Файл: Разработка регламента выполнения процесса " Управление персоналом ".pdf

- пенсионное свидетельство;

- медицинское страхование;

- ИНН;

- семейное положение;

- дети;

2. Образование;

3. Трудовая история (трудовая деятельность до работы в организации) с указанием следующих данных:

- организация;

- должность;

- стаж;

-статья увольнения;

4. Документы (опись документов, приобщенных к личному делу сотрудника), с указанием полей:

- тип документа (трудовая книжка, диплом и прочее);

- идентификационный номер (номер диплома, тр. книжки);

- дата приема (дата внесения в личное дело);

- дата выдачи (дата изъятия из личного дела);

Изменение штатного расписания

Штатное расписание работающих в образовательном учреждении (в формате должность-количество человек, работающих по этой должности), при приеме нового сотрудника должно быть соответствующим образом изменено.

Проставление отметок в личное дело и трудовую книжку

При наличии приказа об увольнении в личное дело вносится соответствующая отметка с указанием статьи увольнения и даты расчета, а также номер приказа об увольнении. В трудовую книжку при этом также ставится отметка о расчете.

Выдача документов

После увольнения необходимо произвести выдачу документов. Выдача документов осуществляется в соответствии с описью. После выдачи документов необходимо внести в личное дело отметку о том, что документы выданы (путем изменения данных о документах и материалах, приобщенных к личному делу – проставление даты выдачи).

Составление списка уволенных сотрудников за период

Для выполнения функции необходимо указать расчетный период. Список уволенных сотрудников за определенный период составляется на основе личного дела и содержит дату устройства на работу, дату расчета, стаж работы на предприятии и статью увольнения. При расчете, на основании приказа об увольнении, также производится изменение штатного расписания.

1.3 Подходы в проектировании (моделировании)

Сегодня существует целый ряд разнообразных подходов и методик в моделировании бизнес процессов: структурное, функциональное, объектно-ориентированное и другие подходы. Объем работы не позволяет детально рассматривать и анализировать подходы, а тем более программное обеспечение (среды поддержки различных нотаций и моделей). Остановимся на общем сравнении наиболее популярных подходов в моделировании.

Структурно-функциональный подход выступает основой создания функциональной модели бизнес-процессов, которая состоит из различных диаграмм и нормативов их использования. Эти диаграммы – важнейшие элементы модели, характеризующие последовательность выполнения взаимосвязанных функций (выполняемые действия) в бизнес-процессах.

Положительными качествами такой модели заключаются в наличии двух важнейших элементов описания: 1) функциональный блок – отображение различных функций и производимых операций; 2) интерфейсная дуга, обеспечивающая взаимосвязь два функциональных блоков с описанием объектов и информационных потоков.

При структурном подходе организационные модели представляют собой объекты, характеризующие внутренние потоки необходимых сведений, ресурсов и полученных результатов.

Объектно-ориентированный подход используется для выделения классов объектов с последующим установлением действий, в которых участвуют объекты. Отдельно выделяются пассивные (материалы, документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные единицы, конкретные исполнители, информационные подсистемы), которые осуществляют действия. Такой подход позволяет эффективно выделять операции над объектами в тесной взаимосвязи с решением организационных задач. Отрицательной характеристикой названного подхода состоит в недостаточной наглядности конкретных процессов для лиц, принимающих решения, но выявленные операции для наглядности могут быть в дальнейшем представлены в виде функциональных диаграмм.

В современных условиях используются методологии функционального моделирования (диаграммы потоков данных, структурные диаграммы процессов), ориентированные на отображение последовательности функций, в которых трудно выделить возможные альтернативы процессов без четкой схемы взаимодействия объектов. В этом случае ER - модели достаточно эффективно отражает только обобщенную схему взаимодействия объектов без детализации последовательности выполнения функций. Методологии объектно-ориентированного подхода описывают объекты, функции и действия, при которых объекты инициируют выполнение конкретных процессов; при этом теряется общая наглядность модели.

Структурное моделирование

Сущность структурного подхода к разработке ИС заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимоувязаны. При разработке системы "снизу-вверх" от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов. Все наиболее распространенные методологии структурного подхода базируются на ряде общих принципов. В качестве двух базовых принципов используются:

принцип "разделяй и властвуй" ‑ принцип решения сложных проблем путем их разбиения на множество меньших независимых задач, легких для понимания и решения;

принцип иерархического упорядочивания ‑ принцип организации составных частей проблемы в иерархические древовидные структуры с добавлением новых деталей на каждом уровне.

В структурном анализе используются в основном две группы средств, иллюстрирующих функции, выполняемые системой и отношения между данными. Каждой группе средств соответствуют определенные виды моделей (диаграмм), наиболее распространенными, среди которых являются следующие:

1. SADT (Structured Analysis and Design Technique) модели и соответствующие функциональные диаграммы;
2. DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных;
3. ERD (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность-связь".

На стадии проектирования ИС модели расширяются, уточняются и дополняются диаграммами, отражающими структуру программного обеспечения: архитектуру ПО, структурные схемы программ и диаграммы экранных форм. Перечисленные модели в совокупности дают полное описание ИС независимо от того, является ли она существующей или вновь разрабатываемой. Состав диаграмм в каждом конкретном случае зависит от необходимой полноты описания системы.

Объектно-ориентированное моделирование

В конце 80-х и начале 90-х годов ХХ века возникли различные объектно-ориентированные (ОО) методы, предлагающие подходы объектно-ориентированного анализа и разработки. Ранние ОО методы возникли в тех компаниях, для которых было очень важно обеспечить небольшое время выхода продукта на рынок и высокую устойчивость продукта к изменениям. В числе таких компаний были телекоммуникационные и финансовые, а позднее аэрокосмические, медицинские, банковские, страховые, транспортные и др. В то время и возникли объектно-ориентированный анализ (ООА = object-oriented analysis), техника объектного моделирования (OMT = object-oriented technique), метод Буча (Booch) и Обжектори (Objectory). Примерно в 1998 году появился метод Шлера (Shlaer) и Меллора (Mellor), который хотя и не являлся полностью объектно-ориентированным, но сыграл в то время важную роль в продвижении объектно-ориентированной парадигмы в проектировании.

Онтологическое моделирование легло также в основу методологий объектно-ориентированного моделирования (ООМ), которая ориентирована, прежде всего, на создание больших и сложных систем, коллективную их разработку, последующее активное сопровождение при эксплуатации и регулярные модификации. В ООМ включают:

• объектно-ориентированный анализ (Object-Oriented Analysis, OOA),
• объектно-ориентированное проектирование (Object-Oriented Design, OOD),
• объектно-ориентированное программирование (Object-Oriented Programming, OOР).

Основной упор в работе будет сделан на структурно-функциональное моделирование, но некоторые аспекты будут проиллюстрированы средствами объектного подхода.

Для структурного моделирования будет использован инструмент BPWin (AllFusionProcessModeler), для построения диаграмм модели UML будет использоваться среда RationalRouse.

2. СТРУКТУРНО-ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА

2.1 Модель системы «AS_IS»

При подробном изучении данной предметной области можно прийти к выводу, что информационная система значительно упростит работу сотрудников отдела кадров. С созданием данной системы все функции (за исключением проставления отметки в трудовую книжку и выдачи документов) практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора. Например, при принятии на работу или при расчете необходимо произвести изменение штатного расписания, что может быть не выполнено из-за простой забывчивости сотрудника, а в данной информационной системе эта функция производится полностью автоматически, т.е. вероятность ошибки в данном случае исключена и в отчет по штату предприятия не попадет давно уволенный сотрудник. Необходимо также отметить, что отдел кадров подразумевает работу с большими объемами данных и данная система призвана не только исключить случайные ошибки, но и уменьшить временные затраты на обработку, поиск данных, выполнение функций, составление отчетности. Проведение итогово - отчетной работы полностью автоматизировано, например, для составления списка уволенных за определенный период сотрудников специалисту отдела кадров достаточно нажать одну кнопку и задать необходимый период (в то время как раньше сотруднику приходилось перебирать огромное количество личных дел, при этом проверяя дату увольнения вручную). Таким образом, вся работа сотрудника отдела кадров, с внедрением информационной системы, сводится к минимуму. Для наглядности и улучшения представления работы системы используется моделирование. Примером может служить BPWin модель с использованием нотации IDEFX.

Эффективность системы можно увидеть при сравнении схем AS IS и TO BE (рис. 2.1 – 2.8). Создание системы позволит упростить работу сотрудника отдела кадров, информационная система возьмет на себя значительную часть работы по составлению документации и личных дел сотрудников.

Схема AS IS

Рисунок 2.1 – Контекстная диаграмма IDEF0

Рисунок 2.2 – Декомпозиция 1 уровня

Рисунок 2.3 – Декомпозиция 2 уровня (принятие на работу)

Рисунок 2.4 – Декомпозиция 2 уровня (расчет с работы)

Так как курсовая работа выполняется в разрезе изучения дисциплины «Проектирование информационных систем», целесообразно предположить изменение регламента и модель «To BE» в связи с внедрением информационной системы. Далее рассмотрим схему (КАК БУДЕТ) иллюстрирующую процессы после внедрения АИС.

2.2 Модель системы «TO_BE»

Одной из основных проблем в функционировании отдела кадров администрации является проблема, связанная с ведением базы данных сотрудников.

Работа отдела кадров организации связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении, составлении отчетов. Основанием изменения регламента процесса послужил ряд причин, возникающих в силу влияния человеческого фактора, которые отрицательно сказываются на качестве и интенсивности работы отдела кадров:

1. возможность случайной ошибки в ручном заполнении бланков;
2. невозможность быстро справиться с большим объемом информации;
3. сложность поиска необходимой информации;

Кардинальное предложение по изменениям в регламенте – внедрение информационной системы. Целью разработки ИС является максимально возможное устранение случайных ошибок, перечисленных недостатков существующего состояния процесса «учета кадров» в работе ОК, и привнесение в нее факторов, положительно влияющих на качество и сроки выполнения реализуемых в ней функций:

1. уменьшение времени выполнения каждой функции;
2. автоматическое создание документации и отчетов;
3. простой и быстрый поиск;
4. автоматическое проставление дат и табельных номеров;