Файл: Информация в материальном мире.pdf

2.2. Информационные системы в управлении предприятием

В последние десятилетия российские предприятия развиваются в направлении автоматизированных систем управления (АСУ), благодаря развитию компьютерной техники и информационных технологий. На сегодняшний момент информационные системы являются хорошо развитыми и охватывают как крупные компании, так и средних и малых предпринимателей.

Информационной системы в управлении используются повсеместно, при этом постоянно развиваются, так как создаются крупные комплексы спутниковой связи, информационно-вычислительные центры, автоматизированные системы управления технологическими процессами.

При помощи информационных систем производится управление производством, обменивается различная информация, подготавливаются кадры в учебных заведениях, проводятся научные исследования и т.п. Все экономически развитые страны эффективно применяют информационные системы управления (ИСУ), так как их использование дает возможность руководителю быстрого взаимодействовать со своими подчиненными, а так же ускорить процессы, связанные с выработкой и принятием необходимых решений.

В информационных системах в российских предприятиях решаются вопросы, связанные с технической и технологической подготовкой производства, конструкторскими и нормативными расчетами, экономическими обоснованиями, планированием и учетом. Информационная система формируется как интегрированная система, которая поддерживает различные направления деятельности компании, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры по оценке деятельности компании.

ИСУ обычно включает следующие подсистемы: внутренней отчетности, сбора внешней информации, анализа информации. Такая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все существенные события внутри организации и вне ее. Общей целью ИСУ является обеспечение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Информационные системы могут быть простыми и сложными.

При простой системе происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через средства сигнализации как одноразовое сообщение. Она свойственна низшей ступени управления – например: рабочее место – мастер. Более распространены сложные информационные системы соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия. Информационные системы также различаются:

• по степени обработки информации: централизованные и децентрализованные;
• по степени охвата информацией: комплексные и локальные. Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, тогда как локальные предназначены для определенных функций управления.

Компьютеры и современные информационные технологии многократно повышают эффективность ИСУ. Например, директор супермаркета может получать почасовую, ежедневную, еженедельную или ежеквартальную информацию о том, какие товары продаются, по какой цене, в каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой информации получается автоматически. Например, продажи и доходы фиксируются, когда кассир-контролер с помощью кассового аппарата считывает записанную на упаковке шифрованную информацию о товаре. Сегодня в распоряжении менеджеров находятся самые разнообразные аппаратные средства, коммуникации, программное обеспечение. Из широко распространенных локальных компьютерных систем можно отметить:

• системы бухгалтерского учета "1С", "Финансы без проблем", "Парус", "Супер-бухгалтерия", "Турбо-бухгалтер";
• системы правового обеспечения "Гарант", "ИНЕК";
• системы поддержки рабочих мест руководителя "Директор", "Руководитель архива", "Проектировщик", "Супер-менеджер";
• системы поддержки документооборота предприятия "АТЛАНТ", "Делопроизводство" и др.

Кроме того, в работе с потоками информации используется разветвленная сеть радиолинейных, кабельных каналов; электронная почта, которая дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и вне ее, а также большому количеству людей одновременно; цифровая сотовая связь, цифровая радиосвязь. Менеджер может так же, как получать информацию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по глобальной сети Интернет.

2.3. Защита информации в управлении предприятием

Очень важным звеном в информатизации предприятия является защита конфиденциальной информации. Это связано с тем, что на любом предприятии существует закрытая информация, которая подлежит особой защите.

Всю управленческую информацию с точки зрения защищенности можно разделить на следующие классы:

• имеется развитая служба безопасности;
• имеется полный набор механизмов защиты, состоящий из нескольких степеней;
• имеется защита, но при этом большое количество субъектов и объектов, имеет доступ к данной информации;
• существует защита электронной передачи данных;
• существует защита распределенной информационной сети;
• существует защита локальной информационной сети;
• существуют минимальные требования к защищенности информации.

Система управления является защищенной в том случае, если происходит выполнение операций в соответствии с заранее прописанными на предприятии правилами, обеспечивающими защиту, как самой информации, так и ресурсов и операций, которые ее создают.

Под политикой безопасности информации можно подразумевать обеспечение конфиденциальности, целостности и готовности информации. В качестве вероятных угроз для управленческой информации можно выделить несанкционированный доступ, перехват информации в каналах связи, кражу документации, уничтожение информации, ошибки в работе, разрушение информации при помощи вирусов, ошибки в программах, которые обрабатывают данные, технические неисправности в компьютерной сети, фальсификацию сообщений.

Информация может быть искажена как в случае случайной ошибки персонала при первичном учете, а так же при переработке информации или повреждении компьютерным вирусом.

Угроза раскрытия информации для предприятия зачастую заключается в том, что конкурирующие компании получают данную информацию, тем самым приводя компанию к экономическим потерям. При этом раскрытие информации может произойти как на стадии использования информации, так и на стадиях передачи и переработки информации.

Защита целостности информации заключается в том, чтобы не была нарушена ни одна из частей информации, так как это может привести к тому, что будет потеряна полезность всего массива данных.

Безопасность информации можно обеспечить при помощи комплекса специальных мероприятий, которые заключаются в правилах использования, доступности информации со стороны персонала, а так же процедур компьютерной обработки информации.

В качестве мер защиты информации можно привести следующие – проверять подлинность информации, применять цифровую подпись на сообщениях, использовать биометрические характеристики для контроля, применять электронные карты, использовать антивирусную защиту, контролировать целостность информации, резервировать, регламентировать правила и способы защиты документов. Кроме того необходимо иметь в наличие инструкций для пользователей информации, а так же ограничить доступ к архивам, сократив привилегии для пользователей информации.

Для того чтобы внедрить систему защиты информации, необходимо сформулировать типовые требования, на которые в дальнейшем можно ссылаться:

1. Система защиты информации должна обеспечить защиту от различных реальных угроз.
2. Система защиты информации должна быть такой, чтобы не возникали трудности в управлении компанией.
3. Система защиты информации создана и функционирует в виде комплексной и многоуровневой.
4. Расходы, затрачиваемые на использование системы безопасности информации должны быть меньше, чем возможный ущерб, который может произойти от утечки информации.
5. Система защиты информации должна состоять из организационных, технических и законодательных способов зашиты.

Заключение

Для успешного развития современного бизнеса необходимо осваивать и применять новейшие информационные технологии, которые напрямую зависят от квалификации как руководителя, так и его подчиненных. Это связано с тем, что информация о текущих запросах потребителей, а так же понимание о текущей ситуации на рынке дает преимущества перед конкурирующими организациями. Современный руководитель должен активно работать с информацией, отбирая из множества потоков информации ту, которая будет соответствовать его целям, и способствовать разработке либо реализации предпринимательской идеи. Знания руководителя превращаются в информационные сообщения, при помощи которых осуществляется организация производственных и торговых процессов, а также управление бизнесом в целом.

Руководителем перемещаются экономические ресурсы из области низкой производительности и доходов в область более высокой производительности и прибыльности. Именно поэтому руководство предприятия, следуя за изменениями деловой среды, старается предвосхитить их, изменяя сферу своей активности. Информация, поступающая к руководителю, ведет его в новые, неизведанные области, тем самым давая возможность создавать новую продукцию, которая будет удовлетворять новым потребностям клиентов.

Информация на сегодняшний момент является важнейшим ресурсом социально – экономического, технического, технологического развития любого предприятия, являясь катализатором научно–технического прогресса. Основные особенности информации, такие как неисчерпаемость, сохраняемость, возможность параллельного использования, легкость передачи приводят к необходимости ее использования в материальном мире.

Правильность действий современного менеджера зависит от того, насколько полно он располагает информацией об управляемом объекте. Причем, чем сложнее управляемый объект, тем больший объем информации ему необходим для управления.

Чем быстрее получается информация, тем легче ускорить развитие производства, но сразу при этом возрастает роль руководителя предприятия, который на основе получаемой информации должен своевременно принять ответственное решение в быстроменяющейся обстановке.

Чем полнее удовлетворены информационные потребности руководителя предприятия, особенно в таких областях как планирование, прогнозирование, учет, регулирование производства, изучение потребительского спроса, финансовая деятельность и т.п., тем выше будет производительность управленческого труда данного руководителя.

На сегодняшний момент не каждый менеджер в полной мере использует доступную информацию, несмотря на то, что ей приписывается первостепенная роль в процессе управления предприятием, т.к. на менеджера зачастую поступает обилие информации и статистических данных, с которым он просто не справляется.

Информация считается не нужной до того времени, пока, руководитель не знает как ее осмыслить, оценить и как действовать на основе полученной информации. В связи с этим очень важным является получение руководителем относительно систематизированной информации, которая будет помогать ему в совершенствовании его управленческой деятельности.

Список используемой литературы

1. Бабосов Е.М. Социология управления: Учебник. – Мн.: Тетра Системс, 2015. – 288 с.
2. Баландина Т.М. Социология управления. Под ред. проф. Ю.Г. Быченко - Саратов: СГСЭУ, 2015
3. Басовский Л.Е. Менеджмент: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2016. – 216с.
4. Большаков А.С. Современный менеджмент: Учебник. – СПб.: Питер, 2016. – 416 с.
5. Вакин В.А. Информация как механизм управления социальной организацией // Вестник экономики, права и социологии, 2014, №3, с.112
6. Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: Учебник. – М.: Высш. Школа, 2016. – 367с.
7. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. – М.: Проспект, 2014. – 504 с.
8. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник. – СПб.: Лань. 2015. – 528 с.