Файл: Разработка регламента выполнения процесса " Управление персоналом ".pdf

Выходом из данной проблемной ситуации является необходимость внедрения информационной системы, которая должна полностью решить данные проблемные ситуации.

Рассмотрим, какие изменения в регламенте процесса повлечет внедрение информационной системы

Схема TO BE

Рисунок 2.5 – Контекстная диаграмма IDEF0 (TO BE)

Рисунок 2.6 – Декомпозиция 1 уровня

Рисунок 2.7 – Декомпозиция 2 уровня (принятие на работу)

Рисунок 2.8 – Декомпозиция 2 уровня (расчет с работы)

Анализируя диаграммы модели «TO BE», можно сделать вывод – регламент процесса существенно изменится при внедрении информационной системы. Информационная система фактически реализует большинство составляющих процесса, оператор принимает участие как инициатор действия, посредством формирования запросов и анализирует информацию, принимает решения на основе информации полученной из системы. Так как ряд документов сегодня еще дублируется в бумажном варианте, сотруднику придется в ручном режиме вносить некоторые данные, например – внесение записей в трудовую книжку.

Наборы основных подпроцессов остаются достаточно одинаковыми в обеих моделях, так как регламенты их протекания в большей степени регламентированы не столько способом организации, сколько законодательством (КЗОТ, нормативные и подзаконные акты профильного министерства и т.д.) Структурное моделирование не в полной мере отражает изменения, в основном диаграммы определяют подпроцессы, в которых:

‑ принимает участие только оператор (сотрудник ОК);

‑ только внедряемая ИС;

‑ сотрудник принимает участие параллельно с ИС.

Для более детального анализа изменений в регламенте стоит рассмотреть некоторые аспекты самой ИС, которая предлагается для внедрения. Базовые характеристики, особенности организации и взаимодействия оператора с системой рассмотрим в следующем разделе. Именно эти особенности и раскрывают детали изменения регламента процесса после внедрения ИС.

3. АНАЛИЗ И МОДЕЛИРОВАНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ КОМПОНЕНТОВ ИС

3.1 Компоненты проектного решения

Проектные решения должны быть обоснованы основными составляющими операциями, которые необходимы для решения задачи автоматизации бизнес-процесса.

Цикл обработки данных сотрудников включает следующие этапы:

1. Прием нового сотрудника
2. Формирование личного дела сотрудника
3. Отслеживание специальных периодов (аттестация, отпуск)
4. Учет движения сотрудников
5. Увольнение сотрудника

Техническая архитектура проекта включает систему учета кадров, и базы данных. В базе данных хранятся данные о преподавателях и прочих сотрудниках ОУ. Эти данные заносятся работником отдела кадров, а система в свою очередь должна с ними оперировать.

Так как система оперирует данными личного характера, регламент обязательно должен включать этап авторизации, который предназначен для ограничения доступа к данным и предоставления данных исключительно авторизованным пользователям системы. Следовательно – при внедрении системы первым шагом в регламенте процесса управления кадрами будет авторизация. Дальнейшие шаги оператора системы (сотрудника ОК) зависят от ситуации, на каждом из шагов система осуществляет информационную поддержку процесса. Так, например, в случае устройства нового сотрудника, или преподавателя, система должна генерировать специальный бланк, для записи данных. При этом первичная информация (если таковая присутствует в системе) заносится автоматически, система позволяет ускорить ввод за счет различных функций автоматизации (выбор из списка, подстановка значений по умолчанию), проводит проверку вводимых данных на корректность.

Система введет учет всех сотрудников, которые сейчас работают, а так же хранит в себе список уволенных сотрудников.

Рисунок 3.1– Модель потока данных при добавлении нового сотрудника

Рисунок 3.2 – Взаимодействие оператора и ИС на этапе формирования выборки по входным параметрам

Система так же должна автоматически определять, стоит ли отправлять преподавателя на аттестацию. В случае такой необходимости, данные преподавателя выводятся в специальный модуль, и сотрудник отдела кадров может отправить преподавателя на аттестацию, и после этого ввести новые данные об уровне его квалификации.

Рисунок 3.3 – Модель потока данных при просмотре аттестации

3.2 Перечень основных составляющих системы, их функции

Подмодуль работы с бланками. Дает возможности пользователю по добавлению основной информации необходимой для работы в системе.

Подмодуль вывода информации. Дает возможность вывода информации связанной с сотрудниками/преподавателями, которая ранее была внесена в систему.

Подмодуль работы с документами. Дает возможность добавления/открытия документов, которые непосредственно относятся к информации, связанной с сотрудниками/преподавателями, ранее внесенными в систему.

Подмодуль расчетов. Осуществляет все расчеты необходимые для корректной работы в системе. Определения необходимости переаттестации, расчет надбавок к заработной плате.

Входные данные (личная карта):

Следующие данные касаются только категории «Преподаватель»

Расписание

1. День
2. Урок
3. Преподаватель
4. Кабинет

Бланк на аттестацию:

1. ФИО
2. Дата начала аттестации
3. Дата конца аттестации
4. Квалификационная категория аттестации
5. Место аттестации

Выходная информация:

• Расписание
• Списки сотрудников/преподавателей
• Списки сотрудников/преподавателей в отпуске
• Списки уволенных сотрудников/преподавателей
• Списки преподавателей которым необходима переаттестация (По приближению даты обязательной/добровольной переаттестации).
• Документы MS Word

3.3 Проект пользовательского интерфейса

Как можем видеть по диаграмме представленной ниже, всей системой может управлять один лишь человек (оператор ИС). Система упрощает как рабочий процесс, так и вообще учет кадров.

В определенной степени регламент выполнения процесса определяется вариантами предоставляемыми системой оператору. Для иллюстрации этого аспекта удобно использовать элементы UML модели. На рисунке 3.4 показаны варианты использования гипотетической информационной системы для автоматизации процесса управления кадрами в области учета кадров и ведения сопроводительной документации.

На следующей, временной диаграмме ‑ показана последовательность реализации доступа к данным в процессе добавления нового преподавателя (сотрудника) (рис. 3.5).

Рисунок 3.4 – Диаграмма вариантов использования системы

Рисунок 3.5 – Диаграмма последовательности «Добавления преподавателя»

Макетирование форм это этап, позволяющий предварительно представить и при необходимости согласовать с заказчиком внешний вид и особенности интерфейса программы. Интерфейс также имеет влияние на регламент протекания процессов, так как определяет последовательность ввода данных, способ доступа к данным, особенности формирования запросов и другие функциональные особенности.

Для макетирования форм можно использовать различные подходы: от простых эскизов, нарисованных от руки или в примитивных редакторах типа Paint до использования профессиональных средств и пакетов. В нашем случае использовался профессиональный пакет для макетирования и подготовки интерфейсных прототипов Balsamiq Mockups.

Опорное макетирование интерфейса:

Рисунок 3.6 – Главное окно программы

Рисунок 3.7 – Бланк заполнения личной информации

Рисунок 3.8 – Бланк добавления информации о образовании сотрудника/преподавателя

Для обеспечения и доступа оператора к функционалу ИС предлагается диалог, который в основе содержит следующее дерево (рис. 3.9)

Рисунок 3.9 – Дерево диалогов

Взаимодействие с программой происходит через графический интерфейс, а именно диалоговые окна Windows Form. Этот интерфейс привычен для рядового пользователя ПК, по этому привыкание к данной системе не вызовет осложнений. Базовая модель и макеты форм описаны выше.

3.4 Структурная схема ИС

ИС состоит из ряда подсистем, которые, в общем, представляют, собой отдельные подмодули, для осуществления возможности реализации разных манипуляций с данными которые хранятся в БД. Главные функции, которые необходимо реализовать является:

- добавление новых сотрудников/преподавателей, и данных о них (образование, предыдущие места работы, аттестация, звания и т.д.)

- в зависимости от времени проведения аттестации, преподаватели должны быть отсортированы, то есть, те которые прошли аттестацию, и не нуждаются в ней, и те кто находится в очереди на аттестацию.

- ввод/вывод данных о отпусках, и прочей информации.

- просмотр заявлений сотрудников/преподавателей (прием на работу/отпуск/увольнение)

- вывод общей информации о сотруднике/преподавателе с демонстрацией его фотографии.

Рисунок 3.10 – Структурная схема программы

Инфологическая модель данных (ER-диаграмма)

Одним из ключевых элементов системы является база данных. Именно этот компонент позволяет накапливать информацию и осуществлять информационную поддержку процессов, посредством запросов в БД с различными параметрами. На основании отчетов полученных из БД и результирующей информации запросов формируются различные документы и статистические отчеты, которые могут потребоваться в ходе принятия кадровых решений.

Конкретизировать структуру и состав БД на этом этапе достаточно сложно, так как эти аспекты существенно зависят от множества причин и могут быть детализированы только в ходе непосредственно разработки ИС, можно предложить лишь некоторую опорную структуру (приложение 1)