласованную информацию о совершенных, текущих и будущих бизнес-операциях, на основе которой можно уверенно планировать деятельность компании. Реализуя принцип «от понимания к действию», можно повышать эффективность бизнеса и обеспечить его успешное развитие.

Ключевые составляющие АСУ: отчетность и аналитика, справочные данные, исходные системы и приложения: все они должны быть связаны через единую информационную платформу.

Автоматизированная система управления при правильной организации внедрения, в общем случае должна обеспечивать: управление цепочками поставок, управление транспортом и логистикой, управление складскими операциями, запасами и товародвижением, управление взаимоотношениями с поставщиками, контроль исполнения заказов, поддержку электронной коммерции, управление персоналом, финансовый учет и планирование, консолидацию данных, управление сборочным или рецептурным производством, управление ценообразованием и скидками, бизнес-аналитику, управление ассортиментом, мерчандайзингом, перекрестными продажами, маркетинговыми акциями, поддержку дисконтных и накопительных карт, управление работой POS-терминалов и торгового оборудования.

Все указанные функции (или определенное их подмножество, в зависимости от «мощности» системы) работают с единой базой данных, в рамках единого интерфейса и программно-аппаратной платформы, реализованы и поддерживаются одним разработчиком. Кроме общих преимуществ подхода «все в одном», АСУ обеспечивает, с одной стороны, гибкую настройку, а с другой - жесткую фиксацию бизнес-процессов, невозможность «отката назад» выполненных транзакций и их протоколирование, что повышает прозрачность торговых операций и сокращает потери, связанные с ошибками и мошенничеством персонала.

Возможности анализа бизнес-данных с разным уровнем глубины позволяют следить за состоянием дел, выявлять «узкие места», определять эффективность работы отдельных подразделений и сотрудников, выявлять перспективные направления бизнеса и принимать оптимальные управленческие решения. Аналитика, ориентированная на анализ спроса и поведения покупателей, обеспечивает возможности по выявлению и поощрению лояльных клиентов, планированию маркетинговых мероприятий, выявлению ходовых товаров и перекрестных продаж, определению правильности ценообразования и эффективности используемой системы скидок и бонусов.

Кроме всего прочего, внедрение АСУ для торговли предполагает использование опыта управления бизнесом, накопленного в процессе развития системы. Он может быть формализованным, как в зарубежных «тяжелых» АСУ, или заключенным в отраслевой экспертизе разработчиков и внедренцев. Так или иначе, развитое решение может оказаться существенным подспорьем для ведения и развития бизнеса торговой компании, так как часто оно содержит функциональность «на вырост», позволяющую достаточно легко реализовывать новые инициативы без необходимости доработки программного обеспечения.

Правильно построенная АСУ, поддерживаемая удобными программными средствами, позволяет предприятию:

Таблица 3.1

Выбор программного обеспечения

Важным этапом автоматизации предприятия розничной торговли, является его оснащение современными контрольно-кассовыми аппаратами. Применяемые в организации кассовые аппараты характеризуются низкой функциональностью и сложностью ее наращивания. В случае использования компьютерно-кассовых систем функциональность практически полностью определяется программным обеспечением. Любое же периферийное оборудование (сканеры штрих-кода, дисплеи покупателя, принтеры и т.д.), при необходимости, может быть подключено через стандартные порты ввода-вывода (COM, LPT, USB, PS/2).

Предполагается создание эффективной компьютерно-кассовой системы на основе торгового оборудования и ПО фирмы «Атол технологии».

Состав типовой компьютерно-кассовой системы: персональный компьютер; обычная или специализированная клавиатура; небольшой дисплей кассира; сканер штрих-кода; дисплей покупателя; фискальный регистратор; денежный ящик.

2. Приобретение и внедрение.

Для успеха внедрения, необходимо:

• сформировать высокопрофессиональную команду в составе менеджера проекта, товароведа магазина и специалистов группы внедрения компании- разработчика АСУ и перенести центр тяжести при внедрении на команду внедрения;
• обеспечить обязательные обучение и практику сотрудников магазина работе с информационной системой;
• унифицировать состав техники и ПО и сформировать стандартные обновляемые рабочие места с максимально настроенным ПО, включая заполненные базовые справочники;
• предусмотреть обязательное обучение обслуживающего персонала вместе с сотрудниками магазина;
• усилить проектную дисциплину.

Обмен торговых точек с центральной базой делается с помощью специальной компоненты (УРИБ). Это позволит в центральной базе иметь сводную картину по сети в целом, а на каждой точке – корректные, относящиеся к ней остатки. Оптимальная периодичность обмена составляет 1 раз день.

Рабочее место для ведения бухгалтерского учета выделяем, поскольку совместное ведение складского и бухгалтерского учета, как показывает опыт, довольно затруднительно (требуется более сложная и дорогая комплексная конфигурация).

Обмен торговой базы с бухгалтерией (выгрузка-загрузка) делается с помощью регламентированных обработок, входящих в комплект поставки «1С», также периодически (период выгрузки задается пользователем – сводно за период, по дням, по документам).

Стоимость программного обеспечения по проекту приведена в табл. 3.2.