Файл: Особенности коммуникаций в организации ( Виды коммуникаций в организации).pdf

16.

горизонтальных информационных потоков.

Внутрикоммуникативные сети подразделяются на централизованные и

децентрализованные. Централизованные – все потоки замыкаются на

руководителе (лидере). Общение работников друг с другом проходит через

центральную позицию. Такие сети обеспечивают высокую эффективность при решении относительно простых задач. «Неполная» и «полная» сети

обеспечивают общение участников коммуникативного процесса друг с другом.

Они эффективны в случае, если производственные задания требуют

постоянного обмена информацией относительно их содержания и способов

решения.

Психологическая структура внутренних коммуникаций. Среди неформальных коммуникационных сетей можно выделить психологическую

структуру. Она характеризует роли участников коммуникационного процесса.

Правильный, психологически аргументированный подбор исполнителей ролей является важным фактором, обеспечивающим необходимые потоки информации.

Американские ученые, изучая различные варианты коммуникативных

моделей, выделили четыре типа «коммуникаторов» в организации:

− «сторож» – работник, контролирующий прохождение информации к

другим работникам. Чаще всего эту роль играют секретари, операторы

телефонных станций, диспетчеры и т. д.;

− «лидер мнений» – работник, оказывающий влияние на мнения и

поведение других работников. Это может быть неформальный лидер, чье

мнение противоречит официальному;

− «связной» – работник, служащий связующим звеном между различными

17.

группировками;

− «пограничник» – работник, имеющий высокую степень связей с

внешней средой.

В качестве примера использования психологических особенностей и

ролевых функций в построении коммуникационных сетей рассмотрим

деятельность по управлению персоналом в известной международной

корпорации «ЗМ». Основной целью менеджмента той организации являются

наступательные инновационные стратегии. Для внедрения их на практике

требуется создание особых условий, в том числе расстановка работников,

способных обеспечить процесс внедрения инновационного проекта. «В

качестве важнейшей ставится задача обеспечить в точках межфункционального взаимодействия контакты работников с одинаковым уровнем профессиональной подготовки и единство терминологического аппарата, с тем чтобы они могли совместными усилиями воспринимать держание проблем, выявлять сильные и слабые стороны нововведений в процессе их создания. При ином подходе возможны «ошибки, недопонимание. Участники коммуникаций на «стыках» должны обладать примерно равным статусом, чтобы избежать дотирования точки зрения более старшего в иерархии» (Грачёв М. В.

Суперкадры: управление персоналом в международной корпорации. – М.,

1993. С. 39). В «ЗМ» выделяют следующих носителей ролевых функций:

«антрепренеры» – энергичные руководители, поддерживающие и продвигающие новые проекты; «генераторы идей» – специалисты различного уровня,

выдвигающие новые предложения; «информационные привратники» — специалисты, которые накапливают и распространяют необходимую для реалиизации проекта информацию. Они находятся в узловых точках коммутационных сетей, контролируют потоки научно-технических, коммерческих и других сообщений. В организации функционируют также «технологические», «рыночные», «производственные привратники», квалифицированные специалисты, обладающие широкой междисциплинарной подготовкой. Умелое управление сформированными коммуникационными сетями позволяет

18.

корпорации добиться поставленных целей.

19.

3. РАЗНОВИДНОСТИ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Виды коммуникаций в организации

Вертикальные коммуникации. Этот вид обмена информацией составляет

основную часть коммуникационного процесса у руководителя. Составляющие

вертикальных коммуникаций следующие: прояснение задач, приоритетов,

ожидаемых результатов; обеспечение вовлеченности подчиненных в решение

задач; обсуждение проблем эффективности работы; достижение признания и

вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие

способностей у подчиненных; сбор информации о назревающей или реально

существующей проблеме; оповещение подчиненных о грядущих изменениях;

получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Интерактивные (горизонтальные) коммуникации в организациях возникают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению. Они

обеспечивают человеку необходимую социальную поддержку.

Как и другие типы организационных коммуникаций, интерактивный

процесс имеет множество поведенческих следствий. Возможно, что

психологически человеку удобнее обратиться за поддержкой именно к тем, кто стоит примерно на том же уровне, а не к выше- или нижестоящим. Если

поддержка способствует объединению усилий для достижения общих целей и задач, то интерактивные коммуникации оказывают положительное влияние.

Однако, если в группе «равных» не возникает необходимости объединить свои усилия, содержание происходящих между ними коммуникаций может принять неадекватные или даже деструктивные формы. Кроме того, интерактивные коммуникации между работниками одного уровня могут осуществляться в ущерб вертикальным коммуникациям. Работники, которые успешно общаются между собой на одном уровне и оказывают друг другу

20.

социальную поддержку, могут оказаться совершенно несостоятельными в

ситуации с нисходящими или восходящими коммуникациями.

Исследователями обобщены и выделены четыре наиболее важные цели

интерактивных коммуникаций:

− координация заданий. Руководители отделов могут собираться

ежемесячно для того, чтобы обсудить, какой вклад может внести каждый из

отделов в достижение общих целей организации;

− решение проблем. Работники отдела могут собраться для того, чтобы

обсудить, как они будут работать, если реализуется угроза сокращения

бюджета; они могут использовать метод мозгового штурма для решения

возникающих перед ними проблем;

− обмен информацией. Работники разных отделов могут встретиться,

чтобы обменяться новыми данными;

− разрешение конфликта. Работники отдела могут собраться для того,

чтобы обсудить внутренний конфликт.

На развитие интерактивных коммуникаций оказывают влияние новейшие

технологии – использование компьютеров, телефонов и телевидения. Конечно, члены организации могут общаться между собой через компьютерную сеть, но коммуникации по-прежнему остаются динамичным межличностным

процессом.

Во многих современных исследованиях подчеркивается, что коммуникации представляют собой понимание не явного, а скрытого, носящего личностный характер.

Деловое совещание

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по

обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллек-

21.

тивного осмысления и решения.

Типы совещаний можно классифицировать в зависимости от управлен-

ческих функций:

− совещания по планированию, на которых обсуждаются вопросы

стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые для

реализации планов;

− совещания по мотивации труда, где обсуждаются проблемы производи-

тельности и качества, удовлетворенности персонала, причины низкой

мотивации, возможности ее изменения, вопросы морального и материального

стимулирования;

− совещания по внутрифирменной организации, где предметом

обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации

действий структурных подразделений, делегирование полномочий и др.;

− совещания по контролю за деятельностью работников посвящены

обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей,

проблемам срывов, низкой производительности;

− совещания, специфические для организации, где обсуждаются

оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации,

инновации и возможности их внедрения, проблемы выживания, конкурен-

тоспособности, имиджа, стиля.

При подготовке совещания необходимо определить: цель совещания –

описание ожидаемого результата, нужного решения, желательного итога;

предмет обсуждения – тема совещания, которая должна быть актуальной,

конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников

22.

совещания.

Повестка совещания – письменный документ, содержащий следующую

информацию: тема; цель; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и

окончания; место проведения; фамилии и должности докладчиков, работников,

ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос;

место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Совещания проходят оперативно и конструктивно, когда участники не

просто информированы о правилах поведения, но и придерживаются их.

Правила поведения на совещании для руководителя:

− начать и завершить совещание в точно назначенное время;

− сообщить о регламенте;

− согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

− назначить ответственного за регламент и протокол;

− регулировать деловитость и направленность выступлений;

− соблюдать корректность дискуссии;

− использовать разнообразные приемы для активизации внимания

участников совещания;

− подводя итоги, обобщить все сказанное, сформулировать выводы,

определить задачи на будущее;

− в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на

эффективную работу.

Правила поведения на совещании для участников:

− не следует бояться взять на себя ответственность за то, что вы говорите;

− не рекомендуется использовать провокационные вопросы или вопросы-

23.

ловушки, которые провоцируют конфликты, становятся причиной ухода от

проблемы;

− в высказываниях быть конкретным, четким, корректным;

− оставаться естественным — самим собой, а «не играть роль»;

− выражать собственную позицию.

После совещания необходимо направить усилия на выполнение принятых

решений: проанализировать ход и результаты; внимательно просмотреть

протокол результатов; создать условия для реализации намеченных

мероприятий.

Пресс-конференция – мероприятие, направленное на информационную и

рекламную поддержку имиджа организации. Этот вид деловых контактов во

многом обеспечивает эффективность взаимодействия с внешней средой.

Структура пресс-конференции. В вводной части обязательны следующие

элементы: приветствие; разъяснение причины проведения; программа;

представление выступающих; информация о материалах, представляемых

прессе.

В ходе пресс-конференции: докладчик кратко зачитывает текст заявления,

в котором отмечается о причинах ее проведения; репортеров просят задавать

вопросы докладчику; определяется очередность ответов на заданные вопросы, при этом репортеры не должны отклоняться от объявленной темы.

Ведущий на пресс-конференции должен: не допускать преувеличений,

называть вещи своими именами; проявлять уважение к своим конкурентам,

политическим противникам; не стремиться убедить других в том, что успех — исключительно ваше личное достижение; не вступать в споры, не использовать «закрытые» ответы типа «Да», «Нет»; не затрагивать тем, освещение которых в прессе нежелательно; не проявлять пристрастия или неприязни к

24.

кому-либо из участников пресс-конференции.

Деловые переговоры – специфический вид деловой коммуникации,

имеющий свои правила и закономерности, использующий совместный анализ проблем. Деловые переговоры – инструмент как внутренних, так и внешних коммуникаций.

Выделяют два подхода к переговорам: конфронтационный и партнерский.

Конфронтационный подход к переговорам – это противостояние сторон,

своеобразное поле битвы, т. е. каждая из сторон уверена, что целью перего-

воров является победа, а отказ от полной победы означает поражение.

Партнерский подход реализуется на основе совместного с партнером

анализа проблем и поиска взаимоприемлемого решения, при котором в

выигрыше оказываются оба участника.

Цель переговоров может состоять в налаживании связей, принятии

решений, заключении различных договоров, координации совместных условий, согласовании мероприятий. Стратегическая цель переговоров – найти взаимо- приемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.