Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Документальное оформление и учет денежных средств).pdf

МСФО (IAS) 7 «Отчет о движении денежных средств»^[21] раскрывает требования по представлению информации о движении денежных средств.

Учетная политика предприятия, в которой предусматривается график документооборота, рабочий План счетов бухгалтерского учета, утверждаются формы внутренней отчетности, лиц, ответственных за ведение операций с денежными средствами.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств и расчетов являются:

– правильная организация, своевременное и законное проведение безналичных и наличных расчетных операций;

– своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

– обеспечения сохранности денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

– контроль за расходованием денежных средств;

– периодическое проведение инвентаризаций денежных средств.

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы».

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия, по кредиту – выплата (расходование) наличности.

Аналитический учет может вестись по каждой операционной кассе кассиром, что обеспечивает реализацию функции сохранения имущества собственника, а также по видам валют. Наиболее достоверный аналитический учет ведется в отчете кассира, где отображается каждая хозяйственная операция по движению денежных средств в кассе.

С целью реализации функции управления учет должен быть организован таким образом, чтобы в любой момент времени можно было определить платежеспособность предприятия, отслеживать остатки наличности, а также движение и направления ее использования. Учетная информация необходима управленцам для:

– анализа движения и направления денежных средств предприятия в предыдущих периодах;

– определения минимальной необходимой потребности в денежных средствах для осуществления текущей хозяйственной деятельности;

– корректировки потока платежей для уменьшения максимальной и средней потребности в денежных средствах;

– обеспечения эффективного использования временно свободных денежных средств;

– обеспечения ускорения оборачиваемости денежных средств;

– построения эффективных систем контроля за движением денежных средств предприятия;

– минимизации потерь денежных средств от инфляции и от изменения курса (для иностранной валюты).

В Бухгалтерском балансе информация о денежных средствах и денежных эквивалентах отражается в активе в разделе 2 по строке 1250. Кроме того, открытые акционерные общества предприятия составляют так же «Отчет о движении денежных средств», в котором отражается вся информация за отчетный год о поступлении и платежах денежными средствами от разных видов операций.

Все факты поступления и выбытия наличных на предприятии отражаются в кассовой книге, то есть учетном регистре, предназначенном для учета кассовых операций кассиром предприятия.

Каждое предприятие, которое имеет кассу, ведет только одну кассовую книгу в национальной валюте и отдельно на каждую иностранную валюту. Количество листов в кассовой книге подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера этого предприятия или вышестоящего органа.

Записи в кассовой книге осуществляются в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой темного цвета или чернилами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными и является отчетами кассира. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Приписки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отчет кассира.

Отчет кассира – это документ, который передается кассиром предприятия в бухгалтерию, и является отрывным листом кассовой книге с приложением приходных и расходных кассовых документов.

Отчеты кассира проверяется бухгалтером в следующем порядке: 1) сверяется остаток на начало дня с остатком на конец дня предыдущего отчета; 2) проверяется достоверность записей, то есть идентичность записей в и прилагаемых документах; 3) проверяется правильность подсчитанных итогов по поступлению и расходованию, остатка на конец дня; 4) после проверки отчета в графе «шифр корреспондирующего счета» записываются корреспондирующие счета, суммы группируются по одному счету и проводятся записи в регистрах учета.

В конце месяца бухгалтер собирает все кассовые отчеты с подшитыми к ним первичными документами по датам в возрастающем порядке и сшивает в отдельную папку. Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия.

Поступление и выдача денежных документов оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами или накладными, которые их заменяют. В установленные сроки кассир составляет и передает в бухгалтерию отчет о движении денежных документов.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете сумм денежных средств в пути являются:

– при сдаче выручки инкассатору – сопроводительная ведомость;

– отделению связи – квитанция о приеме денежной суммы;

– в кассу банка – квитанция к приходному кассовому ордеру банка;

– по суммам, перечисленными организациям, – полученные от них сообщения (авизо) с указанной датой, номером платежного поручения, суммы и названия учреждения банка или почтового отделения, которое приняло перечисления.

Сдача выручки инкассатору оформляется сопроводительной ведомостью.

Сопроводительная ведомость составляется в трех экземплярах через копировальную бумагу: первый экземпляр (сопроводительная ведомость) вкладывают в инкассаторской сумки, второй (накладная) – отдают инкассатору при получении им сумки, третий (копия сопроводительной ведомости) – остается в кассе предприятия (инкассатор расписывается на этом экземпляре и ставит соответствующий штамп). Этот документ является основанием для списания средств с кассира, подтверждающий сдачу денег в кассу банка. На оборотной стороне первого и второго экземпляров указанных документов материально ответственные лица заполняют по купюрное описание денег, которые сдаются.

В расчетных документах не допускаются исправления, независимо от того, кто вносит эти изменения – клиент или банк. При этом предприятия и физические лица несут полную ответственность за правильность внесенных к расчетным документам данных. Документы, поступающие в банк, действительны только при наличии подписей, идентичных подписям в банковской карточке.

При наличных расчетах банковскими документами являются денежные чеки и объявления на взнос наличными; в случае безналичных перечислений – платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, расчетные чеки, аккредитивы, векселя, банковские платежные карточки.

Платежное поручение является распоряжением обслуживающему банку о перечислении определенной суммы на счет другого предприятия, оформленное на специальном бланке.

При расчетах платежными поручениями инициатором платежа выступает плательщик. По желанию в платежном поручении плательщик может указать дату валютирования, то есть указанную плательщиком в расчетном документе или в документе на перевод наличности дату, начиная с которой денежные средства, переведенные плательщиком получателю, переходят в собственность получателя. Эта дата не может быть установлена позже, чем на десятый календарный день после составления платежного поручения (без учета даты его составления).

Любое перечисление (кроме уплаты налогов) должно иметь основание, подтвержденное документально. Документами, подтверждающими правомерность платежа, могут быть: договор, акт (выполненных работ, оказанных услуг), накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, письмо, приказ, прочее.

Банк регистрирует все осуществленные операции по поступлению и списанию средств с текущего счета в специальной выписке из лицевого счета с добавлением оправдательных документов.

Выписка банка – это документ, который выдается банком предприятию и отражает движение денежных средств на текущем счете. Она заменяет собой регистр аналитического учета по операциям на текущем счете и одновременно является основанием для бухгалтерских записей. Таким образом, выписка банка – это фактически второй экземпляр лицевого счета предприятия, открытого банком.

Бухгалтер при получении выписки осуществляет следующие операции:

– выписка нумеруется;

– проверяется наличие оправдательных расчетных документов, на основании которых зачислены или списаны средства;

– проверяется соответствие сумм в выписке суммам оправдательных документов на перечисление или зачисление средств;

– проставляется корреспонденция счетов в соответствии с проведенных операций.

Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить, что текущий счет для учета на предприятии – активный, а для банка – пассивный. Сохраняя денежные средства предприятия, банк считает себя его должником, то есть на эту сумму имеет кредиторскую задолженность. Поэтому остатки денежных средств и поступлений на текущий счет предприятия банк записывает по кредиту текущего счета, а уменьшение своего долга (списания, выдачу средств) – по дебету.

На полях проверенной выписки напротив сумм операций и на документах, прилагаемых проставляются коды корреспондирующих счетов, а на документах указываются еще и порядковые номера записи в выписке. После этого на всех добавленных к выписке документах ставят штамп "Погашено".

При осуществлении безналичных расчетов могут применяться аккредитивная, инкассовая, вексельная формы расчетов, а также расчеты могут проводиться расчетными чеками, банковскими платежными карточками, причем клиенты банков самостоятельно выбирают платежные инструменты (платежное поручение, платежное требование, платежное требование-поручение, расчетный чек, аккредитив). Форма расчета указывается при заключении договоров.

Субъекты предпринимательской деятельности могут использовать чеки для расчетов за товары, работы, услуги. Чеком является ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Различают денежные и расчетные чеки.

При расчетах денежными чеками владелец счета (чекодатель) дает письменное распоряжение плательщику (банку, который выдал денежные чеки) уплатить определенную сумму, указанную в чеке, держателю средств (чекодержателю). Для этого предприятие в учреждении банка приобретет чековые книжки.

Для получения чековой книжки предприятие подает в банк-эмитент заявление в одном экземпляре с подписями лиц, которым предоставлено право подписи документов для осуществления денежно-расчетных операций. На обратной стороне заявления чекодатель самостоятельно указывает сумму, в пределах которой могут быть оплачены выписаны чеки. Оформление чековой книжки является услугой банка, оплату которой следует отразить в учете так же, как и оплату других предоставленных предприятию услуг.

Для перечисления с текущего счета платы за оформление чековой книжки в платежном поручении следует указать: «За оформление чековой книжки по договору на расчетно-кассовое обслуживание». Чаще всего на практике предприятия в самом договоре на расчетно-кассовое обслуживание непосредственно отмечают такую услугу банка как оформление чековой книжки и размер оплаты за данную услугу. В таком случае платежное поручение на перечисление средств банка за данную услугу передавать не нужно. Содержание оплаты за оформление и выдачу чековой книжки осуществляется банком автоматически.

Полученная чековая книжка должна храниться в сейфе у главного бухгалтера или работника бухгалтерии, на которого возложена обязанность ведения расчетов по данной чековой книжке.

Для открытия аккредитива предприятие подает в банк заявление на аккредитив. Для открытия аккредитива, депонированного в исполняющем банке, плательщик подает заявление в четырех экземплярах, а депонированного в банке-эмитенте - в трех экземплярах.

2. Учет наличия денежных средств и денежных документов

2.1. Краткая экономическая характеристика объекта наблюдения

Объектом исследования является ООО «Дебрусс» магазин розничной торговли по продаже товаров для всей семьи в России с 2011 года.