Файл: Порядок обработки, формирования и упаковки наличных денег (порядка обработки, формирования, упаковки и хранения наличных средств и банковских ценностей).pdf

Хранение печатей, пломбиров, клише, именных и других штампов, ключей от средств хранения, используемых должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, и кассовыми работниками, должно исключать возможность использования их другими лицами.

Перед открытием хранилища ценностей должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, в присутствии представителя подразделения охраны проверяют, не имеют ли повреждений двери, замки, после чего расписываются в контрольном журнале приема из-под охраны и сдачи под охрану хранилища.

В течение рабочего дня хранилище ценностей закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, на ключ. Во время совершения кассовых операций из скважин замков дверей хранилища, сейфов, металлических шкафов, тележек ключи изымаются.

В хранилище деньги и другие ценности хранятся раздельно в металлических шкафах, стеллажах, сейфах, тележках, которые закрываются на ключ заведующим кассой. Банкноты хранятся упакованными в пачки, монета - упакованной в мешки.

Наличная иностранная валюта, сомнительные банкноты, имеющие признаки подделки банкноты, поврежденные банкноты, хранятся в хранилище ценностей, сейфе ВСП отдельно от банкнот Банка России и учитываются в книге хранилища ценностей.

Предварительно подготовленная денежная наличность для выдачи клиентам на следующий рабочий день хранится в мешках, тележках отдельно от денежной наличности и других ценностей.

Сумки/кассеты с банковскими ценностями, предварительно подготовленные для подкрепления ВСП банка, хранятся в хранилище отдельно от прочих ценностей вместе с приложенными к ним описями -заявками на загрузку (Приложение 2). После осуществления загрузки оформляется соответствующий акт (Приложение 3).

Сумки (кассеты) принимаются заведующим кассой от кассовых работников, их формировавших, с проверкой целости, правильности упаковки и ясности оттисков пломбиров.

Ценности на хранении хранятся разложенными по датам в порядке поступления, а внутри одной даты - в порядке номеров ценностей. К упаковке с ценностями по каждому владельцу прикрепляется ярлык с указанием в нем: владельца ценностей, рода и номера ценностей, даты зачисления на счет и суммы.

Ценные бумаги и бланки ценных бумаг хранятся упакованными в пачки и корешки по наименованиям, а также выпускам и достоинствам (где они имеются).

Бланки хранятся упакованными по их видам в пачках. По мере вскрытия кассовым работником отдельных пачек с чековыми книжками в присутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, или специально выделенного кассового работника проверяются количество книжек в каждой пачке, количество листов чеков в каждой книжке и последовательность их номеров.

Банкноты, монета и другие ценности в хранилище учитываются в книге хранилища ценностей. Книги хранилища ценностей 0402118 ведется с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение в кассе Головного офиса и в кассе филиала – заведующим кассой, в кассе дополнительного офиса – старшим кассиром. При формировании дела (сшива) с кассовыми документами распечатка листа книги 0402118 помещаются в дело (сшив) впереди кассовых документов.

Перед закрытием хранилища ценностей, сейфа ВСП должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовый работник ВСП осуществляют сверку фактического наличия наличных денег, находящихся в хранилище ценностей, в сейфе ВСП, с данными отражёнными в книге 0402118, и заверяют суммы остатков наличных денег в книге 0402118 своими подписями. Исправления в книге 0402118 заверяются подписями указанных лиц. Проверяют, все ли ценности, книги и документы внесены в хранилище, все ли металлические шкафы, стеллажи, сейфы и тележки, используемые для хранения ценностей, по окончании операций, независимо от наличия в них ценностей, закрыты на ключ.

Хранилище ценностей закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, в присутствии представителя подразделения охраны, который расписывается в контрольном журнале приема из-под охраны и сдачи под охрану хранилища ценностей в приеме хранилища ценностей под охрану. Контрольный журнал хранится у заведующего кассой.

Хранение печатей, пломбиров, именных и других штампов, ключей от средств хранения, используемых должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми работниками, должно исключать возможность использования их другими лицами. Все печати и штампы должны храниться в запирающихся индивидуальных металлических сейфах (шкафах) у сотрудников подразделений ОАО «Россельхозбанка», ответственных за их сохранность. Хранение печатей, ключей, пломбиров, штампов в столах и других неустановленных местах запрещается. Работник, получивший печать, ключи или штамп, несет персональную ответственность за их сохранность и законное использование.

Должностным лицам, ответственным за сохранность ценностей, (за исключением ОКВКУ с одним работником) запрещается выносить указанные ключи за пределы банка во внерабочее время.

По каждому факту утраты ключей, печатей от хранилища ценностей, сейфовой комнаты или именных штампов кассовых работников проводится служебное расследование. В случае утраты ключа от хранилища ценностей, сейфовой комнаты и индивидуального средства хранения замок, от которого утерян ключ, подлежит замене. К указанной работе допускаются лица, имеющие соответствующий допуск. О замене замка комиссия, назначаемая руководителем банка, составляет акт. В нем указываются причины замены замка и фамилия лица, производившего эту работу, со ссылкой на наличие допуска. Акты хранятся в отдельном деле у заведующего кассой.

Сотрудники подразделения банка, виновные в утрате печатей, ключей и именных штампов, несут дисциплинарную и материальную ответственность, в зависимости от обстоятельств дела.

Передача договоров на хранение в хранилище ценностей банка производится по акту приёма-передачи передаваемых документов (кредитный договор, договор поручительства, договор залога и другие), в котором указывается наименование заёмщика (залогодателя, поручителя), номер, дата и название договоров, количество листов, стоимость одного документа. Вышеперечисленные документы учитываются на внебалансовом счёте 91202 по условной стоимости 1 рубль за каждый документ. В конце каждого месяца с внебалансового счёта производится списание погашенных заёмщиками кредитов в полном объёме.

Ревизия банкнот, монеты и других ценностей в операционной кассе банка, филиала, доп. офиса, кассы вне кассового узла производится:

- не реже одного раза в квартал, а также ежегодно по состоянию на 1 января;

- при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассового работника ВСП;

- в других случаях по распоряжению Президента банка.

По распорядительному документу Банка ревизия банкнот, монеты и других ценностей филиала может производиться самим филиалом, доп. офисом, ОКВКУ. Управляющий филиала, дополнительного офиса, начальник отдела вкладных операций издаёт Распоряжение на проведение ревизии (Приложение 4) и контролирует его исполнение. Ревизия проводится комиссией, состав которой определяется указанным распорядительным документом. Один из членов комиссии назначается ее руководителем.

Ревизия проводится с проверкой всех ценностей по состоянию на одну и ту же дату и в такой последовательности, которая исключала бы возможность скрытия хищений и недостач денег и ценностей. Контрольный пересчет ценностей проводится кассовыми работниками банка в присутствии членов ревизионной комиссии.

Приступив к ревизии кассы, руководитель комиссии берет под свой контроль все деньги и ценности, находящиеся под ответственностью должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей и производит проверку их фактического наличия. Порядок проверки фактического наличия денежной наличности и ценностей в хранилище ценностей определяется Президентом банка.

После пересчета банкнот, монеты и других ценностей, находящихся в кассе, ревизующие производят сверку оказавшихся в наличии ценностей с данными книг учета ценностей, ежедневного баланса, аналитического учета и, кроме того, проверяют, все ли изъятые для ревизии ценности вложены обратно в сейфы (хранилище). По результатам проведённой ревизии составляется Акт ревизии денег и ценностей (Приложение 5).

Причины всех выявленных расхождений фактического наличия ценностей с данными учета выясняются немедленно и указываются в акте и оформляются объяснительными записками лиц ответственных за сохранность денежных средств и ценностей в кассе. Принимаются меры к устранению этих расхождений. На сумму выявленного излишка (недостачи) оформляется приходный (расходный) кассовый ордер. Во всех случаях принимаются меры к взысканию выявленной недостачи.

Суммы документов, не проведенных по бухгалтерскому учету, в оправдание остатка кассы не принимаются и считаются недостачей.

В акте о произведенной ревизии обязательно должны быть приведены следующие данные:

- суммы денег и ценностей, числящиеся на день ревизии по бухгалтерскому учету и в книгах учета ценностей;

- фактическая сумма ценностей;

- обнаруженные при ревизии излишки и недостачи денег и ценностей, а также нарушения порядка ведения кассовых операций;

- особые замечания членов комиссии, если эти замечания имеются.

При проведении ревизии в связи со сменой или временной сменой должностного лица, ответственного за сохранность ценностей (кассового работника внутреннего структурного подразделения), о передаче денег и ценностей, находящихся в хранилище, ключей и печатей от хранилища (денег, ценностей и ключей от сейфа) делается запись в акте.

При организации посменной работы ВСП ревизия не проводится, передача наличных денег, других ценностей и кассовых документов бухгалтером – кассиром проводится по акту приема – передачи (Приложение 6) и в модуле «Монитор кассы» в программном комплексе банка.

Наряду с ревизией ценностей в операционной кассе банка, филиала, дополнительного офиса, кассы вне кассового узла могут производиться проверки организации кассовой работы. Необходимость осуществления проверок организации кассовой работы, их периодичность, состав комиссий, создаваемых для проведения проверок, определяются Президентом банка. Результаты проведенной ревизии или проверки рассматриваются Президентом Банка и даются указания должностным лицам, ответственным за сохранность ценностей, по устранению выявленных недостатков. Материалы ревизий и проверок хранилища ценностей хранятся у Президента Банка в отдельном деле. Материалы ревизий и проверок доп. офисов, филиала, ОКВКУ хранятся в Службе внутреннего аудита, у главного бухгалтера, у начальника отдела вкладных операций, у начальника отдела кассовых операций, у начальника отдела валютных операций и пластиковых карт в отдельном деле.

ОАО «Россельхозбанк» проводит ревизию наличной иностранной валюты в порядке и с периодичностью, установленными Положением Банка № 318-П для наличных денег [4].

Результаты проведенной ревизии наличной иностранной валюты отражаются в акте ревизии наличной иностранной валюты, в котором указываются:

• фирменное наименование банка или наименование филиала, или наименование ВСП;
• дата составления акта;
• фактическое наличие находящейся в хранилище ценностей, сейфе ВСП наличной иностранной валюты по ее наименованиям;
• соответствие (несоответствие) фактического наличия наличной иностранной валюты данным бухгалтерского учета и книги хранилища ценностей 0402118;
• выявленные расхождения фактического наличия наличной иностранной валюты с данными бухгалтерского учета и книги хранилища ценностей 0402118;
• иная информация о проведении ревизии наличной иностранной валюты и ее результатах, необходимая банку.

Акт ревизии наличной иностранной валюты подписывается работниками, участвовавшими в ревизии наличной иностранной валюты и присутствовавшими при ее проведении.

При проведении ревизии наличной иностранной валюты одновременно с проведением ревизии наличных денег результаты проведенной ревизии наличной иностранной валюты могут отражаться в акте ревизии наличных денег.

При выявлении излишков, недостач, сомнительных банкнот, имеющих признаки подделки банкнот, поврежденных банкнот при пересчете наличной иностранной валюты, сформированной и упакованной в банке, ВСП кассовыми работниками, а также при несоответствии фактического наличия наличной иностранной валюты данным бухгалтерского учета, книги хранилища ценностей 0402118, кассовых документов банк принимает меры по установлению причин возникновения этих случаев. Порядок урегулирования выявленных расхождений определяется в соответствии с Учетной политикой Банка [11].

Итак, денежная наличность и банковские ценности ОАО «Россельхозбанк» хранятся в специально оборудованных кладовых – хранилище. В конце операционного дня оформляются надлежащие документы, сверяются остатки банковских ценностей, выведенные заведующим кассой в книгах учета, составляются сводные справки. С учетом данных сводных справок отражаются остатки банковских ценностей в книгах учета. Банковские ценности хранятся в хранилище банка под ответственностью должностных лиц. Любой вход в хранилище ценностей осуществляется только в присутствии должностных лиц и при наличии надлежащих документов.