Файл: Разработка регламента выполнения процесса « Транспортная доставка заказов ».pdf

1.2 Этапы разработки регламента процесса

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях.

Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения^[7].

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Процессы подлежащие регламентации^[8]:

1. регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
2. любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
3. подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
4. внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов ^[9]:

1. Общие положения;
2. Термины, определения, сокращения;
3. Описание процесса;
4. Ответственность;
5. Контроль.

Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице 1.3.

Таблица 1.3 - содержание разделов регламента

Глава 2. Разработка регламента процесса выполнения процесса «ТРАНСПОРТНАЯ ДОСТАВКА ЗАКАЗОВ»

2.1 Общие сведения о предприятии

Объектом исследования данной работы является транспортно-логистическая компания ООО «Эм Джи Систем», расположенная в г.Москве.

ООО «Эм Джи Систем» (Москва; ИНН 7727780148) зарегистрировано 01 июня 2012 года регистрирующим органом Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве. Уставный капитал компании по состоянию на 01.05.2015 - 32000 руб. Тип собственности ООО «Эм Джи Систем» - Общество с ограниченной ответственностью. Форма собственности ООО «Эм Джи Систем» - частная собственность. Основные виды деятельности ООО «Эм Джи Систем»: организация перевозок грузов, оптовая торговля через агентов (за вознаграждение или на договорной основе), прочая оптовая торговля.

Компания ООО «Эм Джи Систем» имеющая разветвленную сеть подразделений в европейских и азиатских странах, является активным игроком транспортно-логистического рынка, а также включает в себя складские, транспортные и таможенные системы.

Наши подразделения представлены в Италии, Германии, Эстонии, Китае (шесть офисов в основных портах плюс транспортный хаб в Гонконге). Компания ООО «Эм Джи Систем» предоставляет комплексный сервис по доставке сборных грузов и комплектных машин из стран Европы, Юго-Восточной Азии, Индии, Северной и Южной Америки.

Важнейшее направление деятельности ООО «Эм Джи Систем» - международные автомобильные перевозки продуктов питания. Высокая скорость доставки с оптимальными тарифами является неотъемлемой чертой услуги. Огромный опыт работы в данной сфере, разветвленная сеть филиалов за рубежом, необходимое техническое оснащение, наличие высококвалифицированного персонала и партнерские отношения с крупнейшими транспортными компаниями, позволяют ООО «Эм Джи Систем» обеспечить качественное и экономически выгодное для вас предложение.

На рисунке 2.1 показана организационная структура управления компании ООО «Эм Джи Систем».

Юрисконсульт

Генеральный директор

Отдел продаж

Отдел логистики

доставка

закупка

Отдел бухгалтерии

Склад

Служба сервиса и технической поддержки

Рисунок 2.1 - Организационная структура управления и ее влияние на внешнюю среду

Как видно из рисунка 2.1, структура имеет функциональный характер.

В компании ООО «Эм Джи Систем» реализация продукции отделами продаж также осуществляется в непосредственной связи с другими отделами компании. На предприятии применяются все виды методов управления. Более всего генеральный директор использует организационно-административные методы, чтобы обеспечить четкость, дисциплину и порядок работы. На втором месте по значимости стоят социально-психологические методы. Генеральный директор находится в хороших отношениях со всеми сотрудниками, в коллективе достаточно благоприятный психологический климат. Экономические методы используются генеральным директором охотно, только если сотрудник как-либо себя проявил: материальное поощрение заключается в выдаче премий. Это повышает деловую активность персонала, они стараются находить новые идеи для работы предприятия.

2.2 Aнaлиз сущeствующих лoгистичeских систeм ООО «Эм Джи Систем»

Рассмотрим существующую на ООО «Эм Джи Систем» логистическую систему на рис.2.2.

Централизованный склад

Оптовые потребители

Поставщики Европа

Склад экспедитора

Департамент логистики

Розничные магазины

Поставщики Россия

Розничные потребители

Склад экспедитора

Поставщики Азия

Рисунок 2.2- Логистическая система ООО «Эм Джи Систем»

Перевозчики

Информационные потоки

Материальные потоки

Как видно из рис. 2.2 логистическая система ООО «Эм Джи Систем» включает поставщиков, потребителей, розничные магазины, оптовые склады и перевозчиков. Перевозку товаров на всех этапах осуществляют транспортные компании, за исключением:

• перевозки товаров между оптовыми сладами и розничными магазинами;
• доставки товаров оптовым покупателям;
• доставки товаров розничным покупателям.

Обычно на ООО «Эм Джи Систем» применяются следующие методы закупок:

• оптовые закупки товара одной партией;
• регулярные закупки мелкими партиями;
• закупки по мере необходимости;
• ежедневная (ежемесячная) закупка товаров по котировочным ведомостям;
• закупка товаров с немедленной сдачей;
• различные комбинации перечисленных методов.

Эффективная работа отдела закупок напрямую зависит от результатов деятельности связанной с отслеживанием ситуации на рынке поставщиков, выявлению потенциальных и реальных поставщиков. Выполнение данной работы носит не разовый, а постоянный характер, так как рынок имеет тенденцию к расширению и на появляются новые компании, а также материалы.

ООО «Эм Джи Систем» использует стандартную схему поиска поставщиков, состоящая из четырех этапов:

1. этап − поиск потенциальных поставщиков. Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий:

• проведение конкурсов (тендеров);
• изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);
• посещение ярмарок, выставок;
• личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные обзвоны, деловые встречи).

Конкурсные торги (тендеры) в настоящий момент являются наболее распространенной формой поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Проведение тендера на ООО «Эм Джи Систем» осуществляется по следующей схеме:

• формирование условий тендера;
• разработка и публикация тендерной документации;
• рекламная кампания;
• проверка оценочной квалификации участников тендера;
• проведение анализа тендерных предложений;
• определение победителя тендера.

По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться.

2. этап − проверка поставщиков. Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать вашим долгосрочным поставщиком, становиться вашим партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у потребителя могут возникнуть проблемы, что может привести к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора.

Ситуаций, когда проверка поставщиков просто необходима, может быть множество: например, посредник зарегистрировал компанию с очень похожим названием, что и крупный уважаемый производитель; название может быть верным, а реквизиты в инвойсе относятся к другой компании - посреднику; контракт подписан не директором предприятия, а человеком, не имеющим права подписи; компания может быть известна, но в настоящий момент на грани банкротства и т.п.