Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

• изучение потребностей персонала и ожидаемого вознаграждения;
• предоставление адекватного вознаграждения за достигнутые результаты;
• выявление причин неудовлетворенности и разработка способов их устранения.

Такую коммуникацию лучше всего вести при личной встрече. Личная беседа руководителя с сотрудниками также способна повысить лояльность, узнать цели и возможные проблемы. Только лично можно понять какая мотивация подойдет конкретному сотруднику. В целом мотивация является одной из ключевых функциональных сфер деятельности современного менеджера, которая позволяет эффективно управлять главным ресурсом организации — персоналом. Мотивация создает заинтересованность работника в результатах труда, повышает его эффективность и является основой результативности функционирования и развития организации в целом.

Контрольная функция означает, что посредством информационного воздействия поведение сотрудников может приводиться в соответствие со стандартами, планами и стратегией предприятия^[23]. Таким образом, она позволяет контролировать и координировать действия сотрудников.

Руководитель нуждается в информации в части того, что было выполнено, чтобы были достигнуты цели организации. Выделяют два ключевых канала информационного обеспечения руководителя:

• формализованный канал, по которому движется информация, регламентированная по форме, содержанию и времени с определенной степенью достоверности. Тут могут быть использованы любые официально принятые формальные каналы компании, в том числе электронные.
• стихийный канал: руководителю поступает неуправляемо огромное количество разнообразных сообщений, которые не всегда объективно отражают истинное состояние вещей, телефонные звонки, устные обращения, служебные записки, информация с многочисленных совещаний^[24]. Здесь для каждого поступившего сообщения, долэен быть использован по возможности тот же канал, по которому сообщение пришло.

Экспрессивная функция проявляется в выражении чувств, эмоций в процессе коммуникации через вербальные и невербальные средства. Это самая неочевидная и непопулярная, но встречающаяся в любом коллективе коммуникация. В зависимости от того, какой способ передачи чувств и эмоций выбран, экспрессивная функция может значительно усилить или ослабить информационную функцию коммуникации^[25].

Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей. Важнейшей задачей руководства компании является создание ус­ловий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, под­разделениями, между организацией и ее окружением.

На эффективность коммуникаций оказывают влияние различ­ные организационные факторы:

1. Должностное положение. Один из способов анализа коммуникаций в организации — рассмо­трение приказов, инструкций и распоряжений, идущих сверху вниз и относящихся к ин­формации и отчетам, направляемым от низовых руководителей к выс­шим. Такой взгляд не учитывает коммуникации между работниками на одном уровне и меж­ду подчиненными и руководителями.
2. Наряду с использованием официальных каналов коммуникаций сотруднини могут удовлетворять потребность в межличностном общении путем взаимного консультирования. Такая консультация между работниками на одном уровне часто имеет последствия для ор­ганизации; постоянное обращение друг к другу за советом помогает почувствовать уверенность в собственных решениях. Зачастую, сильная зависимость от руководителей в получении информации и кон­сультировании является ограничением и его следует избежать. Для достижения эффективной коммуникации в компании руководитель должен быть заинтересован в движении потоков информации в разных направлениях — вверх, вниз и по горизонтали, и обратно. Коммуникации по каждому из трех направлений должны осуще­ствляться одновременно^[26].
3. Стиль управления. Коммуникации между руководителями и под­чиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направ­лении сверху вниз, так и снизу вверх. Руководитель группы или всей организации прямо влияет на направление и поток ком­муникаций. Так как при передаче послания могут появиться искажения, руководитель может установить правила, в соот­ветствии с которыми послания должны передаваться в определенном направлении и последовательности (или с использованием определенного канала). Лучше всего, когда в организации поощряется участие всех сотрудников в потоке ком­муникаций. Нельзя недооценивать также важность взаимопонимания между руководителем и подчиненными^[27].

Различия стиля управления^[28]

Потребность в коммуникациях в направлении снизу вверх и в консультировании работников возрастает, когда: 1) размеры организации увеличиваются; 2) услуги и продукция усложняются; 3) в большей мере изменяются технологические условия и условия внешней среды; 4) усиливается географическая разбросанность подразделений организации.

Следует помнить, что в вербальных коммуникациях показателями эффективности станут: как поняли друг друга участники общения, как отреагировали на слова и поведение собеседника, какими действиями подтвердили правильность восприятия в обратной связи. Таким образом, эффективность делового разговора зависит не только от профессиональной компетентности участников, но и от манеры поведения, речевой культуры и умения слушать.

1. Разделение труда. Разграничение полномочий, выделение разных отделов, разделение обязонностей на микро- или макро-уровне облегчает коммуникации между сотрудниками в компании. Это дает возможность сотрудникам лучше понимать свою работу, при цели подразделения являются общими; расстояние между рабочими местами при разделении труда обычно сокращается.
2. Неформальные сети коммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя более эффективному функциониро­ванию формальной структуры передачи команд. Нередко такая фор­ма распространения информации является весьма оперативной, а по­ток информации не подчиняется какому-либо определенному по­рядку. В то же время такая система может искажать информацию, в ней нет четкой структуры распределения ответственности и отчетности^[29].

Качество организационной коммуникации оказывает непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников, а также на функционирование других процессов управления персоналом подбора и приема на работу, развития, оценки, компенсации. Значение коммуникации в управлении возрастает по мере увеличения уровня информатизации современных организаций и ускорения перемен во внешней среде их деятельности, поэтому повышение ее эффективности является важным источником конкурентного преимущества в современном мире^[30].

Современные организации используют практически все доступные методы коммуникации для достижения стоящих перед ними целей. Процесс управления — это информационный процесс, включающий в себя формирование, восприятие, передачу, обработку и хранение информации. Значимость коммуникационного процесса в рамках управления организации обусловлено тем, что большая часть всей деятельности руководителя состоит в межличностных отношениях, информационном обмене, процесес принятия решений, а также постановке целей, организации, мотивации и оценка исполнения работы — все это требует ежедневного обмена информацией. И чем он будет качественнее, тем эффективнее будет и менеджер и организация, которой он управляет.

Глава 2. Существующие проблемы коммуникаций в организациях их способы решения

В рамках второй главы курсовой работы автор изучит и проанализирует основные проблемы и барьеры коммуникаций в организациях, способы их решения, а также даст собственные рекомендации.

2.1. Основные проблемы и барьеры коммуникаций в организациях

Барьеры коммуникации — различного рода помехи, приводящие к искажению информации и на этапе передачи, и на этапе приема информации^[31].

Процесс коммуникаций сложен, так как даже в организационных структурах, он в первую очередь зависит от человеческого фактора. Таким образом, при построении коммуникационных процессов необходимо учитывать особенности человеческих отношений в коллективе.

Вне зависимости от размера компании, руководители часто сталкиваются с коммуникационными проблемами и барьерами. Иногда внутриорганизационными коммуникациями пренебрегают. Это может происходить по таким причинам, как — нехватка времени у руководителей в силу их занятости, общая перегруженность деловой информацией, а также с традицией однонаправленных связей сверху вниз. При этом, конечно, не всегда они возникают из-за, непонимания руководителями важности коммуникаций или отсутствия обратной. Типов и видов коммуникационных проблем в организации гораздо больше, и они гораздо глубже. Кроме того, первичные поверхностные проблемы могут привести к еще более сложным, например: из-за коммуникационных проблем может возникнуть неблагоприятный психологический климат в организации, который усугубит напряженные отношения между людьми, что приведет к умышленному искажению информации и излишней подозрительности.

По данным, который приводил еще С. Блэк, «руководитель может рассчитывать на понимание лишь 60 % информации, которую он пытается передать своему заместителю по какому-либо сложному вопросу. В свою очередь, подчиненный зама тоже поймет не более 60 %. И так далее до последнего звена в руководящей цепочке. Если же руководство состоит из пяти уровней, самый младший из руководителей поймет только 13 % первоначального распоряжения. При использовании письменных документов, отправленных сверху вниз, результат может быть еще хуже».

Рассмотрим подробнее какие проблемы в коммуникационных процессах чаще всего встречаются в современных организациях.

В современной литературе часто можно встретить разделение проблем, связанных с созданием эффективно действующих коммуникаций, на две основные группы:

• Проблемы с точки зрения структурных коммуникаций. Речь идет о невстроенных каналах, отсутствии управлении сообщениями. В таком случае один отдел может не знать, что их коллеги из соседнего отдела работают над этим же проектом, а коллектив не знать, например, о новых правилах в компании. При таких проблемах нарушается координация деятельности организации, страдает планирование деятельности. Работа, выполненная одним сотрудником, может быть повторно выполнена другим.
• Проблемы, возникающие в ходе межличностного общения. Так бывает если внутренние коммуникации не выстроены, а рабочий коллектив с разными взглядами. В качестве таких барьеров можно также назвать: разное восприятие, стереотипы, неумение слушать и невербальные.Восприятие — это процесс приема и преобразования информации, обеспечивающий человеку понимание реальности и ориентацию в ситуации. На восприятие могут влиять: уровень образования, возраст, накопленный опыт, ценности, идеология, социально-психологический климат в коллективе.