Файл: Этапы организационного проектирования.pdf

Введение

В начале XXI века происходит ряд беспрецедентных перемен в организациях - реструктурирование, реорганизация, разукрупнение предприятий, их слияния и другие изменения различного характера. Ежедневно в мире формируется множество новых организаций. В то же время ежедневно множество компаний навсегда ликвидируются. Одни организации способны развиваться быстрее и функционировать эффективные, чем другие.

Развитие организаций обуславливается наличием определенных алгоритмов, которые являются общими почти для всех типов компаний. Посредством выявления подобного алгоритма становится возможным прогнозировать наступление кризисных ситуаций с определенной долей вероятности и вовремя нейтрализовать возможные негативные их последствия с помощью определенных инструментов.

Организационное проектирование сегодня – востребованная процедура как среди вновь создаваемых компаний, так и среди работающих и успешно развивающихся фирм. В первую очередь, это связано с увеличивающейся сложностью управления организациями, необходимостью приспособления организации к изменениям, которые коренным образом затрагивают основы ее деятельности. Руководство каждой организации должно знать, на какой стадии развития находится компания в данный момент, должно знать закономерности развития организаций, как сложных систем, постоянно искать новые перспективные направления развития организаций. Этим и объясняется актуальность выбранной темы.

Объект работы: компания «Мастер Отель».

Предмет работы: организационное проектирование компании «Мастер Отель».

Цель работы: совершенствование организационного проектирования компании «Мастер Отель».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить понятие и сущность организационного проектирования ;
2. Исследовать этапы организационного проектирования;
3. Выявить особенности проектирования организационной структуры предприятия;
4. Дать общую характеристику компании «Мастер Отель»;
5. Провести анализ внутренней и внешней среды компании «Мастер Отель»;
6. Провести исследование процесса проектирования организации на примере гостиничного предприятия «Мастер Отель»;
7. Определить направления совершенствования организационного проектирования гостиницы «Мастер Отель»;
8. Разработать меры по совершенствованию организационного проектирования гостиницы «Мастер Отель».

Теоретической базой для написания работы стали труды таких авторов, как Акулов В.Б., Рудаков М.Н., Грузинов В.П., Деружинский В.Е., Мазур И.И., Шапиро В.Д., Межова Л.Н., Петрова Л.И., Ефимочкина Н.Б., Вершинин И.В., Стародубцева О.А. и др.

Структура работы: курсовая состоит из введения, трёх глав, заключения и списка использованных источников.

1. Теоретические аспекты проектирования современных организаций

1.1 Понятие и сущность организационного проектирования

Понятие «организация» может трактоваться по-разному, в зависимости от того, рассматривается ли организация в качестве объекта, свойства объекта или как деятельности. Организация представляет собой одновременно и функцию, и способ управления.

Организацию можно определить как группу людей, деятельность которых специально координируется для достижения сознательно поставленной общей цели или целей.

Организация применяет возможности объединяемых ею лиц для собственного укрепления и развития. Поэтому организация требует от них наличия опыта, знаний, квалификации, исполнительности, дисциплины, ответственности, подчинения правилам и нормам.^[1]

Организация характеризует объект в состоянии или в процессе развития. Понятие организации определяет состояние, внутреннюю упорядоченность, согласованность и взаимодействие частей целого, обусловленного его строением, а также процесс создания новых и совершенствования функционирования систем путем совершенствования взаимосвязей между частями целого.^[2]

В научной литературе в настоящий момент нет единого определения понятия «организационное проектирование». Однако общими моментами для множества имеющихся определений являются, во-первых, указание на связь организационного проектирования со стратегией развития компании и, во-вторых, понимание того, что организационное проектирование – это развернутая во времени процедура.^[3]

Так, например, в исследованиях И.И. Мазура и В.Д. Шапиро организационное проектирование определяется как процесс нахождения соответствия между ключевыми элементами организации (структура, персонал, системы решений и поощрений, неформальная организация и организационная культура и пр.) и ее стратегией.^[4]

Указанная трактовка данного понятия должна быть дополнена следующим определением: организационное проектирование представляет собой «разработку проектных решений по (перспективному) устройству компании и по процессу ее преобразования – переходу от актуального состояния к целевому».

Рассмотрим ещё одно определение: «Организационное проектирование - это комплекс работ по созданию предприятия (организации), формированию структуры менеджмента, обеспечению его деятельности всем необходимым».^[5]

Организационное проектирование представляет собой инструмент управления, позволяющий достичь сбалансированного структурного и процессного единства предприятия.^[6]

Представляется целесообразным консолидировать приведенные характеристики и построить обобщенное определение. Тогда под организационным проектированием будем понимать процедуру по перспективному переустройству организации (бизнес-системы) в соответствии с задачами и стратегией ее развития.

Целью организационного проектирования является обеспечение высокого уровня организованности деятельности организации. Для обеспечения высокого уровня организованности любой деятельности необходимо, чтобы она была спроектирована, нацелена, регламентирована, нормирована, снабжена необходимыми инструкциями, информацией и ресурсами, осуществлялась по рациональной для данных условий технологии.

Задачами организационного проектирования являются:

• постановка целей и задач системы управления организации;
• определение состава и места подразделений управления;
• их ресурсное обеспечение (включая численность и потенциал работающих);
• разработка регламентирующих процедур и документов, закрепляющих и регулирующих формы, методы и процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.^[7]

Организационное проектирование призвано создать для любой организации дополнительный исполнительный механизм, благодаря которому она будет существовать, мобильно приспосабливаясь к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды, и реализовывать свою стратегию.

Таким образом, для успешного проектирования организаций необходимо проследить основные составляющие организации – от миссии, целей и задач до анализа внешней среды организации.

1.2 Этапы организационного проектирования

В общем виде процесс организационного проектирования состоит из диагностического исследования, технического задания, рабочего проекта, бизнес-плана внедрений, механизма измерения эффективности системы управления персоналом и механизма постоянных совершенствований, а также набора прикладных документов, включающих регламенты, методики и инструкции по отдельным направлениям управления.

Диагностический этап предназначен для комплексного изучения сложившихся условий и стратегии развития компании, выработки целей и задач изменений, а также для подготовки технического задания на организационное проектирование будущей системы. Он включает пять стадий: определение целей и задач общего проекта; исследование текущей ситуации и стратегии компании; анализ и систематизация полученных данных; подготовка основных выводов и концепции улучшений; формирование задания на организационное проектирование.

При диагностике очень важно с самого начала вовлечь в проект высшее руководство организации, обсудив и утвердив цели и задачи проекта. Поскольку проектирование системы управления в крупной компании затрагивает интересы всех подразделений, а также вовлекает в работу кроссфункциональных специалистов, принципиально получить поддержку руководства в начале целеполагания. Разработка целей развития системы управления должна основываться на стратегии компании и ориентироваться на институциональные изменения в организации, а не на «увеличение прибыли в четвёртом квартале». Любые изменения в больших компаниях требуют серьёзных усилий и длительных сроков, поэтому необходимо сразу ставить задачи на долгосрочную перспективу.^[8]

Второй этап – этап проектирования системы. Его целью является разработка рабочего проекта системы управления, анализ эффективности предложений и определение механизма внедрения. Прикладной целью проекта является подготовка комплекта необходимой документации (форм, регламентов, инструкций).

Этап проектирования включает пять стадий:

1. формализация и регламентация процедуры разработки проекта;
2. создание рабочего проекта;
3. анализ эффективности проекта;
4. подготовка сопроводительной документации;
5. экспертиза и утверждение рабочего проекта.^[9]

Ключевой стадией проектирования является разработка рабочего проекта системы управления. Рабочий проект разрабатывается на основе технического задания, подготовленного на предыдущем этапе. Он включает основные параметры будущей системы управления, а также полный набор рабочей документации. Большинство крупных компаний имеют холдинговую структуру, состоящую из относительно самостоятельных бизнес - единиц. У них различны и географическое положение, и юридические реквизиты. Рабочий проект должен учитывать особенности бизнес - единиц холдинга (например, культурные). С другой стороны, основные параметры проектируемой системы управления должны быть универсально применимы для всех подразделений компаний, приспосабливая их к местным ограничениям. Поэтому необходимо предусмотреть в рабочем проекте возможность тиражирования системы во всех подразделениях и предприятиях компании.

Анализ эффективности предназначен для измерения пользы от внедрения системы управления, дабы своевременно изменять процесс и постоянно улучшать результаты. Данный этап включает четыре стадии: выбор системы измерений; формирование показателей и целевых значений; построение регулярного контроля показателей; создание механизма постоянных улучшений работы системы.

Выбор системы зависит от многих показателей – используемой в компании методологии, степени развития организации, наличия умелых специалистов по контроллингу и специализированных подразделений, истории компании. Основываясь на проведенных исследованиях, полагаю, что лучшей для крупных компаний системой оценки является система сбалансированных показателей, так в данном случае появляется возможность проверять систему управления на соответствие стратегии организации, сравнивать себя с конкурентами и измерять эффективность отдельных подсистем управления в рамках общей идеологии.

1.3 Особенности проектирования организационной структуры предприятия

Организационное проектирование направлено на поиск и строительство организационных структур адекватно отвечающих потребностям рынка.^[10]

Организационное проектирование можно представить как процесс упорядочивания организационно-структурных свойств системы для повышения уровня эффективности, адаптивности и результативности. Данное проектирование в компании подразумевает за собой разработку новых организационных систем или варианты изменения уже существующих. Если компания стремится удерживать лидирующее место на рынке, она должна быть готова к постепенному, непрерывному процессу улучшения.

Под организационной структурой подразумевается совокупность отделов субъекта хозяйственной деятельности и их взаимоотношений по уровням, в которой распределяются и осуществляются управленческие задачи и решения, устанавливаются ответственность и полномочия руководства и должностных лиц.^[11]

В организационную структуру входят две составные части — структура и организация. Структура подразумевает под собой форму упорядоченности элементов системы, цепь взаимосвязанных звенья, создающих систему в действительности и не обусловленную от ее элементов и целей, в то время как организация элементов системы внутри и вне ее естественно зависит от выполнения целей и свойств самих элементов.^[12]