Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

Вертикальная коммуникация — направленная сверху вниз, поступает из высших уровней иерархической структуры в низшие: от начальника к подчиненным. Это, как правило, приказы, распоряжения с сопровождающими объяснения­ми задач, целей и методов исполнения, а также оценка ра­боты подчиненных, попытка стимулировать их мотивацию, поддержка и контроль^[11].

Горизонтальная коммуникация — осуществляется между работниками, находящимися на одном уровне: членами одной группы, рабочей группы одного уровня, между руководителями и персоналом одного уровня^[12].

Диагональная коммуникация — осуществляются работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Часто используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднены.

Нисходящие коммуникации — коммуникации, направленные сверху вниз — от руководителя к подчиненным.

Восходящие коммуникации — коммуникации, направленные снизу вверх — от подчиненных к руководителю^[13].

В любой организации, в любом коллективе из двух и более человек существует коммуникационный процесс. Но не все коммуникации приводят к нужным организации целям, в то время как хорошо налаженные коммуникации способствуют эффективной работе организации.

Заканчивая рассматривать виды коммуникаций, обозначим главные значения, используемые в современной литературе, коммуникационного процесса в организации:

1. Коммуникация — основное условие существования и развития организации.
2. Коммуникация осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений.
3. Коммуникации характеризуют состояния внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации.
4. Коммуникация создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.

Далее в этой работе мы рассмотрим что отличает современную организацию, обратим свое внимание именно на то, какие коммуникации наиболее эффективны, какие каналы используются чаще других, чем отличаются межличностные и управленческие коммуникации в cовременных компаниях, где Интернет стал частью как внутренних, так и внешних связей.

1.2. Определение и отличительные черты современной организации.

Прежде чем перейти к анализу особенностей коммуникаций в современных организациях, рассмотрим подробнее понятия и характеристики современных организаций.

Существует множество определений термина организация, которые сводятся к тому, что это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей.

По мнению американского исследователя организаций А. Этциони^[14], организация — это искусственное объединение институционального характера, занимающее определенное место в обществе и предназначенное для выполнения более или менее ясно обозначенной функции.

В России Налоговый Кодекс приравнивает термин организации к юридическим лицам (см. Федеральный закон от 03.08.2018 N 294-ФЗ). В каждодневном бытовом употреблении под организацией, прежде и чаще всего, понимается именно это значение: официальное учреждение или общественная структура (предприятие, компания, институт, орган власти, представительство и т.д.), т.е. реально существующая, целенаправленно функционирующая социальная система. Все, что осуществляется человеком, так или иначе, организуется им или другими субъектами в отношении него^[15].

Организация состоит из групп (коллективов). По определению Марвина Шоу группа (коллектив) — это два и более лица, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо оказывает влияние на конкретных людей (работников) и одновременно находится под влиянием конкретных людей.

Существуют, однако, важные фундаментальные различия, которые приводят к выделению двух существенных разновидностей организаций^[16]:

Кроме того, принято классифицировать организации еще по ряду признаков^[17]:

В данной работе мы будем использовать и рассматривать термин организация формально, как некое юридическое лицо, компанию или корпорацию, в котором деятельность группы людей, сознательно координируется для достижения различных, в том числе экономических целей.

Условие возникновения любой организации — необходимость осуществления определенной сложной целевой совместной деятельности, то есть феномен организации проявляется в ее существовании как целенаправленной системы. Процесс управления при этом включает принятие решений, выбор альтернативных стратегий и оценку результатов в их сравнении с предварительно заданными целями. Итак, основой деятельности любой организации является поставленная ее членам цель и получаемое ими вознаграждение за достижение результата.

Чем же отличается современная организация?

Основные черты современной организации были выделены еще Максом Вебером (1864–1920 гг.) в его анализе бюрократии. По его мнению, бюрократическая организация была доминирующим типом организации в современном ему индустриальном обществе. Общество и мир не стоят на месте и многое уже изменилось. Общеизвестно, что развитие — это закономерное, направленное, необратимое изменение сознания и материи. И новые тенденции в развитии организации связаны с трансформациями мирового общественного развития^[18].

Основными факторами этих изменений можно назвать^[19]:

1. изменения внешней среды (культура, политика, экономика и пр.);
2. изменения внутренней среды (производство, персонал);
3. потребности человека и общества (прибавочный продукт для общества, самореализация человека);
4. старение и износ (человек, оборудование, технологии);
5. научно-технический прогресс и колоссальная концентрация научного и производственного потенциала;
6. изменения в экологии;
7. глобализация мировой цивилизации (взаимозависимость сбыта, транспорта, экономических сетей и коммуникаций разных государств).

Все эти изменения приводят к возникновению новых структурных организационных форм: научающихся, виртуальных, сетевых, многомерных, круговых, интеллектуальных.

Каждая организация является открытой системой, которая находится в постоянном взаимодействии с внешней средой. Новые требования к организационному управлению связаны с глобальными подходами и стратегиями к управлению неоднородной рабочей силой. Эволюция организаций, в особенности коммерческих, от преобладающей ориентации на собственных рынок кадров к глобально ориентированному функционированию требует иного управленческого мышления, знаний и навыков^[20].

Современные организации живут в мире, который постоянно развивается, а значит зачастую решает вопросы развития организации. В 21 веке коммуникации вышли на новой уровень: глобальная сеть Интернет позволяет быть оперативным и открытым, как никогда раньше.

Организации постиндустриального общества функционируют в условиях качественных преобразований в организационном развитии, характеризующиеся быстрыми изменениями в технологии, глобализацией производства и распространением современных информационных технологий, что неизбежно влечет глубокие трансформации в области формирования целей организации. Современные организации, в отличие от организаций индустриального общества, отличаются целевым разнообразием, отсутствием приоритетных целей, иерархией целевых ориентиров, расширением сферы социальной ответственности, а также активным привлечением рабочих к определению целей

Сегодня компании используют самые различные технологии для выстраивания коммуникаций как внутри компании, среди сотрудников, так и внешне, с клиентами и подрядчиками, поставщиками организации.

1.3. Особенности коммуникаций в современных организациях. Факторы, оказывающие влияние на эффективность коммуникации в организации

Эффективность внутренних и внешних коммуникаций компании является важным источником ее конкурентного преимущества и организации работы в целом. В начале этого параграфа считаем логичным сперва представить ряд значимых функций, которые выполняют коммуникации в современных организациях. Рассмотрим вариант Мильнера Б.З., который акцентирует внимание на очевидных, важнейших функциях организационных коммуникаций.

Информативная функция — передачу сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;

Мотивационная функция — побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;

Контрольная функция — отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

Экспрессивная функция — способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Также стоит отметить, что коммуникация как обмен информацией между людьми в организации имеет три аспекта, которые наиболее важны для оценки содержания управленческой деятельности^[21]:

1. коммуникация как общий процесс, охватывающий в социально-экономической системе все ее уровни и структуры;
2. коммуникация как непосредственное взаимодействие руководителя с подчиненными или их группами;
3. коммуникация как специфическая функция управления, компонент управленческой деятельности, передача и обмен информацией в обществе с целью воздействия па пего.

Теперь рассмотрим подробнее какие способы исполнения возможны в каждой из представленных вначале параграфа функций.

Информативная функция является возможно самой первостепенной. Управляющий в организации, рабочие группы, отделы компании, всем необходимо доносить друг другу информацию, работая совместно над одним проектом, или побуждая сотрудников к определенным действиям. Кроме того, она же выполняет функцию оповещения о событиях в компании.

Чтобы донести информацию в компании всем сотрудникам или отдельным группам в ней, лучше всего подойдут следующие способы. С ней лучше всего справятся собрания и электорнные коммуникации.

Cобрания — более масштабная форма коммуникации, в которую, как правило, вовлекаются сотрудники компании, а главными спикерами станоятся обычно — руководители структурных подразделений, которые и объявляют главные новости всем. Этот способ подойдет для самых важных, не рутинных новостей, а также тем компаниям, сотрудники которого находятся в одном городе и могут собраться в одном помещении.

Электронные коммуникации — одна из приоритетных форм общения, для выполнения функции информирования как между сотрудниками, так и между управляющими и подчиненными. Одним из важных преимуществ является исключение искажение сообщений.

Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Социальные сети, электронная почта, мобильные телефоны, изменили скорость и типы деловой коммуникации сотрудников.

Электронные коммуникации делятся на несколько видов^[22]:
а) электронная почта — отправление электронных сообщений;
б) телекоммуникации — набор различных инструментов передачи сообщений (телефон, компьютер, смартфон, и т.п.);
в) виртуальные офисы — целый набор различных инструментов коммуникаций полностью автоматизируют работу офиса в той или иной организации; это могут быть не только функции секретаря, функции проектных команд, но и функции управления и даже производства;
г) социальные сети и виртуальные команды — инструменты, при помощи которых люди, находящиеся в разных подразделениях, могут определенным образом общаться между собой, обмениваться информацией; виртуальная команда — это команда, объединенная в рамках временных функций, выполняющая коллективные задания.

Мотивационная функция чаще всего подразумевает межличностное общение между руководителем/ HR менеджером и сотрудником.

Осуществление мотивационной функции предполагает: