УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.20__ N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.20___ N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 3.

Реквизит 17 – резолюция.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Н.В. Морозовой

Н.А. Федосеевой

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

"ТЕРМИКА" к 05.10.20__

Личная подпись

Дата

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

2.3. Реквизиты содержательной части документа.

Реквизит 18 - заголовок к тексту.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ

о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Реквизит 19 - отметка о контроле.

Отметку о контроле над исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Реквизит 20 - текст документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

---

Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Не рекомендуется в таблице использовать самостоятельную графу «Номер по порядку», применять диагональное деление строк, проставлять номер непосредственно перед числовыми значениями величин.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если текст излагается именно в указанной последовательности, то это прямой порядок построения текста документа (расположения его логических элементов). Для облегчения восприятия информации возможно начинать изложение текста в документе с заключительной части (заключения) т. е. с изложения существа вопроса, а затем подкреплять обоснованиями. В этом случае мы имеем дело с обратным порядком построения текста документа.

По характеру содержания заключения бывают активными и пассивными (описательными). Активные заключения в свою очередь подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресата побуждают к определенным действиям (…разработайте, примените…, о проделанной работе сообщите…), в косвенном активном – действие возможно или ожидается (…возможен выход из строя…, примите меры…). Прямое активное заключение характерно для приказов, протоколов, писем, телеграмм, косвенное – для договоров, инструкций, положений.

Количество и расположение логических элементов зависят от управленческой ситуации, вызвавшей создание документа.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

---

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

- краткость и точность изложения информации;

- исключение двоякого толкования;

- объективность и достоверность информации;

- составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос документов для облегчения и ускорения работы с ними;

- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций;

- структурирование текста документа, деление его на смысловые части (логические элементы).

Реквизит 21 - отметка о наличии приложения.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального

кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л.

в 2экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.20__ N 02-6/172 и

приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2

к приказу Росархива

от 05.06.20__ N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

---

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.20__ N 251

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом документе (например, сопроводительном письме) после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись приложений к письму №______ от _____________ Наименование Количество Количество документа листов экземпляров 1. 2. 3. … _________________________________________________________ Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи Дата

Опись подписывается составителем и датируется. В документе (сопроводительном письме) делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

2.4. Реквизиты оформляющей части документа.

Реквизит 22 – подпись.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Заместитель

директора директора

по научной работе по развитию

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

---

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

В практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, поскольку нарушает юридическую силу документа. Документ может подписать лицо, официально исполняющее обязанности руководителя.

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок…) по усмотрению организации может быть использовано факсимиле.

Приказ МНС России от 12 февраля 2004 г. № БГ-3-28/109 «О вводе в опытную эксплуатацию электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота МНС России» установил порядок удостоверения документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридическая сила таких документов удостоверяется электронной цифровой подписью.

Реквизит 23 - гриф согласования документа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор ФГБОУ ВПО

«Алтайский государственный университет»

Личная подпись С.В. Землюков

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.20__ N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.20__ N 10

Реквизит 24 - визы согласования документа.

Согласование документа (как правило, в пределах одной организации) оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п. 7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

---

Смотрите также файлы

• Организация работы с документами.doc

• Организационно-распорядительные документы.doc

• Тема 3.docx

• Тема 2.docx

• Тема 1.docx