Файл: Управление программами проектов в организации (Концептуальные основы разработки и внедрения проекта в организации).pdf

ГЛАВА 2. Характеристика управления проектов в компании производства сувениров «Адверти»

2.1 Характеристика деятельности компании

Рассмотрим основные характеристику деятельности выбранного объекта исследования компании по производству сувенирной продукции «Адверти». Организационно-правовой формой компании является общество с ограниченной ответственностью, то есть компания образована несколькими учредителями, и ее уставной капитал распределяется по соответствующим долям.

Основными видами деятельности предприятия являются: изготовление сувениров, бизнес и VIP-сувениров, а также другой сувенирной продукции; создание дизайнов и нанесение; широкоформатная печать, полиграфия.

Предприятие осуществляет свою деятельность с 2003 года. За годы работы, «Адверти» стала официальным дилером ряда очень известных по всему миру производителей, таких как Parker, Waterman, Bic, Senator, Fruit of the Loom, Moleskine и их других, которые специализируются на отрасли рекламных сувениров, и сегодня также продолжает взаимовыгодное сотрудничество. Компании присвоено множество благодарственных писем, сертификатов, например, сертификат «Рекомендованный партнер каталога Happy Gifts», «Официальный дилер марки TM Senator»; также «Адверти» регулярно становится лидером продаж^[18].

Головной офис, по которому обслуживаются клиенты компании, находится по адресу: 129301, Москва, ул. Касаткина, д. 3А, 2 этаж. Юридический адрес, по которому можно направить письмо и другую корреспонденцию в адрес компании, расположена также Москве, по адресу ул. Касаткина, д. 3А, стр. 3, комната 16.

Что касается основные реквизитов, организации присвоен номер ИНН 7715189928, КПП 771601001 и ОКВЭД 74.40

Основной миссией компании являются следующие тезисы:

• Хороший подарок принесет всем людям радость;
• Ориентированы на создание такой сувенирной продукции, которая позволит людям развивать взаимоотношения с коллегами по бизнесу;
• Компания не устанавливает каких-либо пределов для развития. Всегда есть к чему стремиться и развиваться.
• У «Адверти» есть выставочный зал или шоу-рум сувениров, то есть клиенты могут в рабочее время приехать и посмотреть на разные выставленные сувениры, подарки, обсудить за чашкой кофе или чая на месте варианты сотрудничества с менеджерами компании и так далее.
• Компания имеет удобный сайт. Так, на официальном сайте компании можно ознакомиться и почитать интересные статьи, узнать про новинки в производстве, а также максимально комфортно сделать заказ.

Логотип компании представлен в виде оранжевого рисунка на белом фоне (рис. 2.1).

Рис. 2.1. ‑ Логотип компании

Основной стратегической целью, согласно деятельности компании, является не только расширение собственной сувенирной продукции, но а также продвижение российских товаров на мировой рынок.

За последние пять лет, компания зарекомендовала себя на рынке как производитель качественной сувенирной продукции с нанесением. Клиентами являются:

• юридические лица,
• государственные компании,
• физические лица.

Рассмотрим основные ценности и принципы, которыми руководствуется компания «Адверти».

1. Креативный подход. В каталоге компании, размещенном на их сайте, если множество вещей с интересным дизайном. Производственный отдел компании разрабатывает каждый день множество сувениров и подарков для бизнеса.
2. Динамичное развитие Компания процветает и не стоит на месте. Принципом деятельности «Адверти» является то, чтобы сотрудничество с ними было эффективным и чтобы при этом использовались современные технологии и инновации.
3. Высокий уровень сервиса и качества. Основной приоритет «Адверти» - уровень качества, соответствующий международным стандартам, а также высококачественная продукция. Фирма стремится к сотрудничеству, максимально комфортному для клиентов.
4. Принцип надежности. Компания дорожит своей репутацией и выполнять все обязательства в оговоренный срок. Таким образом, клиенту могут не волноваться о сделанных ими заказах
5. Принцип честности и открытости. Компания «Адверти» предоставляет только актуальные сведения их клиентам, а также открытой для сотрудничества.
6. Принцип профессионализма. В команде работают действительно увлеченные своей работой люди, которые являются высококлассными специалистами. Все они следуют общим идеям и целям.

2.2 Организационно-управленческая и кадровая характеристика компании

Организационно-управленческая и кадровая характеристика организации. Она представляет собой функциональную систему, где во главе стоит директор, а каждое подразделение выполняет свои функции.

Структура компании включает в себя следующие подразделения: руководство компании, производственный отдел, отдел продаж, финансово-хозяйственный отдел, отдел закупок (Рис. 2.2).

Руководство компании

Производственный отдел

Отдел продаж

Отдел закупок

Финансово-хозяйственный отдел

Рис. 2.2. ‑ Структура компании «Адверти»

Обязанности между подразделениями распределены следующим образом:

1) В качестве руководителя компании выступает директор, в обязанности которого входит: планирование, контроль и управление всеми процессами внутри организации, а также вопросы по подбору и найма сотрудников.

2) Производственный отдел из восьми человек занимается разработкой макетов, изготовлением и оформлением продукции.

3) Отдел продаж состоит из девяти сотрудников, которые занимаются привлечением новых клиентов посредством холодных звонков, консультацией посетителей сайта и ведением уже существующих заказов.

4) Финансово-хозяйственный отдел (три сотрудника) должен своевременно выставлять клиентам счета на оплату услуг, контролировать производственные издержки, обеспечивать правильное отражение расходов в соответствующих финансовых документах, вести начисление заработной платы, выплачивать налоги и вести другие финансовые операции.

5) Обязанностью отдела закупок (3 человека) является осуществление поиска новых поставщиков, взаимодействие с уже существующими.

В «Адверти» работает 24 сотрудника. Коэффициент текучести кадров в последние три года составляет 9,2%, при этом стоит отметить, что в основном сотрудники уходят из отдела продаж.

Повышение образовательного уровня работников является одним из приоритетов предприятия. У большинства сотрудников есть высшее образование, среднее примерно у 30 % сотрудников и 10% без образования (Рис. 2.3).

Возрастной состав компании «Адверти» можно назвать довольно молодым. Из 24 сотрудников, 17 человек в возрасте от 20-30, а 7 человек в возрасте от 30-50.

10%

30%

60%

Рис. 2.3 ‑ Анализ наличия образования сотрудников

В данной главе была приведена основная характеристика компании, ее миссия ценности, сфера деятельности, возрастной состав, уровень образованности. В следующей главе рассмотрим проектную деятельность компании.

2.3 Рекомендации по совершенствованию процессов управления программами проектов на предприятии

Управление программами проектов в компании «Адверти» развито достаточно слабо. Одним из важных направлений в совершенствовании проектного менеджмента является совершенствование структуры управления. К руководителю предъявляются очень высокие требования, так, директору приходиться одному контролировать все процессы, происходящие в организации, что снижает инициативность работников. Руководителю нужно поручать какие-то рутинные дела сотрудниками, и фокусироваться на более масштабных задачах, например, осуществлении проектов. Это позволит создать более сплоченный коллектив сотрудников. Кроме того, необходимо более рационально использовать время руководителя путем:

• тщательного анализа структуры затрат времени;
• формулировки долгосрочных проектов;
• планирования времени;
• сокращения нерациональных затрат и потерь времени.

Чтобы усовершенствовать организационную структуру, необходимо выявлять и реализовывать резервы улучшения структуры отделов и производственных участков; обеспечивать пропорциональности между всеми частями предприятия; соблюдать рациональное соотношение между основными, вспомогательными и обслуживающими отделами; постоянно производить работу по рационализации планировки предприятия.

Поскольку «Адверти» продолжает осваивать новые рынки, появилась необходимость расширения ассортимента. В начале 2017 года предприятие запустило в производство новый товар - экокубы, то есть наборы для выращивания растений, в которые помещается почва и прилагается пакет семян. Так, на данном кубе можно поместить индивидуальный логотип или гравировку.

Поскольку, организация осуществляет только производство кубов, а землю и семена приходиться закупать у других поставщиков, то себестоимость укомплектованных экокубов становиться достаточно высокой. Чтобы самостоятельно выпускать экокубов со всем комплектующим, необходимо закупить определенный участок или найти специалистов-биологов, которые занимаются выращиванием семян и их рассадой.

В процессе производства кубов получается слишком много отходов, причем не только в виде опила, а также в виде различных реек, небольших брусков и брусьев. Отходы пиления выбрасываются, либо чаще всего просто сжигаются. Некоторые организации принимают для реализации отходы пиломатериалов. Например, есть магазины, которые покупают для реализации рейки и бруски различного размера. Необходимо договориться с ними о продаже своих отходов производства, чтобы они хотя бы смогли окупить сами себя.

Помимо этого, в «Адверти» необходимо сократить длительность производственного цикла, в первую очередь путем правильного размещения оборудования, которое обеспечило бы оптимальный путь прохождения предметов труда,  и установления кратчайшего пути доставки требуемых материалов, печатных машин и готовой продукции. Также необходимо упрощать и совершенствовать технологические процессы.

Необходимы грамотная организация контроля качества продукции на протяжении всего процесса производства, непрерывное совершенствование производства и деятельности в области обеспечения качества. Для этого потребуется участие всего персонала в решении проблем качества, предупреждение несоответствий качества требованиям потребителя, а не их ликвидация.

Усилить контроль па предприятии, который позволит определять надвигающиеся опасности, обнаруживать ошибки и отклонения от существующих планов, что позволит создать основу для процесса корректировки деятельности.

Для увеличения объемов производимой продукции необходимо улучшить условия труда работников, повысить активность и качество работы сотрудников организации путем создания дополнительных стимулов: с одной стороны увеличить расценки и величину оплаты труда, а с другой ‑ усовершенствовать систему дисциплинарных мер, ввести штрафные санкции для недобросовестных работников.

Серьезной проблемой организации является задержка оплаты покупателями. В основном большинство договоров предусматривают 100 % предоплату, но зачастую «Адверти» приходиться идти на уступки и увеличивать сроки оплаты. В результате задержки платежей увеличивается длительность оборачиваемости оборотных средств, и предприятие несет убытки. Поскольку большинство расчетов осуществляется в безналичной форме, то необходимо мотивировать покупателей расплачиваться наличными деньгами, например, предложив им специальные скидки при оплате наличными деньгами. Или можно установить авансовую оплату ‑ 30% для заключения контракта, и остальные 70% после производства сувениров.

Для данных проблем, возможно, необходимо пересмотреть структуру компании, и внедрить новое подразделение ‑ Офис управления проектами, который интегрирует их в виде «портфеля» или программы проектов

Рекомендации по проведению работ по реализации программы проектов. В соответствии с вышеизложенным, можно отметить, что в компании планируется или, по крайней мере, необходимо внедрение многих проектов, например утилизация отходов после производства, рост материального стимулирования труда персонала, регулирование вопросов с задержками оплаты от клиентов.