Файл: Эффективность менеджмента организации (Теоретические аспекты исследования проблемы эффективности менеджмента)).pdf

Руководитель ООО «Д.К.У» доводит информацию о принятом решении каждому из своих заместителей, которые в свою очередь доводят четкие указания в письменной форме (ставят свою резолюцию на копии приказа) начальникам структурных подразделений о последовательности действий, которые необходимо выполнить в сложившейся ситуации и в конкретные сроки, определяют ресурсы и средства, которые могут использоваться. Начальники структурных подразделений ООО «Д.К.У» назначают ответственных исполнителей за реализацией данного решения, и контролируют правильность и своевременность выполнения решения.

В качестве практического примера можно привести одну из проблем и ее решение, сложившееся в ООО «Д.К.У».

Перед принятием управленческого решения директором ООО «Д.К.У» возникла проблемная ситуация, суть которой является решение о расширении численности персонала отдела бухгалтерии или другими словами принятии на работу специалистов.

В данном примере перед директором ООО «Д.К.У» стоит проблема в принятии на работу одной штатной единицы в отдел бухгалтерии, т.е. бухгалтера.

Проблемная ситуация заключается в необходимости принятия бухгалтера с определенным опытом работы, (в перспективе замены на другую единицы бухгалтерии, в случае ее непредвиденного увольнения) в целях сокращения трудоемкости процесса работы бухгалтерии, и снижения ошибок, допускаемых при работе.

В данном случае цель принятия решения - обеспечение правильного достижения выполнения поставленной задачи директором ООО «Д.К.У».

В качестве ограничений рассматривали - сроки рассмотрения и принятия решения (должны рассматриваться не более 2 недель) и плановые показатели роста оборота, оборачиваемости товаров и услуг (данный участок работы должен проанализировать экономист за время, не превышающее 5 дней), подбор кадров с должными квалификационными требованиями (должен не превышать 1,5 месяца), другие особенности организации и технологии оказания услуг должны решаться до принятия на работу специалиста (в пределах 1 месяца), другие особенности организации работы ООО «Д.К.У».

В ООО «Д.К.У» работает четыре бухгалтера, в т.ч. главный бухгалтер.

Проанализировав ситуацию, главный бухгалтер ООО «Д.К.У» предложила руководителю рассмотреть решение о назначении дополнительной единицы в отдел бухгалтерии.

При формировании решения директор ООО «Д.К.У» проанализировал проблемную ситуацию, и выявил, что объективность существующей проблемы – подтверждается факторами:

• необходимостью увеличить штат отдела бухгалтерии до 4 человек;
• невозможностью обеспечить выполнение бухгалтерией своих должностных обязанностей при новых темпах роста документооборота;
• невозможностью увеличения штата бухгалтерии.

При формировании и оценке решения были учтены крайние варианты решения.

Наихудшее – оставить существующую структуру численности отдела за счет дополнительного материального стимулирования труда либо пересмотра кадровой службы численности персонала и изыскания дополнительного резерва помощи специалистов, менее загруженных и определение их работы в совмещении занимаемой должности бухгалтера. Наилучшее – принять на работу дополнительного бухгалтера, с соответствующим профессиональным опытом навыками, знаниями.

Были также учтены альтернативные варианты, такие как:

• принять на работу бухгалтером специалиста высшего учебного заведения с окладом ниже должности, занимаемого бухгалтером;
• принять на работу бухгалтера, работающего по совместительству;

При обсуждении на совещании оценки преимуществ и недостатков решений директором ООО «Д.К.У» были сделаны выводы, что:

1. Принятие на работу специалиста высшего учебного заведения обеспечивает некоторое снижение трудоемкости в работе, но после обучения практическим навыкам бухгалтерского учета. Работнику выплачивается заработная плата ниже должности, занимаемого бухгалтером. Однако в отсутствии должного опыта и профессиональных качеств бухгалтеры должны постоянно проверять порученную ими работу для исключения ошибок и тратить время на обучение практическим навыкам.

2. Принятие на работу бухгалтера, работающего по совместительству (в данной организации) немного предпочтительней, т.к. этот специалист обладает достаточными практическими навыками бухгалтерского учета, однако ведение учета в разных организациях способствует выполнению иногда недостаточно качественной работы.

Примером может служить предоставление отчетности в налоговую инспекцию по исчисленным налогам, годовому балансу. Для предоставления более оперативных сведений бухгалтер должен находится постоянно на своем рабочем месте, и отвечать за участок работы, который ему поручен. При возникновении острой необходимости в получении информации, данного бухгалтера может не быть на рабочем месте данного организации, что может привести к достаточно неприятным последствиям.

В ООО «Д.К.У» отсутствует системная автоматизация. Проведение проектно-сметного планирования, учета, бюджетирования идет в MS Excel и все эти блоки не имеют связи друг с другом, что является большим недостатком существующей в организации системы стратегического планирования.

Такая информационная система поддержки управления компанией имеет проблемы и недостатки, требующие совершенствования. А именно информационная система управления имеет существенные недостатки, представленные:

- низкой оперативностью, при процессах отражения данных и формирования отчетностей;

- незащищенностью от сбоя;

- проблемой двойного ввода информации.

В ООО «Д.К.У» создается собственная система управления.

Система управления в ООО «Д.К.У» имеет постоянно действующую функцию, несмотря на характеристики состояния учреждения. Она направлена на то, чтобы не допустить возникновения кризиса, и, если он все же возник, преодолеть его.

Для осуществления эффективной работы системы управления в ООО «Д.К.У» используют комплексную методику. В настоящее время управление ООО «Д.К.У» все больше направлено на предупреждение кризисных ситуаций, чем на вывод организации из заключительной, наиболее острой и открытой стадии кризиса, когда организация уже фактически стала неплатежеспособной и внутренние ресурсы ее исчерпаны.

ООО «Д.К.У» имеет ясную экономическую стратегию развития - предупреждение кризиса. Одним из главных факторов предупреждения кризиса руководство ООО «Д.К.У» считает повышение отдачи от деятельности организации, что подразумевает под собой: повышение эффективности работы каждого сотрудника; улучшение качества товаров и услуг; снижение всех затрат. В период кризиса ООО «Д.К.У» считает необходимым: отказ от ряда проектов, объединение отделов, пересмотр и перераспределение обязанностей.

Таким образом, проведя анализ системы управления организации ООО «Д.К.У», пришли к выводу, что система управления организацией является довольно гибкой, но стратегия развития и механизм принятия управленческих решений оказывается нередко недостаточно эффективным по ряду причин объективного и субъективного характера. Информационная система поддержки управления компанией имеет проблемы и недостатки, требующие совершенствования. А именно информационная система управления имеет существенные недостатки, представленные: низкой оперативностью, при процессах отражения данных и формирования отчетностей; незащищенностью от сбоя; проблемой двойного ввода информации.

Глава 3 Пути повышения эффективности управления организацией ООО «Д.К.У»

3.1 Рекомендации по повышению эффективности управления организацией

.

I. Предлагаем ООО «Д.К.У», увеличение прибыли, за счет сокращения себестоимости услуг, путем уменьшения нерациональных расходов.

Для того чтобы снизить производственные затраты ООО «Д.К.У» рекомендуем ряд следующих мероприятий:

1) Уменьшение расходов на коммунальные платежи ООО «Д.К.У» на 314,72 тыс. руб., или 34,23%. В результате этого показатель коммунальных платежей ООО «Д.К.У» составит 605,1 тыс. руб. Для того чтобы снизить расходы на коммунальные платежи предлагаем поставить узел учета тепла и сократить использование воды. Основываясь на опыте других компаний показатель экономии по оплате за теплоэнергию и воду составляет около 30-40%. Проведем сравнительный анализ коммунальных платежей с узлом учета тепла и без него в таблице 5.

Таблица 5

Показатели снижения расходов ООО «Д.К.У» на коммунальные платежи

Представим данные сравнительного анализа коммунальных платежей с узлом учета тепла и без него в виде диаграммы (рис. 3).

Рис.3. Данные сравнительного анализа коммунальных платежей ООО «Д.К.У» с узлом учета тепла и без него, тыс. руб. [разработано автором по материалам компании]

2) Оптимизация услуг автотранспорта за счет наиболее эффективного его использования. Транспортные средства используются ООО «Д.К.У» не на полную мощность, поэтому необходимо сокращение количества машин на 30% и увеличение их загрузки.

В результате произойдет сокращение расходов на автотранспорт на 5311 тыс. руб. с 11252 до 5941 тыс. руб. (таблица 6).

Таблица 6

Показатели снижения расходов ООО «Д.К.У» по автотранспорту за год, тыс. руб.

Представим показатели снижения расходов по автотранспорту за год в виде диаграммы (рис. 3).

Рис.3. Показатели снижения расходов по автотранспорту за год, тыс. руб. [разработано автором по материалам компании]

3) В ООО «Д.К.У» для своих посетителей предоставляют услугу бесплатного интернета, путем раздачи WI-FI. Процесс снижения статьи затрат на «Интернет» возможен в случае смены Интернет-провайдера и установления лимитов на трафик в Интернете. В данный момент у ООО «Д.К.У» заключены договора на предоставление услуг доступа в Интернет с компанией «СТРИМ-ТВ».

Можно заключить договора с предприятием «Старлинк», которое предоставляет услуги доступа в Интернет по наиболее низким ценам. Компания «Старлинк» предоставляет услуги доступа в Интернет примерно на 20% ниже, чем «СТРИМ-ТВ».

С установлением лимитов на трафик в Интернете возможно будет исключение вариантов перерасходов трафика. Системные администраторы ООО «Д.К.У» могут устанавливать программы, которые будут отключать доступ в интернет после того, как закончился лимит.

Проведем сравнительный анализ 2-х поставщиков услуг доступа в Интернет для ООО «Д.К.У» в таблице 7.

Таблица 7

Сравнительный анализ стоимости услуг Интернет провайдеров для ООО «Д.К.У» в год, тыс. руб.

Представим данные сравнительного анализа стоимости услуг Интернет провайдеров для ООО «Д.К.У» в год в виде диаграммы (рис. 4).

Рис. 4. Данные сравнительного анализа стоимости услуг Интернет провайдеров для ООО «Д.К.У» в год, тыс. руб. [разработано автором по материалам компании]

Таким образом, все предложенные мероприятия по управлению прибылью ООО «Д.К.У» позволят увеличить прибыль компании и ее устойчивое финансовое развитие на рынке.

II. Совершенствование системы контроллинга процесса управления в ООО «Д.К.У». Были сформулированы пять основных важных путей совершенствования процессов управления в исследуемой нами компании, применение которых может существенно повлиять на эффективность процесса (рис. 5).

Система внутреннего контроля в ООО «Д.К.У» должна являться совокупностью мероприятий, направленных на совершенствование взаимодействия всех структурных подразделений ООО «Д.К.У» для возможности осуществления эффективного контроля. Необходимо проведение частых и регулярных ревизий и инвентаризаций, которые позволят проверить целевое использование средств организации, обеспечить сохранность активов и исключить их необоснованный расход.