Файл: Основные функции в системе менеджмента (Значение функций в общей теории управления).pdf

2.3. Функция мотивации

Мотивация высокоэффективной деятельности способствует возобновлению необходимого уровня работоспособности сотрудников. Помимо этого, способствует увеличению значимости места, в системе ценности труда, в общей структуре социальных ценностей, формирование нового трудового сознания и трудовой этики.

В общем случае стратегией и тактикой решения этой проблемы являются мотивация трудовой деятельности и стимулирование.

Мотивация как стратегия преодоления кризиса труда представляет собой долговременное воздействие на работника в целях изменения по заданным параметрам структуры ценностных ориентации и интересов, формирования соответствующего мотивационного ядра и развития на этой основе трудового потенциала.

Стимулирование как тактика решения проблемы является ориентацией на фактическую структуру ценностных ориентации и интересов работника, на более полную реализацию имеющегося трудового потенциала.

Мотивация и стимулирование как методы управления трудом противоположны по направленности: первое направлено на изменение существующего положения; второе - на его закрепление, но при этом они взаимно дополняют друг друга: мы не сможем выбраться из кризиса без качественного изменения трудовой мотивации. Процессы мотивации и стимулирования могут не только совпадать, усиливать, но и противостоять друг другу.

Для достаточно полного представления о мотивации в целом, нужно получить ответы вопросы, которые касаются сущности, содержания и структуры мотивации. А также сущности, содержания и логики процесса мотивации.

В самом общем представлении мотивация человека — это совокупность движущих сил, которые подталкивают определенное лицо к выполнению определенных шагов. Такого рода силы находятся снаружи и внутри человека и вынуждают как осознанно, так и   неосознанно совершать определённые поступки. Между тем, связь между раздельными силами и поступками человека обусловлена крайне непростой системой взаимодействий, в результате чего разные люди могут совершенно по-разному реагировать на одни и те же источники воздействия со стороны одинаковых сил.

Каждый человек работает для определенной цели. Для одного человека главным стимулом являются деньги, для второго - слава, а третий просто обожает свою работу. Указанные и некоторые другие обстоятельства, побуждающие человека к активным действиям, называются мотивами, а их применение - мотивацией.

Мотивация - это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей. Мотивация воздействует на повеление человека с помощью различных факторов, которые индивидуальны в отношении каждого человека и могут меняться под воздействием обратной связи со стороны деятельности человека.

Главными причинами, которые оказывают влияние на мотивацию работников, являются корреляция между прилагаемым усилием и качеством выполняемой работы. А также зависимость между качеством выполненной работы и получаемым вознаграждением или наказанием и удовлетворенность достигнутыми вознаграждениями.

Взаимозависимость между прилагаемыми усилиями и качеством исполненной работы определяется следующими обстоятельствами:

- умениями работника;

- конкретностью поставленной задачи;

- присутствием нужных ресурсов. 

Зависимость между качеством выполненной работы и получаемым вознаграждением или наказанием должна в обязательном порядке осознаваться сотрудником, так как без этого мотивация невозможна.

Мотив определяется тем, что вызывает некоторые действия человека. 

Он находится глубоко в  человеке, имеет «индивидуальный» характер, зависит от различных внешних и внутренних факторов, а также от действия других, возникающих параллельно с ним мотивов. Мотив не только побуждает человека к действию, но и определяет, что надо сделать и как будет осуществлено это действие.

Мотивирование - это способ воздействия на человека с целью побуждения его к необходимым действиям с помощью пробуждения в нем определенных мотивов. Мотивирование составляет сердцевину и основу управления человеком. Эффективность управления во многом зависит от того, насколько успешно осуществляется процесс мотивации.

В зависимости от предмета преследования мотивации, от решаемых проблем, существуют два главных вида мотивации. Суть первого вида в том, что при помощи внешних воздействований на людей призываются к функционированию мотивы, побуждающие людей совершать такие действия, которые могут привести к необходимому для мотивирующего человека исходу. Сущность второго вида состоит в том, его основной функцией является моделирование некой мотивационной микроструктуры человека. В этом случае упор делается на сосредоточении внимания на развитии и усилении необходимых для субъекта мотивы действий человека. И, наоборот, ослабить те мотивы, которые мешают эффективному управлению человеком. Эти два вида мотивации невозможно сравнивать и    оценивать, какой из них эффективнее, потому что в современной организации используются оба эти метода в сочетании.

Стимулы являются рычагами влияния или раздражающими факторами, которые приводят в действие различные мотивы. Стимулами для человека могут быть   предметы, действия людей, обязательства. А также носители обязательств и возможностей, предполагаемые возможности и многое другое, что может быть предложено человеку в компенсацию за его действия или что он желал бы получить в результате определенных действий. Люди отзываются на многие стимулы, иногда даже бессознательно. 

2.4. Функция контроля

У многих работников контроль за их действиями и власть руководства вызывают далеко не положительные эмоции. Для работников контроль означает ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и так далее. Это всё, что напрямую противоречит представлениям о свободе личности. И следствием такого устойчивого человеческого восприятия является то, что контроль является такой функцией управления, сущность которой понимается обычно неправильно.

Если людям задать вопрос, что означает контроль для менеджера, то скорее всего можно получить ответ, что это то, что даёт возможность удерживать служащих в конкретных рамках. С одной точки зрения, это действительно так. Но, рассматривать контроль только с этой точки зрения, отнеся его по просто к своего рода ограничениям, которые исключают возможность действий. А также наносят вред организации и заставляют каждого вести себя строго дисциплинированно, означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль является процесс ом определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от намеченных целей или их совпадении в заключительных выводах анализа. Контроле подлежат цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

После формулировки целей и задач, создания компании, высшее руководство начинают осуществлять контроль.

Контроль является очень важной функцией для организации, именно от него зависит успешность компании в целом. Без осуществления контроля организация будет похожа на хаос. И объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

Также и важным является то, что уже сами по себе цели, планы и сама структура организации предназначают ее деятельность. Распределяя ее усилия тем или иным образом, они направляют выполнение работ.

Равно важной является положительная сторона контроля. Она состоит во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Проанализировав действительно достигнутые результаты и сравнив их с запланированными, руководство компании приобретает возможность выяснить, где компания добилась успеха, а где потерпела неудачу.

К предмету контроля можно отнести не только исполнительскую деятельность, но и работу менеджера. Контрольная информация можно использовать в процессе регулирования деятельности компании.

В производственных процессах невозможно обойтись без осуществления контроля. Так как невозможно сравнивать фактическое положение дел с плановым. Любое управленческое лицо - от генерального директора до рядового менеджера первого звена - должно разрабатывать и осуществлять контроль. Он позволит регулировать деятельность организации при достижении намеченных целей.

Контроль заключается из соотнесения фактических результатов деятельности компании с намеченными в планах параметрами. А также установления интервалов расхождения между достигнутыми объёмами производства и плановыми в процессе достижения целей предприятия. На основании этого, можно сделать выводы о том, какие действия необходимо предпринять для устранения отклонения фактических результатов от запланированных.

Также огромное значение функции контроля в работе менеджера, который распределяет работу подчинённым.

На нем лежит очень большая ответственность за каждый день деятельности работников. Роберта Маклер, в своё время дал своё определение контролю. Он назвал контроль регулярной деятельностью менеджеров по оценке и сопоставлению выполненной работы с намеченными в рамках заданиями. А также учет использованных сырьевых, финансовых и материальных средств в процессе достижения намеченной цели предприятия и поиск более рациональных путей их расходования.

Если в результате текущего ежедневного производственного процесса есть возможность без отклонений выполнить к намеченным показателям, то в этом случае, в контроле нет необходимости. Но любой менеджер, да и любой работник, понимает, что в успешной компании такое бывает крайне редко. Именно поэтому, контроль — это неотъемлемая часть каждодневной работы менеджера.

Контроль является одной из пяти основных функции, менеджмента, тесно переплетающейся с остальными.

Особенно тесно контроль связан с планированием. С его помощью может определить цели, и опираясь на них, подготовить стандарты, на основе которых происходит сравнение выполненных работ с намеченными. Если выявляются отклонения реальных объемов работ от запланированных заданий, менеджер должен на основе контроля внести свои поправки в деятельность, которая может включать в себя разработку новых планов и контрольных заданий.

Контроль осуществляется после изучения всех других функций. Можно считать, что именно функцию контроля менеджер реализует уже после исполнения всех остальных функций менеджмента. При данном подходе может показаться, что контроль выполняется только после того, как ситуация уже произойдет, хотя это не так.

Контроль нужен и в тех ситуациях, когда выявляются ошибки в том или ином процессе производства. Но, лучше всего анализировать контроль как функцию, реализуемую в один момент с остальными функциями менеджмента.

Контроль может осуществляться как до производственного процесса, так и во время него, и после.

Сами работающие чаще всего негативно относятся к функции контроля. Это происходит, из-за того, что объёмы контрольных мероприятий в подразделении могут определять границы свободных действий, отводимых им при выполнении работ. Но, всё же, основная часть служащих в компании понимают, что предельный объём контроля существенным образом регулируется поведением и трудовой деятельностью в большинстве ситуаций. Также они понимают, что без функции контроля будут беспорядки, снизится эффективность выполнения работы.

Контроль является основным элементом управленческого процесса. Невозможно рассматривать отдельно от контроля планирование, создание организационных структур, мотивацию. Это все является неотъемлемыми составляющими одной общей системы контроля в организации.

Можно выделить три основные виды контроля:

1. Предварительный контроль

2. Текущий контроль

3. Заключительный контроль

Все эти виды контроля схожи по форме осуществления. Они имеют одну и ту же цель, а именно, способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Можно заметить разницу у них только во времени осуществления.

-Предварительный контроль.

Само название предварительного контроля обусловлено тем, что он осуществляется до начала работ. В основном, он применяется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.