Файл: Реквизиты управленчески документов и правила их оформления.doc
Добавлен: 23.10.2018
Просмотров: 4118
Скачиваний: 44
2. РЕКВИЗИТЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ
2.1. Унификация и стандартизация.
Состав и правила оформления реквизитов
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования технических средств.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов.
Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.
Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет его формуляр. Различные виды документов имеют разный набор реквизитов. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром. При создании унифицированной системы документации разрабатывается формуляр-образец, который должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы.
Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
В ГОСТе Р 6.302003 для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований (в действовавшем до этого ГОСТе Р 6.30 – 97 было 29 реквизитов):
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части: заголовочную (реквизиты 01 17), содержательную (реквизиты 18 21), оформляющую (22 30).
Реквизиты 01 14 заголовочной части могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продольное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение). Способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей в соответствии с ГОСТ Р6.30 2003 даны в приложениях 1 и 2.
Рассмотрим требования к оформлению реквизитов документов.
2.2. Реквизиты заголовочной части документа.
Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации.
На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств воспроизводится изображение Государственного герба Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. N 52.Ч. I, ст.5021).
Реквизит 02 - герб субъекта Российской Федерации.
Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей.
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации (конституциями, законами, уставами и др.).
Реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания).
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.
Реквизит 04 - код организации.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 07 - код формы документа.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизит 08 - наименование организации.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Реквизит 09 - справочные данные об организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес (указывается в соответствии с действующими почтовыми правилами); номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Государственный стандарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные.
Реквизит 10 - наименование вида документа.
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма.
Реквизит 11 - дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2012 г. следует оформлять 05.06.2012.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2012 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2012.06.05. Последний вариант оформления даты соответствует традициям европейских стран и закреплен в международных стандартах.
Реквизит 12 - регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Реквизит 14 - место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Бийское научно-производственное объединение «Маяк»
г. Бийск, Алтайского кр.
Реквизит 15 – адресат.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
или
ОАО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Алтайского края
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом"
Н.В.Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
О.П. Образцову
ул.Садовая, д.5, кв.12,
г.Барнаул,
Алтайский край, 656000
Реквизит 16 - гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись В.А.Степанов
Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись Л.В.Кузнецов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: