Файл: Разработка регламента выполнения процесса " Управление персоналом ".pdf

В настоящее время, в мире непрерывного потока информации, все большую актуальность приобретают процессы автоматизации работ рутинного характера. Для достижения этих целей разрабатывается ряд разнообразных программных комплексов автоматизации процессов предметной области.

Создание информационной системы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагается на вычислительную технику, специалист же выполняет только определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняя значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления.

Задача управления людскими ресурсами имеет первоочередное значение для любой организации. В настоящее время многими исследователями отмечается возрастание интереса к внедрению управленческих технологий, позволяющих повысить эффективность как системы управления в целом, так и отдельных процессов организации. Данная ситуация типична для современного рынка, где возможность успешно конкурировать определяется, в первую очередь, высокой эффективностью внутренних процессов, позволяющих достигать стабильно высокого качества при минимальных издержках.

Кадровые службы (отделы) организаций обеспечивают укомплектование организации рабочими, специалистами, служащими, другими видами кадров. К задачам данных подразделений относятся организация подготовки кадров, переподготовка и повышение квалификации работников, аттестация работников и руководителей. Организация и внедрение мер направленных на укрепление трудовой дисциплины, сокращение текучести кадров. В перечень обязанностей кадровых служб организации входит подготовка и полное обеспечение документооборота по кадровому составу, подготовка статистической отчетности по кадрам, оформление документов для увольнения работников и назначения работникам пенсий.

Актуальность: Разработка и внедрение информационных технологий и автоматизация управленческих функций организации является сегодня актуальным вопросом, поскольку управленческие решения способны изменить всю систему в целом. Внедрение ИТ в сектор управления персоналом организации позволит оптимизировать процесс обмена информацией, уменьшить объем работы начальника отдела кадров, позволяет руководителю принимать эффективные управленческие решения.

Объектом исследования является бизнес-процесс «управление персоналом».

Предметом исследования является выделение одного из составляющих подпроцессов, его детальный анализ и моделирование посредством структурно-функционального анализа.

В целом работа менеджера, независимо от направления и специфики его работы, невозможна без использования специализированного программного обеспечения. Применение информационных технологий дает менеджеру ряд преимуществ в осуществлении его профессиональной деятельности:

• Регистрация, сбор, накопление, хранение, обработка информации об исследуемых объектах, явлениях, процессах и передача достаточно больших объемов информации, представленной в различных формах;

• Интерактивный диалог ‑ взаимодействие менеджера с другими звеньями и участниками образовательного процесса: ученики, родители, высшие органы управления, подчиненные административные уровни, учителя и преподаватели;

• Управление реальными объектами и процессами;

• Сбор актуальной информации и мгновенное отображение ее в нужном виде (отображение на экране, печать, таблицы, графики и т.п.) о протекании различных явлений, процессов, имеющих отношение к образовательной деятельности;

• Автоматизированный контроль (самоконтроль) результатов учебной деятельности, коррекция по результатам контроля.

• Реализация электронного документооборота;

• Возможность оперативного обмена информацией между участниками образовательного процесса.

Среди задач курсовой работы стоит выделить:

‑ общий анализ процесса и его описание;

‑ краткая характеристика подхода и инструментов моделирования;

‑ рассмотрения текущего состояния реализации процесса, построение модели «AS IS»;

‑ анализ слабых сторон и возможных усовершенствований процесса за счет внедрения информационных технологий и предметно ориентированной информационной системы, построение модели «TO BE»;

‑ моделирование отдельных компонентов ИС: структура данных ИС, возможные реализации интерфейса.

1. ОБЩИЙ АНАЛИЗ ПРОЦЕССА

1.1 Общий анализ процесса «управление кадрами»

Процесс «управление персоналом» достаточно многогранный и сложный процесс, который включает в себя ряд подпроцессов. Процесс управления персоналом в организации называют в литературе [1, 3, 10] кадровым менеджментом, и он включает в себя все этапы: от определения потребности в кадрах, весь процесс кадрового сопровождения, и до окончательного этапа – расчет сотрудника и оформление документации. В некоторых организациях работа с кадрами продолжается и после увольнения (выхода на пенсию), организация может продолжать опекать сотрудников: поощрительные подарки, премирование, организация отдыха и лечения. Обозначить основные задачи кадрового подразделения организации можно следующим образом:

1. Планирование кадров ‑ анализ потребностей организации на текущий момент и в будущем (с учетом политики работы компании, расширения, стратегических планов), учет изменений, происходящих в жизни с работниками (служебные перемещения, длительные отпуска, выход на пенсию и т.д.).

2. Привлечение кадров – процессы, связанные с поиском кадров, привлечением нужных специалистов, создание резервов потенциальных кандидатов по всем должностям. Отдельным процессом является поиск особо ценных специалистов или специалистов узких направленностей. Существуют специальные агентства «Head_Hunter», услугами которых пользуются большие компании и корпорации.

3. Отбор кадров ‑ оценка профессионально-важных, деловых и личных качеств кандидата на вакантные должности; выбор лучших из резерва, созданного в ходе вербовки.

4. Ведение документации и учет ‑ документальное обеспечение всех процессов связанных с управлением кадрами в организации, хранение и каталогизация личных документов, подготовка приказов подтверждающих и регламентирующих различные изменения в работе персонала.

5. Определение заработной платы и льгот ‑ разработка справедливой и гибкой структуры заработной платы и льгот (премий, бонусов), учитывающей вклада и результаты труда каждого работника. Реализация политики мотивации персонала.

6. Профессиональная адаптация ‑ эффективное приспособление новых работников к организации, коллективу и должностным обязанностям; обеспечение благоприятного психологического климата в коллективе, комфортного рабочего места и окружающей производственной среды.

7. Обучение персонала ‑ разработка программ профессиональной подготовки новых специалистов, повышения квалификации и переквалификации работников (освоение новых технологий, изучение иностранных языков, стажировка за рубежом, обеспечение новейшей специальной литературой, проведение тренингов и семинаров). Управление профессиональной карьерой работников организации.

8. Аттестация кадров ‑ разработка методик объективной качественной и количественной оценки результативности работы каждого специалиста, определение уровня его квалификации.

9. Перестановка кадров ‑ разработка структуры перемещения сотрудников на другие должности по результатам аттестации (повышение, понижение, перевод, увольнение).

10. Подготовка руководящих кадров ‑ разработка программ, направленных на повышение производительности труда руководителей: создание кадрового резерва из числа молодых специалистов.

Даже этот поверхностный анализ говорит об очень широком спектре задач, входящих в состав процесса «управление персоналом», кроме того существует специфика процессов связанная с особенностями функционирования и видом организации.

Следовательно, нужно конкретизировать направление для дальнейших исследований и моделирования.

В качестве процесса для дальнейшего детального рассмотрения выбран процесс (4) – «ведение документации и учет кадров». Процесс рассматривается и детализируется для учебного заведения.

Особенности реализации процесса:

1) Основным владельцем процесса является сотрудник отдела кадров (в дальнейшем, при использовании ИС, он же оператор ИС), второстепенными владельцами являются начальник ОК, секретарь ОК, представители администрации ОУ;

2) Сотрудники учреждения разделяются на преподавательский состав и сотрудников, не имеющих отношения к образовательному процессу: сотрудники сопутствующих отделений, хоз-блок. Эти группы сотрудников достаточно сильно отличаются в ходе управления, отличается начисление заработной платы, тарификационная сетка, категории и разряды, период и срок отпусков и т.д. В системе учета кадров для ОУ разделение этих категорий обязательно.

На современном этапе сложилось несоответствие между действующей системой управления учебным процессом в учебных заведениях и новейшими требованиями по ее совершенствованию. В наследство от советской системы образование получило традиционные средства ведения документооборота, контроля, организации управленческой деятельности.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

Но, несмотря на наличие большого количества разработанных программных продуктов, на практике информационно-коммуникационные технологии используются руководителями учебных заведений недостаточно. Рассматриваемые тенденции свидетельствуют об актуальности исследования существующей проблемы, несоответствии желаемого уровня автоматизации и использования информационных систем в сфере управления образованием и реального положения дел.

1.2 Особенности процесса, характеристика этапов

Рассмотрим более детально именно целевую задачу – разработки системы учета персонала. Первично выделим основные задачи и функции, которые входят в обязанности отдела кадров.

Основные функции по работе отдела кадров предприятия:

принятие на работу
документальное сопровождение кадров
расчет с работы

Для подробного описания можно разбить основные функции на ряд дополнительных. Так, например, принятие на работу подразумевает выполнение следующих действий:

Анализ данных

Анализ данных производится при принятии человека на работу. Для выполнения данной функции необходимы следующие документы: паспорт, трудовая книжка и документ об образовании. При условии, что человек прошел собеседование составляется приказ о принятии на работу. Приказ о принятии должен включать ФИО, должность (рабочее место), дату и, соответственно, номер приказа.

Составление трудового договора

Составление трудового договора производится по предусмотренной форме договора. Трудовой договор (контракт) заполняется при принятии сотрудника на работу. Содержит данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (рабочее место), основание (номер и дата приказа о принятии на работу). После составления трудового договора в трудовую книжку заносится соответствующая отметка и формируется личное дело сотрудника.

Формирование личного дела

В личном деле хранятся паспортные данные и общие сведения о работнике. Кроме данных, необходимых для составления трудового договора (ФИО, рабочее место (должность), № приказа о принятии), содержит табельный номер сотрудника, личные и другие данные: