Файл: Основные функции в системе менеджмента (Значение функций в общей теории управления).pdf

2.1. Функция планирования.

Планирование является управленческой функцией, предполагающей действия, направленные на определение целей предприятия и способов их удовлетворения. Планирование является базой принятия решений управления. Оно задает направление пути предприятия для достижения успеха. Римский философ Сенека сказал: "Когда не знаешь, какая гавань тебе нужна, любой ветер будет попутным".

Рассматривая планирование с узкой точки зрения, можно сказать, что оно представляет разработку документов/планов, на которые предприятие опирается в решении тех или иных возникающих вопросов. Далее рассмотрим на какие вопросы отвечает планирование.

1. Что производить/осуществлять и для кого (товар/услуга)?
2. Как производить/осуществлять (технология/программа действий)?
3. Когда производить/осуществлять?
4. Сколько производить/осуществлять?

Помимо решения вопросов, планирование способствует оценке уже осуществленных мероприятий. Так как, оно отвечает на вопросы: что уже было сделано, какие ресурсы уже есть и. т.д.:

• рационализация всех издержек/расходов;
• регулирование действий предприятия;
• предугадывание возможных событий. Это необходимо для минимизации риска и его последствий.
• Оперативная адаптация на всевозможные изменения.

Предмет планирования – функционирование организации, стремящейся к достижению установленных целей. При этом, достижение должно соответствовать ее миссии. Планирование предназначено для оказания помощи организации для достижения ее целей.

Объекты планирования:

Далее рассмотрим объекты планирования. Объекты будут рассмотрены на примере на организации по производству/выпуску продукции/товаров:

1. Научно-техническая подготовка производства.
2. Основное производство;
3. Вспомогательное/обслуживающее производство.
4. Качество продукции/товаров.
5. Труд и его оплата.
6. Персонал.
7. Маркетинг.
8. Материальное и техническое обеспечение.
9. Реализации продукции/товаров.
10. Финансовые ресурсы.
11. Инвестиции.
12. Социальное развитие и. пр.

Значение планирования заключается в определении целей и путей их реализации посредством применения целого комплекса продуктивных задач/работ/методов/способов.

Главная цель планирования – достижение требуемого результата от функционирования организации. При этом, применяя прогнозирование и исследование, которые способствуют результативности конечных итогов.

Главная задача планирования – рациональное применение возможностей предприятия. А также, предупреждение неверных мероприятий, совершение которых может понизить эффективность функционирования предприятия.

Сущность рассматриваемой функции состоит в установлении целей, достижение которых способствует совершенствованию как самого предприятия, так и всех его отделов. При этом, цели определяются на конкретный временной интервал с учетом финансовых возможностей предприятия, требуемых для выполнения задач.

Подводя итог вышесказанного можно отметить, что назначение функции заключается преждевременном определении как внутренних, так и внешних влияющих обстоятельств. Это необходимо для обеспечения благополучных условий осуществления деятельности предприятия и его развития.

Теория и практика планирования предусматривает несколько его видов. Между собой они отличаются по многим признакам. Далее рассмотрим категории подразделения планирования.

1. По степени охвата.
   1. Общее – подразумевает охват всех вопросов.
   2. Частичное – подразумевает частичные охват вопросов.
2. По объектам планирования.
   1. Целевое – устанавливает стратегически-тактические цели предприятия.
   2. Планирование средств. Устанавливает способы достижения целей. Планирует материально-техническое обеспечение, кадры, финансовые ресурсы и базу данных.
   3. Программное – предполагает формирование и осуществление определенного проекта. Например, программа изготовления и реализации.
   4. Планирование действий. Пример – специальные продажи, набор сотрудников.
3. По сферам планирования.
   1. Сбытовое – установление целей/задач сбыта, требуемых на это затрат.
   2. Производственное – программа производства, его подготовка.
   3. Кадровое – поиск/переподготовка/увольнение кадров.
   4. Планирование приобретений. Потребности, закупки, реализация излишних запасов.
   5. Финансово-инвестиционное и. пр.
4. По глубине планирования.
   1. Агрегированное – осуществляется в определенных рамках. Пример – планирование цеха как суммы производственных участков.
   2. Детальное. Пример – детализированное вычисление и характеристика планируемого процесса/объекта.
5. По координации частных планов во времени.
   1. Последовательное предполагает, что формирование нескольких планов является единым долгосрочным, утвержденным, поэтапно реализуемым процессом.
   2. Одновременное предполагает, что нормативы устанавливаются актом планирования.
6. По учету изменения данных.
   1. Жёсткое.
   2. Гибкое.
7. По очередности во времени.
   1. Упорядоченное предполагает, что после исполнения одного плана, необходимо формировать следующий. При этом, происходит чередование планов.
   2. Скользящее предполагает, что после истечения срока плана, он продлевается.
   3. Внеочередное предполагает, что он реализуется только когда возникает потребность. Например при реорганизации.

После рассмотрения категорий планирования, стоит особое внимание уделить оперативно-календарному виду. Оперативно-календарное планирование (ОКП) представляет заключительную фазу планирования функционирования предприятия. Его основная задача заключается в детализации показателей тактического плана. Это необходимо для обеспечения систематически-организованного функционирования организации и всех ее отделов.

В результате осуществления ОКП реализуются плановые функции. К ним относятся:

• Устанавливается время осуществления операций по отдельности. Например, по производству составных частей изделия или целиком, посредством определения связанных сроков приема-передачи изделий/частей цехами или поставщиками.
• Оперативная подготовка производственного процесса необходимым сырьем, материалом и пр.
• Реализация регулярного учета/контроля/анализа/регулирования процесса производства. Предотвращение отклонений от плана.

ОКП способствует интеграции всех процессов планирования в общую систему производства. Также, оно включает материальные и технические ресурсы, формирование и стабилизацию требуемых запасов, реализацию продукции/товаров и. т.д.

Подводя итог, можно отметить, что на данный момент существует множество различных планов. Все они в комплексе формируют единую систему планирования в организации. Рациональность и продуктивность планирования зависит от способов его использования и приверженности основополагающим принципам планирования.

2.2. Функция организации

Организация представляет собой самый древний вид функций управления. Потребность в ее появлении возникла в следствие разграничения и объединения человеческого труда. Несмотря на длительный период существования данной функции, управляющие, занимающиеся организацией трудовой деятельности, в действительности не имеют четкого понимания значения рассматриваемой функции. Помимо этого, существует путаница в выделении конкретных процессов функции как инструмента управления и ее отражения в менеджменте.

Неразрешенность указанных моментов, можно оправдать. Тем, что практически все книги менеджмента сводит разностороннюю деятельность по организации процессов управления лишь к формированию организационных структур управления.

На сегодняшний день проявляется большой интерес к организаторским способностям управляющих. Это объясняется потребностью хозяйствующих субъектов в эффективном и рациональном управлении кадрами и производственными процессами.

Помимо этого, чтобы достичь поставленной цели, требуется четко скоординированное коллективное приложение усилий. То есть необходимо верно избирать кадры для коллективного труда, каждый из которых будет отчетливо исполнять возложенную на него деятельность. При этом, способы достижения цели должны быть согласованы.

Главное предназначение рассмотренной функции заключается в решении указанных вопросов.

С одной стороны, функция предполагает простоту и понятность применения для управляющего. Все предельно понятно, что функция является элементом системы управления, при участии взаимосвязанной коллективно-трудовой деятельности. Но, несмотря на это, не совсем понятно, что именно представляет организацию, в общем ряде других функций. Данная функция в системе управления присутствует во всех процессах, в которых возможно применение деятельности человека. Организация необходимо как для личного труда, так и для коллективного. Специфика организации заключается в ниже рассмотренных обстоятельствах.

Менеджер организовывает деятельность прочего персонала еще до момента их действий. Деятельность менеджера заключается в решении комплекса задач. Они заключаются в разделении труда между сотрудниками, пояснении сущности их задач и итогов проделанной совместной работы, налаживании контактов среди сотрудников.

Если менеджеру необходимо действовать быстро, по ходу дела, без ущерба эффективности результата, и регулирующее воздействие ясно исполнителям, то организация совместных действий не требуется.

Процесс организации необходим для того, чтобы сотрудники-исполнители понимали, что они делают и для чего это нужно. Во-первых, организация направлена на предупреждение неправильных и некорректных действий сотрудников. Во-вторых, на снижение объема нереализованных возможностей при осуществлении коллективной работы. Само собой, что если управляющий полагает, что сотрудники без координирования их действия сами справятся с выполнением поставленной задачи, то применение организации в данном случае не потребуется.

Необходимость в организации появляется в тех случаях, когда требуемый конечный итог возможно достичь посредством коллективной работы. Либо когда действия управляющего характеризуются особой сложностью. Для рассмотренных ситуаций характерны определенные черты. Такие, как:

а) Требуемый конечный итог/цель достигается посредством совместных мероприятий. А именно, по: планированию, анализу, учету и контролю. Это подтверждает то, что данная функция способствует коллективному труду как управляющих, так и рядовых сотрудников, участвующих в перечисленных мероприятиях. То есть, для реализации указанных мероприятий, необходима организация.

б) Придерживаясь принципа и иерархичности, в целях увеличения управленческого уровня достижения целей, управляющий делегирует существенную долю труда делегирует низшим подразделениям. На основании этого можно утверждать, что осуществление указанной деятельности требует регулирования управляющим.

в) Вопросы, которые в процессе своей деятельности решает менеджер особенно сложные и порой, даже непредсказуемые, что обуславливает потребность в специальном обучении/подготовке. Подготовка осуществляется по вопросам управляющего к проблемам организации его обязанностей. Подготовка способствует продуктивности и упрощению работы управляющего. Таким образом, деятельность самого управляющего нуждается в рациональной организации.

На основании вышеизложенного можно отметить следующее определение.

Организация — это деятельность, выполняемая управляющим и направленная на разделение труда между коллективом, и формирование среди них коммуникаций, способствующих появлению вспомогательного благотворного итога.

Указанная характеристика такого многосложного определения не стоит воспринимать как исключительно правильную. В соответствующей литературе по данному термину существует множество иных характеристик. Ниже рассмотрим некоторые из них.

«Когда мы говорим об организации, то подразумеваем вид организационной деятельности (функции), которая призвана обеспечить выполнение плана (программы) или создает условия для принятия плана».

«Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей».

«Организация - это целое, сложенное из взаимодействующих частей для достижения одной общей цели».

Рассмотренные характеристики термина относятся к функции «организация». Однако, они предполагают создание организационной системы управления.

В рассмотренных характеристиках проглядывается узость взглядов. Создание организационно-управленческой системы имеет свою важность, но она не самая значимая. Новая организационно-управленческая система в действительности формируется крайне редко. Также, в ее разработке участвуют по большей части лишь высший менеджмент. Организационная деятельность реализуется регулярно и взаимосвязана с оперативным управлением. Большая доля организационных задач подразумевает подготовку и введение управленческих решений в действие и согласованию совместной деятельности людей, организованных в группы, а также распределению и делегированию полномочий в структуре аппарата управления.