Файл: Информация в материальном мире.pdf

Слухи могут возникнуть и распространиться довольно быстро и зависят, прежде всего, от несвоевременного получения официальной информации, либо ее недостатка. В результате чего высказываются догадки и выдвигаются различные версии, которые в последствии начинают обрастать несуществующими подробностями и сообщаться по "секрету" от одного человека к другому. В результате это приводит беспорядкам в коллективе, атак же недовольстве. Для пресечения распространения недостоверной информации руководитель должен выступить с разъяснениями для того чтобы опровергнуть досужие домыслы проинформировав сотрудников о действительном состоянии дел.

Дезинформация, в отличие от слухов, появляется сознательно и делается целенаправленно. Данная информация зачастую используется конкурентами для того, чтобы ввести общественность в заблуждение, скрыв настоящее положение дел в компании. Полученная руководителем дезинформация может побудить его к неправильному принятию решения, которое будет выгодно конкурирующей фирме, что в результате приведет к экономическому либо моральному урону. В связи с этим, информацию, полученную из недостоверного источника необходимо сначала проверять.

К дезинформации могут прибегать так же недобросовестные сотрудники, цель которых моральное разложение коллектива, падение дисциплины и порядка в компании. Для того чтобы бороться с дезинформацией необходимо проводить разъяснительную работу и устранить источник, который эту информацию создал. Как показывает практика, сотрудник который доволен своей работой и положением дел на предприятии никогда не поддается на слухи, домыслы и дезинформацию, а так же не распространяет их.

На сегодняшний день источники информации являются довольно многочисленными, а информация такой разноплановой, что часть полученной информации не является достоверной, поэтому ее необходимо многократно перепроверять.

В связи с этим крупные организации и предприятия, акционерные общества создают специальные информационные службы, основной задачей которой является планирование, сбор, обработка, анализ, оценка, составление рекомендаций для руководства и т.п. Информационная служба взаимодействует с различными подразделениями, пропуская через себя основной поток информации, который поступает в компанию, проводят первичную обработку полученной информации и доводят ее до остальных отделов компании.

Так как поток маркетинговой информации с каждым годом нарастает все быстрее существенно расширяются функции информационных служб, задачами которых становится создание и ведение информации о конкурентах и клиентах, разработка различных аналитических отчетов и рекламных материалов, проведение исследований рынка по сбыту продукции, выпускаемой предприятием и т.п.

На сегодняшний день ситуация в деловой сфере меняется очень быстро, в связи с этим общие наблюдения или простое накопление сведений не дает полной информации для принятия каких-либо определенных выводов. В результате появляется необходимость целенаправленно и систематически собирать и покупать информацию. Эта деятельность, так называемая промышленная разведка, дает возможность подготовиться к будущей политике конкурентов, стараясь предугадать за счет полученной информации.

Промышленная разведка позволяет определить потребность в конфиденциальных сведениях, собрать их, проанализировать и обработать полученные данные, выделив необходимую информацию, обобщив и передав заинтересованным лицам. Чаще всего данная работа связана со сбором и изучением информации, находящейся в открытом доступе, но в некоторых случаях применяются приемы, которые связаны с нарушением законов.

При изучении предприятий-изготовителей, торговых посредников и потребителей используются годовые отчеты о деятельности и балансы, проспекты и каталоги, в которых даются характеристики производственной и торговой деятельности, размеры капиталовложений, финансовые показатели работы предприятия и его структурных подразделений, источники финансирования и обязательства, счет прибылей и убытков за год; описание технологических процессов и новых технических достижений; техническая характеристика продукции по номенклатуре выпускаемых и предлагаемых к продаже товаров. Кроме того, информация может быть получена из справочников по торговым фирмам, где содержится их отраслевая и финансовая связь с другими предприятиями.

Перечисленные выше источники коммерческой информации являются общедоступными, открытыми. Конкретную информацию о соотношении между спросом и предложением товаров (услуг) на рынке можно получить, например, путем проведения маркетинговых исследований. Эта информация, как правило, является закрытой.

Исследования рынка ведутся по двум взаимосвязанным направлениям: первое - изучение и анализ условий рынка; второе - изучение форм и методов торговли^[1]. Изучение спроса проводится в тесной взаимосвязи с изучением предложений и цен. Формы и методы торговли изучаются с целью анализа деятельности предприятий-производителей и фирм, выступающих на рынке в качестве продавцов и покупателей конкретного товара, выявления позиций на рынке, каналов и методов сбыта, коммерческой практики, используемой в торговле данным товаром.

Наибольшее количество спорных вопросов вызывает охраняемая коммерческая информация. В этой связи представляется важным раскрытие сущности и форм проявления коммерчески значимой информации.

Производство товаров, выполнение работ и оказание услуг в сфере торгового оборота связаны с использованием различной научной, технической, технологической, коммерческой и иной информации.

Коммерческую информацию, как один из видов информации, используемой производителем товаров (работ, услуг), условно можно сравнить с айсбергом, где видимая его часть - это открытая информация, а невидимая - закрытая^[2].

Открытая информация - это та, которая не скрывается производителем. Она общеизвестна, представляет чисто теоретический и научный интерес либо охраняется патентным или авторским правом, используется в процессе производства товаров, выполнения работ и оказания услуг.

Закрытой является информация, которая специально скрывается и защищается производителем товаров (работ, услуг) от посторонних лиц. Ее использование в процессе производства и сбыта товаров дает коммерсанту преимущество перед конкурентами на рынке. Известно, что основой рыночной экономики является конкуренция товаров (работ, услуг). Успех в производстве конкурентоспособных товаров (работ, услуг) определяется невозможностью доступа предпринимателей к сырью и энергоресурсам; его основа - интеллектуальная собственность предприятия, используемая так, чтобы произвести и предложить потребителям товары (работы, услуги) более дешевые, более экономичные и удобные в обращении, чем у аналогичных фирм.

В условиях конкуренции получение прибыли предприятием зависит от умения сохранить коммерчески значимую информацию, неизвестную конкурентам, а также от способности правильно распорядиться ею на рынке.

В этой связи следует отметить, что государство уделяет серьезное внимание дальнейшему развитию малого и среднего предпринимательства с целью формирования среднего класса предпринимателей в России и создания реального сектора экономики. Расширение сферы деятельности субъектов предпринимательства повлечет за собой увеличение спроса на коммерчески значимую информацию. Уже сегодня три четверти предпринимателей, как показывают данные опроса, интересуются коммерческой, маркетинговой и нормативно-правовой информацией^[3], использование которой они связывают с экономической устойчивостью работы фирм и желанием расширить сферу предпринимательской деятельности.

1.3. Этапы обмена информацией

Вся работа с информацией в компании может быть представлена в следующем виде:

Рисунок 2. Этапы обмена информацией

Как видно из рисунка 2 управляющей системой получается внутренняя информация от управляемой системы о том, в каком состоянии находятся заданные ею технико-экономические параметры в процессе производственной либо финансово-хозяйственной деятельности. На основе полученных данных, а так же имеющейся внешней информации управляющей системой вырабатываются команды управления, которые передаются в управляемую систему для дальнейшего исполнения.

Передача информации между руководством, органом управления и исполнителем является коммуникацией. Как показывает практика, менеджер затрачивает на коммуникации до 85% своего рабочего времени.

Информация передается по трем основным направлениям:

• Сверху вниз. В данном случае руководство ставит перед подчиненными определенные задачи, инструктирует их;
• Снизу вверх. В данном случае исполнитель сообщает руководству о результатах проведенной проверки, доносит о том, как было выполнено задание, спрашивается личное мнение сотрудника и т.д.;
• По горизонтали. В данном случае равные до должностной лестнице сотрудники обмениваются своими мнениями, координируют действия.

При управлении зачастую обмен информацией происходит посредством коммуникативного процесса, в котором можно выделить четыре основных элемента:

• 1. отправитель, т.е. тот, кто передает информацию. Это может быть как руководитель, так и исполнитель;
  2. сообщение, т.е. переданная информация;
  3. канал, т.е. средство при помощи которого информация была передана;
  4. получатель, т.е. тот, кто получил информацию.

В процессе коммуникации отправитель и получатель информации могут меняться местами. Движение информации от отправителя к получателю можно подразделить на четыре этапа.

На первом этапе происходит отбор информации, который в свою очередь подразделяется на случайный или целенаправленный, выборочный или сплошной, предписанный или инициативный.

На втором этапе происходит кодирование отобранной информации в процессе которого информация получает доступную и понятную форму для получателя. В качестве примера можно привести письмо, таблицу, графику, звук, символы и т.д. Затем подбирается подходящий способ трансляции полученной информации: устно, письменно, при помощи различного рода искусственных сигналов либо условных знаков.

На третьем этапе информация передается. Если информация является важной, необходимо использовать несколько каналов, а так же дублировать этот процесс, при этом не нужно злоупотреблять составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

На четвертом этапе получателем воспринимается, расшифровывается и осмысливается информация. Отправитель, при этом, должен подтвердить факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. При этом сигналом обратной связи в случае устной передачи информации можно назвать уточнение, обобщение, выражение чувства. Так как сигналы обратной связи могут быть достаточно слабыми, то за реакцией иногда нужно специально понаблюдать.

В результате можно прийти к выводу, что коммуникационные процессы зависят от того, насколько четко функционирует обратная связь, которая в свою очередь зависит от того как сообщение было услышано и понято. Обмен информацией является эффективным в том случае, если получатель информации понял идею и произвел действия, которые ждал от него отправитель информации.

Для облегчения информационного обмена необходимо соблюдать следующие требования:

• сведения должны быть краткими, ясными и недвусмысленными;
• необходимо постоянно контролировать содержание информации, а так же следить за процессами передачи и приема сообщений;
• процессы обработки информации необходимо координировать.

Можно выделить эффективный способ регулирования количества информации, которая направляется менеджеру – метод отклонений. Суть данного метода заключается в том, что если производственный процесс, хозяйственная операция или трудовая деятельность сотрудников предприятия не отклоняются от установленного режима, графика или другого нормативного документа, то в данном случае управленческие воздействия не требуются, а значит данная информация не должна поступать к менеджеру, так как является излишней.

Если же произошли отклонения от нормального производственного ритма, то информация должна поступить к менеджеру для того чтобы он оперативно принял необходимое решение по устранению отклонений. Использование метода отклонений приводит к снижению объема поступающей информации во много раз и позволяет:

• сэкономить время менеджера, дать ему возможности для занятия более важной проблемой;
• сократить бумажный поток, приходящий к менеджеру и направить данную информацию по соответствующим каналам к его подчиненным;
• сократить количество решений, ежедневно принимаемых менеджером и тем самым уменьшить нагрузку на него;
• повысить обоснованность принимаемых менеджером решений, а так же предотвратить повторение прошлых ошибок;
• обеспечить более эффективное использование руководства, а так же других квалифицированных кадров;
• улучшить связь между различными отделами организации.