Файл: Этапы организационного проектирования.pdf

Помимо этого, следует отметить невысокую эффективность бренда, развитию которого в настоящий момент не уделяется должного внимания. Стоит отметить, что в настоящий момент у компании имеется собственный логотип, представленный на Рисунке 1.

Рис. 1. Логотип сети отелей «Мастер Отель»

Сеть «Мастер Отель» на сегодняшний день не обладает достаточной узнаваемостью. Поэтому целью позиционирования сети «Мастер Отель» является увеличение информированности у потребителей о существовании организации и предоставляемых ею услуг, а также повышение уровня лояльности.

Сеть отелей представлена в социальных сетях, однако ведению аккаунтов не уделяется должного внимания. На страницах мало подписчиков, контент практически не публикуется. На сегодняшний день для гостиничного предприятия, целевой аудиторией которого является молодежь, это является серьёзным упущением. Таким образом, сегодня существует необходимость более продуманной маркетинговой политики компании, более эффективного использования имеющейся символики, тщательной проработки имиджа и бренда.

Возможности, имеющиеся у компании, это, в первую очередь, работа над брендом, рекламой, совершенствование стратегии маркетинга обратной связи с клиентами. Также, руководству необходимо задуматься о повышении лояльности не только клиентов отеля, но и его сотрудников. Важной перспективной возможностью также является открытие новых отелей сети.

Среди угроз стоит отметить политическую и экономическую ситуацию в стране, которая, безусловно, имеет большое влияние на такую сферу, как туризм и индустрия гостеприимства. Также угрозой является наличие в городе большого количества гостиниц и постоянное открытие новых средств размещения подобного типа.

Далее используем инструмент для проведения анализа внешней среды - PEST-анализ. Методика PEST-анализа предоставляет компании возможность провести оценку ключевых факторов внешней рыночной среды компании и сделать прогноз их развития, чтобы выявить потенциальные угрозы и предсказать новые возможности. Результаты PEST-анализа гостиничного предприятия «Мастер Отель» представлены в Таблице 2.

Таблица 2

PEST-анализ гостиничного предприятия «Мастер Отель»

Итак, по результатам PEST-анализа можно сделать вывод, что самое сильное положительное внимание оказывает рост экономического благополучия населения и увеличение популярности путешествий, а наиболее отрицательное влияние может оказать увеличение налогового бремени.

2.3 Анализ процесса проектирования организации на примере гостиничного предприятия «Мастер Отель»

Как уже было отмечено, в сети гостиничных предприятий «Мастер Отель» постоянно происходит открытие новых отелей. Компания стремится к расширению своей деятельности. Одной из наиболее перспективных возможностей по результатам проведённого SWOT-анализа было названо именно открытие новых отелей сети. Рассмотрим процесс организационного проектирования в компании «Мастер Отель» на примере проектирования отеля Smart Roomz, открытие которого состоялось с 1 июня 2018г.

В первую очередь, необходимо отметить, что гостиничное предприятия «Мастер Отель» в процессе организационного проектирования строго придерживается существующих законодательных норм и стандартов в сфере гостеприимства. В частности, речь идёт о ГОСТ Р 51185-2014 Туристские услуги. Средства размещения. Общие требования. Он распространяется на средства размещения, предназначенные для проживания туристов (далее - средства размещения). Стандарт устанавливает виды средств размещения, общие требования к средствам размещения и услугам средств размещения.

Стадии планирования и проектирования гостиничного предприятия являются ключевыми, ведь именно на стадии планирования гостиничных проектов выясняются конкретные потребности потенциальных клиентов и, в соответствии с ними, создаётся комплексный гостиничный продукт.

Гостиница Smart Roomz сети «Мастер Отель» имеет категорию 3*.  Требования к категориям гостиниц и других средств размещения Российской Федерации установлены " Положением о классификации гостиниц», утвержденным Постановлением Правительства России от 16 февраля 2019 г. №158. В частности, данное положение устанавливает следующие обязательные услуги для гостиниц данной категории:

• Круглосуточная работа службы приема и размещения;
• Поднос багажа круглосуточно - по просьбе;
• Утренняя побудка (по просьбе)
• Ежедневная уборка номера горничной, включая заправку постелей;
• Смена постельного белья 1 раз в 3 дня;
• Смена полотенец ежедневно;
• Стирка;
• Глаженье: предоставление утюга, гладильной доски;
• Почтовые и телеграфные услуги;
• Хранение ценностей в сейфе администрации;
• Хранение багажа;
• Вызов такси;
• Туристические услуги;
• Медицинские услуги: вызов скорой помощи, пользование аптечкой и др.

Таким образом, при проектировании трехзвездочной гостиницы Smart Roomz учитывались данные требования. Кроме того, были соблюдены требования к персоналу и его подготовке:

• Письменные стандарты для персонала, фиксирующие функциональные обязанности и установленные правила работы и их соблюдение сотрудниками всех служб.
• Внешний вид персонала: форменная одежда, служебные значки.
• Количество персонала должно быть достаточным для обеспечения регулярной бесперебойной работы средства размещения.

После определения ключевых аспектов деятельности гостиницы Smart Roomz, её категории, основных услуг и требований к персоналу, следующим этапом стало проектирование организационной структуры гостиницы.

Формирование организационной структуры - это работа, направленная на упорядочивание и оптимизацию бизнес-процессов гостиницы в сочетании с условиями внешней среды и в соответствии с выбранной стратегией развития гостиничного предприятия. Другими словами, адаптировать организационную структуру необходимо для того, чтобы учесть современные тенденции на рынке и потребительские предпочтения.

Могут быть сформулированы следующие требования к организационной структуре современного гостиничного предприятия:

• соответствие выбранным целям и стратегии развития, то есть именно стратегией определяется организационная структура, а не наоборот;
• оптимальная система структурных подразделений, в основе которой лежит эффективная система разделения труда по данным подразделениям и координация их деятельности;
• гибкость организационной структуры, ее нацеленность на оказание качественных услуг гостям, что в итоге станет причиной постепенного перехода от традиционных структур к клиентоориентированным организационным структурам.

Итак, организационную структуру гостиничного предприятия определяют множество факторов. Она представляет собой отражение полномочий и обязанностей, которые возложены на каждого его сотрудника. Фактически гостиничное предприятие состоит из нескольких служб и подразделений, залог успеха каждого из которых заключается в точном знании и выполнении собственных должностных инструкций.

Клиенториентированная организационная структура современного гостиничного предприятия может обеспечить существенную экономию временных и материальных затрат, а также повысить способность оперативно реагировать на изменения внешней среды, то есть достичь наиболее ценных в современных условиях конкурентных преимуществ. Такой концепцией подразумевается переход от вертикальных к горизонтальным структурам управления гостиничным предприятием, от узкоспециализированных сотрудников – к многофункциональным, а также к самоуправляемым командам.

Рассмотрим организационную структуру гостиницы Smart Roomz, представленную на рисунке 2.

Генеральный директор

Менеджер (управляющий отеля)

Финансовый отдел

Главный бухгалтер

Служба приема и размещения

Хозяйственная служба

Служба безопасности

Служба питания

Рис.2. Организационная структура отеля Smart Roomz

Как видно из Рисунка 2, организационная структура отеля представляет собой линейно-функциональную структуру, во главе которой находится генеральный директор. При линейно-функциональной структуре управления основные связи — линейные, дополняющие — функциональные.

Линейными подразделениями чаще всего осуществляется основная производственная деятельность, а функциональные подразделения создают на ресурсной основе (кадры, финансы, сырье и материалы и т. п.), что обеспечивает деятельность основных подразделений.

Среди преимуществ линейно-функциональных структур управления можно выделить высокий уровень компетентности функциональных руководителей, формализацию и стандартизацию производственных процессов, высокий уровень эффективности с учетом небольшого разнообразия товаров и рынков, максимальную адаптацию к диверсификации производства.

Недостатками структуры линейно-функциональных структур управления являются ограниченность масштабов и инноваций, замедленность реакции на изменения рынка, чрезмерную централизацию, а также возникновение проблем межфункциональной координации.

Генеральный директор отеля выполняет управленческую роль. Он контролирует деятельность менеджера (управляющего отелем) и финансового отдела (бухгалтерии), принимает ключевые управленческие решения и совместно с персоналом рассматривает вопросы стратегического развития компании.

Основными обязанностями управляющего отеля Smart Roomz являются:

• ведение и организация хозяйства;
• организация работы с партнерами и поставщиками;
• контроль над поддержанием чистоты и уюта в отеле;
• создание гостеприимной атмосферы в заведении;
• ведение необходимого документооборота.

Основными функциями службы приёма и размещения отеля Smart Roomz являются:

• бронирование – предварительный заказ мест в гостинице;
• прием, регистрация и размещение гостей;
• предоставление услуг проживания;
• предоставление дополнительных услуг;
• окончательный расчет и оформление выезда.

Основная задача хозяйственной службы отеля Smart Roomz заключается в поддержании чистоты и порядка в номерах и на остальной территории отеля. Также обязанностью данного подразделения является ведение журнала хозяйственной службы.

Служба безопасности отеля работает по двум направлениям: обозначение безопасности клиентов и безопасности имущества.

Финансовый отдел отеля осуществляет следующие функции:

1.осуществляет контроль и учет всех производимых в отеле финансовых операций, включая получение и выдачу денежных средств, начисление и выплату заработной платы персоналу;

2. осуществляет операционное обслуживание деятельности, расчёты внутри отеля, расчёты с поставщиками;

3. осуществляет планирование финансово-экономической деятельности, направленной на развитие отеля. Регулярная подготовка отчетных форм для контролирующих государственных органов и владельцев предприятия. Аккумуляция и обработка всей финансовой информации.

Общая численность персонала отеля Smart Roomz составляет 18 человек. В Таблице 3 представлен количественный состав работников.

Таблица 3

Количественный состав работников отеля Smart Roomz

Таким образом, штат сотрудников отеля Smart Roomz составляет 18 человек, из которых 4 человек составляю аппарат управления, а 14 – работники среднего и низшего звена. В целом, процесс организационного проектирования в компании налажен, поскольку она на постоянной основе решает задачу открытия новых отелей сети. Как было отмечено, отели отличаются друг от друга по концепции, звездности, предоставляемым услугам, численности персонала и другим характеристикам. Поэтому компания не может применять одну и ту же модель по отношению к различным открываемым отелям. В каждом случае процесс организационного проектирования имеет свои особенности и требует индивидуального подхода, с чем компания успешно справляется.