Файл: Разработка регламента выполнения процесса « Транспортная доставка заказов ».pdf

Для проверки надежности поставщика отдел материально-технического снабжения ООО «Эм Джи Систем» получает информацию из следующих источников:

• личная встреча с руководством компании;
• финансовая отчетность поставщика;
• местные источники (действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов);
• банки и финансовые институты;
• конкуренты потенциального поставщика;
• торговые ассоциации;
• информационные агентства;
• государственные источники (регистрационные палаты, налоговая и др., обладающие открытой для ознакомления информацией).

3. этап − анализ потенциальных поставщиков. Получив список потенциальных поставщиков после второго этапа отдел снабжения ООО «Эм Джи Систем» проводит анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков является ценой и качеством продукции, а также надежностью поставок. Надежность поставщика включает выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и количеству поставляемой продукции.

4. этап − анализ надежности поставщика. Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. Отсутствие комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле − к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки.

Важнейшей функций в закупочной логистике ООО «Эм Джи Систем» является контроль входных потоков. Процесс контроля заключается в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников генерации получения заказа, согласования условий поставки и завершения проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции.

В ходе осуществления контроля над выполнением заказа проверяется соблюдение поставщиком своих договорных обязательств по ассортиментной структуре, мощности материального потока и качеству продукции. Проверка транспортно-экспедиционных посредников заключается в соблюдении сроков доставки, отсутствии повреждений, недостач и т.д. Выполняемая на предприятии функция контроля позволяет регулировать интенсивность материальных потоков и делать выводы о надежности и ответственности поставщика.

Произошедшие непредвиденные сбои в поставках могут привести к убыткам. При надлежащей организации контроля руководство ООО «Эм Джи Систем» может оперативно получать информацию об объеме и сроках ожидаемых поставках товаров и оперативно принимать соответствующие меры при возможных отклонениях от условий заказа.

Существующая логистическая система контроля над выполнением заказа ООО «Эм Джи Систем» предусматривает прямой постоянный контакт между отправителем и получателем товара. Данное взаимодействие обоюдовыгодно, так как позволяет выявить недостатки в работе поставщика, а для завода иметь надежного поставщика позволяющего работать предприятию без сбоев.

При таком взаимодействии формируются массивы информации о параметрах и структуре материальных потоков, о развитии деловых взаимоотношений с поставщиками. Необходимость координированного контроля над ходом выполнения поставок в условиях расширения хозяйственных связей, динамичности рынка и дальнейшей интеграции привела к широкому применению компьютерных и информационных технологий.

Установленная на ООО «Эм Джи Систем» система контроля предназначена не только за соблюдением условий заказа, но также для выявления на начальной стадии брака, позволяет тем самым избежать попадания к покупателю некачественного сырья и материалов. Непосредственная взаимозависимость между качеством сырья и готовой продукции заставляет предпринимателей уделять повышенной внимание качеству исходного сырья.

Сложность осуществления контроля над выполнением заказа обусловлена номенклатурой, ассортиментом поставляемого товара. Параметры, по которым ООО «Эм Джи Систем» осуществляет контроль над выполнением заказа целиком и полностью формируется на основе производственной необходимости, обусловленной конечным продуктом и технологическим процессом. С другой стороны партия поставки зависит от возможности поставщика, вида используемого транспорта, условий хранения продукции и многих других факторов.

При размещении заказа и его реализации завод обязательно согласовывает с поставщиком интервалы материальных потоков. Если интервал отгрузки является ориентиром для поставщика, то и интервал поставки является ориентиром для завода. Интервал поставки определяется отделом материально-технического снабжения исходя из потребности в продукте, оптимальной величине запаса, срока поставки, информации о возможном задержании поставки. Величина предельного уровня рассчитывается логистической службой таким образом, что поступление материалов на склад происходит в момент снижения текущего запаса до гарантийного уровня. Расчет предельного уровня запаса не учитывает задержания его поставки.

Категория интервала отгрузки в закупочной логистике ООО «Эм Джи Систем» используется при планировании норм запаса, осуществлении контроля над поставками, регулировании производственно-хозяйственной деятельности. При заключении договорных обязательств рассчитывается также частоту поставок (число поставок в отчетном периоде), а через данный показатель - средний интервал поставки.

В случае возникновения отклонения от планового хода процесса поставки логистическая служба ООО «Эм Джи Систем» осуществляющая контроль над выполнением заказа принимает оперативные меры по розыску потерянных грузов, ускорению продвижения материальных потоков, оформлению претензий к виновным. Возникшие недопоставки, срывы поставок, нарушения сроков доставки компенсируются различными видами страхования и возмещения убытков со стороны поставщика, перевозчика. При обнаружении несоответствия входного материального потока условиям договора поставки составляется двусторонний акт о выявленных нарушениях (по ассортименту, количеству, качеству и т.д.).

Наряду с закупкой товарно-материальных ценностей, важным для ООО «Эм Джи Систем» является управлением отгрузкой и запасами на складе. На рисунке 2.3 представлено распределение отгрузки ООО «Эм Джи Систем» по федеральным округам.

Как видно из представленных данных, 31 % всей отгруженной продукции приходится на Центральный федеральный округ, 19 % на Приволжский федеральный округ. Таким образом, так как большая часть отгрузки продукции приходится на территории, расположенные далеко от Завода, вопрос логистики данных поставок является важнейшим, так как он существенно влияет на цену продукции.

Рисунок 2.3 − Распределение отгрузки готовой продукции ООО «Эм Джи Систем» по федеральным округам

Таким образом, были рассмотрены факторы оказывающие влияние на построение и функционирование логистической системы ООО «Эм Джи Систем», рассмотрена деятельность логистики: определена потpeбнocть в мaтepиaльныx pecypcax; исследован рынок закупок; порядок выбора поставщиков; осуществление самих закупок; контроль поставок.

Следует сказать, что основными тенденциями развития логистики в современных условиях следующие: сокращение количества складских объектов; увеличение объемов услуг третьих участников; разнообразие логистических услуг, предоставляемых сторонними фирмами, все более расширяется; усиление глобальной логистической стратегии; интеграция логистической деятельности; слияние всех мелких, средних и крупных логистических цепочек в единую глобальную логистическую систему; усиление роли информации для управления.

2.3 Мероприятия по совершенствованию управления логистическими процессами ООО «Эм Джи Систем»

Ранее нами был проведен анализ логистической системы ООО «Эм Джи Систем», в ходе которого выяснилось, что в организации имеется отдел логистики. В целях совершенствования логистической системы на ООО «Эм Джи Систем» предлагается ввести должность заместителя генерального директора по логистике. Заместитель генерального директора по логистике подчиняется непосредственно Генеральному директору. Логистическая система является важнейшей для магазина, поэтому предлагается приблизить в иерархической лестнице ответственного за данную систему к генеральному директору.

Целью введения заместителя генерального директора по логистике является межфункциональная координации различных видов деятельности внутри компании (маркетинг, производство, финансы, продажи). Основной целью такой координации является оптимизация ресурсов предприятия по критерию минимума общих затрат. Структура предлагаемой к созданию логистической службы (отдела логистики и смежных отделов) на ООО «Эм Джи Систем», представлена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 - Предлагаемая организационная структура логистической службы на ООО «Эм Джи Систем»

Сформулируем основные положения об отделе логистики. Отдел логистики является структурным подразделением ООО «Эм Джи Систем» и подчиняется заместителю генерального директора по логистике. Целью функционирования отдела логистики ООО «Эм Джи Систем» является организация деятельности предприятия в области логистики, направленная на реализацию корпоративной стратегии предприятия.

Задачами создаваемой логистической структуры ООО «Эм Джи Систем» будут являться:

• сбор, обработка и анализ всего комплекса информации о деятельности конкурентов, поставщиков и подрядчиков;
• планирование, организация, контроль и управление материальными и сопутствующими потоками, совершаемыми в процессе доведения продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями последнего, а также обработка, анализ и хранение соответствующей информации;
• осуществление контроля за товарными и информационными потоками с учетом комплексного подхода по схеме: нужный товар - в необходимом количестве - необходимого качества - в нужное время - в нужное место с минимальными затратами;
• обеспечение выполнения обязательств по поставкам продукции и товаров потребителям в соответствии с заключенными договорами.

Сформулируем также функции службы логистики ООО «Эм Джи Систем»:

• осуществление организации, планирования и контроля за деятельностью организации на этапах: заключения договоров; поставки продукции; ведения учета и отчетности на складах;
• проведение необходимых мероприятий по заключению договоров с партнерами, а именно: сбор информации, установление деловых контактов с предприятиями-поставщиками, разработка планов совместной работы;
• разработка совместно с ответственными службами предприятия планов сотрудничества с поставщиками и подрядчиками, а также контроль за исполнением данных планов;
• обеспечение выполнения поставщиками обязательств по заключенным договорам, в том числе по таким параметрам как: сроки поставок, цены, количество, качество, ассортимент и т.д.;
• организация, планирование и контроль деятельности складов.

Также, должен быть создан отдел Управления запасами, в функциональные обязанности которого будет входить:

• планирование заказов;
• прогнозирование запасов;
• расчет оптимального размера заказа;
• составление и расчет параметров моделей заказов и прочее.

Создаваемая служба логистики ООО «Эм Джи Систем» будет обрабатывать значительный объем информации и документов (планы, договоры, логистические схемы, маршруты, документы по запасам и т.д.), поэтому необходимо заранее разработать документооборот отдела логистики. Предлагаемый к реализации документооборот отдела логистики ООО «Эм Джи Систем» представлен в Приложении 4.

Как видно из представленных в Приложении 4 данных, через логистическую службу проходит значительное количество информации и документов. Поэтому для каждого документа необходимо предусмотреть порядок его движения с указанием сроков рассмотрения у каждого ответственного лица. Совершенствование методов управления движением документов является одной из основных задач, от решения которой зависит степень эффективности деятельности современного предприятия. Ежегодно неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена и объем информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации.

Следует также сказать, что значимым элементом любой логистической системы является подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку информации, которая при более глубоком рассмотрении сама является сложной информационной системой, имеющей в своем составе различные подсистемы.