Файл: Особенности коммуникаций в организации ( Виды коммуникаций в организации).pdf

Введение

Данная курсовая работа посвящена вопросам коммуникации в организации , а значит тому, в чем каждый человек участвует каждодневно, но далеко не все делают это достаточно профессионально и согласованно. Очень трудно переоценить важность коммуникаций в управлении организацией, в каждодневном поддержании работы организации на должном уровне. Практически все, что делают руководители, для того, чтобы помочь своей организации в достижение ее целей, требует постоянного, ежедневного, эффективного обмена информацией как в самой организации, так и в ее коммуникациях с окружающим миром. Ясно, что первоочередная задача любого руководителя создать наиболее благоприятный климат в своей организации для достижения целей и задач данной конкретной организации. Ясно, что без правильной коммуникации работники внутри компании не сумеют согласованно работать вместе, формулировать цели своей организации и должным образом достигать их.

Однако, как мы увидим далее, коммуникации – это очень сложный и достаточно важный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов всех работников, любого уровня в организации, любого звена. Каждый из этих шагов очень важен и нужен именно для того, чтобы сделать наши мысли как можно более понятными другому лицу, чтобы сделать наши поступки четкими, ясными и наиболее эффективными. Каждый наш большой или маленький шаг в этом направлении – это пункт, в котором смысл может быть потерян, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что именно мы делаем, цель может быть утрачена.

Цель данной курсовой работы – это ознакомиться со структурой, самой природой и возникающими сложностями коммуникаций в организациях, с появляющимися потенциальными опасностями на пути к достижению понимания сути коммуникативных явлений , а также и с тем, что можно и нужно предпринять, для более эффективного обмена информацией как среди менеджеров любого звена, среди работников всех уровней, так и за пределами круга их общения.

1. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Сущность и виды коммуникаций

Современный термин коммуникации теперь уже достаточно широко применяется как в обыденной жизни среди людей, так и среди специалистов разных уровней и профессий. Так например транспортные коммуникации как часть логистики обеспечивают современные грузовые и пассажирские автомобильные, железнодорожные, речные, морские, авиационные потоки всеми видами транспорта от одного пункта к другому.

Инженерные коммуникации в городах и населенных пунктах образуют очень сложную надземную и подземную инфраструктуру городов и микрорайонов, подводя таким образом к домам и предприятиям воду, водоотведение, тепло, электроэнергию, канализацию и др. Информационные же коммуникации полностью обеспечивают телефонную, радио и телевизионную, а так же и космическую спутниковую связь всех пользователей.

Вместе с тем, живое общение людей также является главным коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни общества наиболее важную роль.

Коммуникация (от лат. communicatio – сообщение) – это достаточно специфический обмен информацией, процесс передачи как эмоционального, так и интеллектуального содержания.

Коммуникации – это , пожалуй, главный способ общения и передачи информации от каждого человека к человеку в виде как устных, так и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Виды коммуникаций. Общение людей осуществляется с помощью

вербальных и невербальных коммуникаций. Вербальные коммуникации

реализуются посредством устных и письменных сообщений. Устная передача

информации осуществляется в процессе речевого диалога, совещания,

переговоров, презентаций, телефонного разговора, когда наибольший объем

информации передается посредством голосовой связи, хотя это и не самый надежный способ передачи информации, так как каждый человек понимает слова по-своему. Письменные же коммуникации реализуются через доку-

3.

менты в форме писем, приказов, разного вида распоряжений, инструкций, положений, когда руководитель передает подчиненному точные письменные указания для проведения конкретных действий.

Это более точный вид коммуникаций, так как информация передается без искажений, отсутствует возможность привнесения своей интерпритации.

В процессе чтения литературы мы изучаем такие виды знаний как история, экономика, политика, культура и тем самым черпаем эти знания из разного рода книгохранилищ мировой культуры. Несмотря на развитость вербальных коммуникаций, их удельный вес в процессе человеческого общения, по мнению ученых, не превышает 12% - 15%.

Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка

телодвижений и параметров речи. Язык телодвижений – считается, что это главный компонент невербальных коммуникаций, оказывающих воздействие на другого человека по мнению тех же ученых до 55% всех коммуникаций. К нему так же относятся и одежда, осанка, жесты, собственно телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, размер зрачков, расстояние между говорящими. Параметры речи – второй по значимости компонент невербальных коммуникаций, который составляет до 35% всех коммуникаций. К параметрам речи мы относим интонацию, тембр голоса, темп речи, частоту дыхания, выбор слов, употребление жаргона, громкость голоса, произношение слов и др.

Коммуникация как функция управления организацией

Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности

руководителя, поскольку коммуникации – это обмен информацией между

людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать,

формулировать задачи и решать их.

Коммуникации – важнейший элемент обеспечения эффективности

управления.

Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспе-

4.

чения каждой фирмы, организации, предприятия. Специалисты в области

менеджмента считают, что 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути

достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратят на нее от 50 до 90% своего времени. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с

позиций оценки эффективности управления.

В связи с этим, высокопрофессиональный менеджер должен понимать,

каким образом среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством

устного и письменного общения.

Коммуникации в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций.

Автор книги «Предприятие будущего» Г. Аммельбург определяет значение коммуникативных процессов в организации, пользуясь аллегорическим сравнением с живым организмом. Организацию в широком понимании он представляет как систему, образуемую определенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией.

В узком понимании, организация – это структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением («скелет»).

1.3. Понятие организации

В широком смысле понятие «организация» применяется к биологическим,

5.

социальным и техническим объектам. В научных работах понятие

«организация» определяется как:

− внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более

или менее дифференцированных и автономных частей целого;

− совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и

совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

− объединение людей, совместно реализующих программу или цель и

действующих на основе определенных правил и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организации: структурный,

процессуальный и социально-психологический.

А. Файоль, которого считают отцом классического менеджмента, отмечал,

что организовывать – значит «строить двойной – материальный и социальный –

организм предприятия».

По мнению М. Мескона, чтобы рассматривать некоторую группу как

организацию, необходимо наличие, по крайней мере, двух человек, которые

считают себя частью этой группы; одной цели (т. е. желаемого конечного

состояния или результата), которую понимают как общую все члены данной

группы; членов группы, работающих для достижения значимой для всех цели.

Соединив в одно целое эти существенные характеристики, можно дать

следующее определение: организация есть группа людей, деятельность которых

сознательно координируется, для достижения общей цели или целей.

Представление об организации развивалось в направлении от жесткого

6.

структурно-функционального подхода М. Вебера, школы человеческих

отношений (3. Мэйо) к школе социальных систем, основоположником которой

можно считать биолога Людвига фон Бёрталанфи. За отправную точку

исследования организации стали принимать уровень социальной системы,

объединяющей отдельные элементы.

Ключевыми понятиями школы социальных систем являются представления об открытых и закрытых системах.

Система любого типа – это некое целое, состоящее из частей (подсистем),

которые функционируют сообща взаимозависимым образом с целью осуществления общих задач.

Отрытая система – это система, которая влияет на свое окружение и

испытывает влияние с его стороны, и взаимодействует с ним. Концепции,

рассматривающие организацию в качестве открытой системы, акцентируют

внимание на взаимосвязи различных компонентов и функций организации и

признают взаимную зависимость между организацией и ее внешней средой,

являющейся источником трудовой силы и сырья и реципиентом продукции и

услуг организации. С системной точки зрения, организация сумеет выжить и

преуспеть, если ее различные функции и компоненты функционируют в

согласии друг с другом, и система как единое целое поддерживает

интенсивную связь со своим окружением.

Внутренняя среда организации

(социальная структура,

техническая структура,

административная структура)

Среда прямого воздействия

7.

Конкурирующая среда

Общественная среда

Макросреда

1.4. Характеристики внешней среды

М. Мескон выделяет такие характеристики внешней среды, как сложность,

подвижность, неопределенность (Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф.

Основы менеджмента / Пер. с англ. – М., 1995. – С. 118).

Под сложностью внешней среды понимается вариативность факторов, на

которые организация обязана реагировать.

Подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в

окружении организации. Многие исследователи и руководители отмечают, что в современных условиях внешнее окружение организаций меняется с

нарастающей скоростью, причем есть организации, вокруг которых внешняя

среда особенно подвижна.

Неопределенность внешней среды является функцией объема информации,

которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также

уверенностью в надежности этой информации. Если информации мало или есть некоторые неточности, сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация, и есть основания считать ее обоснованной, высоконадежной.

Среда прямого воздействия

При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию следует

учитывать характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и

неопределенности, которые описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия.

8.

К внешней среде прямого воздействия на организацию относятся:

− поставщики – организации, поставляющие материалы, оборудование,

капитал, рабочую силу. Зависимость между организацией и сетью

поставщиков – один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации;

− потребители (клиенты).

Для многих, согласно мнению П. Ф. Друкера, единственной подлинной

целью бизнеса является создание группы потребителей. Под этим понимается следующее: выживание и существование организации зависят от ее способностей находить потребителей своей продукции и удовлетворять их