Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), а также компетентность работников.

При наличии острых коммуникационных проблем, в первую очередь необходимо решать их, затем или параллельно переходя к выстраиванию и отлаживанию всей структуры коммуникации компании.

К организационным факторам повышения эффективности коммуникаций Мескон, Альберт, Хедоури относят^[40]:

– регулирование информационных потоков, как для взаимодействия компании с внешней средой, так и внутри самой организации;

– создание систем обратной связи, в том числе действия, способствующие созданию восходящих и горизонтальных потоков коммуникационного обмена, а также созданию систем сбора предложений; Эта же система выполняет функцию оповещения руководства о происходящем внутри компании в разных отделах и на разном уровне;

– рассылку материалов информативного характера для применения внутри организации можно использовать электронную почту или социальные сети, некоторые крупные организации выпускают свои корпоративные издания, которые содержат информацию для всех сотрудников о деятельности компании;

– применение достижений современной информационной технологии способствует совершенствованию обмена информацией в организациях, так как ускоряет многие процессы, но при неэффективном использовании могут приводить к информационным перегрузкам.

Другие авторы добавляют факторы, которые также помогают увеличить эффективность коммуникаций. Например, П. Друкер обращает внимание на то, что для создания действенных горизонтальных коммуникаций между исполнителями необходимо понимание ими всего разветвленного процесса, учет логики конкретной ситуации и требований конкретной задачи^[41].

Далее рассмотрим совершенствование организационных коммуникаций:^[42]

Регулирование информационных потоков.  Задача руководства организации представлять информацию во все отделы всем сотрудникам по мере запросов и потребностей, а также избегать ситуаций, связанных с информационными перегрузками.

Использование различных форм коммуникации и совершенствование организационной структуры^[43]. Личные встречи должны проводиться не только между сотрудниками, но и между отделами, руководителями и подчиненными, руководство должно способствовать координации деятельности и обмену информацией между различными отделами и уровнями в организации.

Системы обратной связи. Именно обратная свзять позволяет эффективно вести информационную контрольно-управленческую функцию руководителя организации. Сюда входит опрос работников о проблемах, о том, доведены ли до них цели деятельности фирмы, получают ли они точную своевременную информацию, необходимую для работы. Руководитель современной организации должен проследить, чтобы информация переданная сверху адекватно воспринимались всеми сотрудниками.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения движения информации наверх. Зачастую сотрудники организации готовы предложить свои идеи и решения, полезные для компании. Такая система дает возможность генерировать идеи по совершенствованию деятельности фирмы. Она может быть анонимной или личной, авторской, может быть создана с помощью интранета, онлайн опроса, или реализуется в виде ящиков для предложений.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Крупные организации издают свои корпоративные издания, которые содержат интересную и полезную, а иногда и развлекательную информацию о деятельности компании для всех работников. Это могут быть как печатные издания, так и свой блог в интернете или личная страница организации в социальных сетях.

Современные информационные технологии. Абсолютное большинство современных организаций сегодня не может обойтись без компьютеров, компьютерных программ, сохранении и передаче информации, использование электронной почты, сотовой связи, Интернета, все это значительно способствуют экономии времени и качеству передачи информации и становятся необходимым условием эффективного ведения бизнеса, а иногда становится и основой предоставляемых услуг организацией.

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

1. обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;
2. использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);
3. проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);
4. организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);
5. практиковать выпуск информационных бюллетеней;
6. обеспечить повышение квалификации работников управления;
7. использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.)

Первостепенная задача топ-менеджмента заключается в налаживании коммуникационных процессов, создании благоприятного и комфортного климата, который сможет стимулировать сотрудников на эффективную работу. Задача руководства быть инициаторами в области реализации технологических и организационных изменений.

Кроме того, организационных причин затруднять коммуникации могут и личные, субективные причины. Если неформальный лидер предвзято отнесется к новым идеям, сомневающиеся его коллеги, поддержут. Здесь главное получить обратную свзять и проработать каждый отзыв лично, отсутствие информации только усугубит ситуацию. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.

Важно помнить и то, что успех коммуникационных процессов органически связан с соблюдением этических норм как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Эффективность коммуникаций зависит и от того, как построено сообщение. При создании его необходимо соблюдать такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от уточнения деталей к возражениям и вопросам, далее — к заключению и призыву к действию^[44].

Протестировать эффективность коммуникаций можно при помощи опроса случайной выборки работников или фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения — необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

Чтобы выбранный канал коммуникации был эффективным, следует учесть ряд моментов^[45]:

1. руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом — это воодушевляет и сплачивает людей;
2. организаторам данных мероприятий надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;
3. участникам собраний следует готовить вопросы заранее, подавать их в напечатанном виде.

Важно также установить четкие критерии для определения информации, которая подлежит распространению среди персонала. Такие данные могут повысить удовлетворенность сотрудников компанией и стимулировать производительность труда. Осведомленность и информированность повышаетдоверие к руководству и к компании в целом. При этом напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к кризисам, появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.

Устранение проблем в коммуникациях осуществляется по мере их проявлении, при это необходимо постоянно заботиться о предотвращении подобных проблем. Для этого должны соблюдаться следующие условия^[46]:

1. каналы связи должны быть точно определены и известны всем;
2. линия коммуникации должна быть максимально прямой и короткой;
3. компетенция сотрудников, образующих коммуникативные центры, должна быть адекватной;
4. должна быть предусмотрена защита от перебоев в коммуникациях.

Одним из средств предотвращения проблем в коммуникациях является внедрение системы внутренних коммуникаций (СВК). В.А. Мельман предлагает схему создания эффективной СВК из семи основных этапов. Прежде всего, необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания, есть ли корпоративный сайт, информационная рассылка, понять, через кого и как быстро распространяются слухи, проводится ли в компании анкетирование, обучение. Следующий этап — создание единого информационного пространства, разработка стандартов СВК, далее — внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем — мониторинг работоспособности системы, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению.

В современных компаниях контроль и распределение многих процессов коммуникаций могут взять на себя электронные системы, способные заняться менеджментом задач и времени сотрудников, а также облегчить информирование всех сотрудников сразу.

2.3 Примеры технологий, используемых для решения коммуникационных проблем

Современные организации существуют в мире постоянного развития и трансформации индустриального общества. В такой ситуации информационные технологии в организации управления и коммуникационных процессах становятся предметом специальной деятельности, связанной прежде всего с информатизацией процессов управления, ведения бизнеса и созданием информационного общества и глобальных коммуникаций^[47]. Использование современных информационных технологий в организации управления служит основой эффективного управления в компании.

Информационные технологии представляют собой совокупность процессов и методов поиска, сбора, обработки и трансляции различных данных. Под информационными технологиями подразумевают и различные средства вычислительной техники, которые могут применяться для обработки и хранения информации.

Основными характеристиками современных информационных технологий являются широкое использование компьютерных технологий для сохранения и передачи данных в нужном формате на большие расстояния посредством цифровых технологий. Информационные технологии неразрывно связаны с компьютерными сетями.

Компьютерные коммуникационные системы призваны решать целый спектр задач, в том числе обеспечение качественной связью за счет использования высокоскоростных сетей.

Информационные технологии управления ориентированы на удовлетворение информационных потребностей сотрудников организации (учреждения, фирмы, предприятия и т.п.), имеющих дело с выполнением работ и принятием решений.

Современные информационные технологии подходят для использования на любом уровне управления, их также можно применять для структурирования поставленных в организации задач. Информационная технология управления позволяет создавать различные виды отчётов, время создания которых обычно определяется специальным графиком, разрабатываемым в организации. Использование отчётов особенно эффективно при реализации управления «по отклонениям» от установленных стандартов и решений (например, от запланированного состояния)^[48].

Сегодня на рынке существуют десятки различных онлайн систем управления проектами, подходящих для самых разных компаний. Их называют таск-менеджеры или менеджеры задач — это инструменты для управления проектами, который значительно упрощает рабочий процесс. Благодаря использованию таких программ, можно сэкономить время на совещаниях и оффлайн-обсуждениях. Кроме этого, такие платформы позволяют узнать, насколько эффективно и слаженно работает команда. Все, что нужно — открыть сервис и посмотреть, что происходит сейчас в проекте. 

Менеджер задач может быть в виде программы для Windows, Mac, Android/iOS или даже web-приложения. Они позволят сильно сократить время, потраченные на рабочие совещания и снизить до минимума искажения передачи информации. В менеджере задача необходимо прописать задачи и их описание для сотрудников, после чего там же прописать исполнителей.  Программа сама разошлёт указания всем сотрудникам и далее будет присылать отчёты о текущих состояниях задач.

Здесь же есть возможность сразу выставить дату исполнения каждой задачи, при этом не придется лично контролировать каждого сотрудника: менеджер задач проследит за сроками выполнения работы и сообщит, если срок истёк, а работа не закончена^[49].