Файл: «Разработка регламента выполнения процесса ‘‘Движение библиотечного фонда’’».pdf

Актуальность темы учёта движения библиотечного фонда заключается в том, что данное информационное явление еще недостаточно упорядочено и автоматизировано, а существующие условия труда требуют того, чтобы библиотеки шли в ногу со временем и своевременно предоставляли – читателям – литературу на традиционных и электронных носителях, а вышестоящие инстанции – разнообразные формы электронной отчетности. Поэтому сегодня трудно себе представить работу библиотекаря без компьютера, прочей офисной техники и интернета.

Масштабная и повсеместная автоматизация библиотек вносит порядок и ясность в работу библиотекарей, ускоряет обмен информацией между ними, обеспечивает максимально полное и разноплановое информационное обслуживание читателей.

Целью нашей курсовой работы является изучение существующих в крупнейшей вузовской библиотеке Крыма – Научной библиотеке Крымского федерального университета им. В.И. Вернадского процессов движения библиотечного фонда (поступление, выдача/прием, выбытие), а также разработка регламента выполнения процессов.

Задачи. Поставленная цель предполагает выполнение следующих задач:

1) Исследовать текущую организацию учета движения библиотечного фонда в Научной библиотеке КФУ.

2) Выбрать средства моделирования и с их помощью выработать модель бизнес-процесса «как есть».

3) Предложить мероприятия для устранения недостатков текущей организации.

4) Составить модель бизнес-процесса «как надо».

ГЛАВА 1. ИЗУЧЕНИЕ ТЕКУЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА "ДВИЖЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА"

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

Прежде, чем подходить к изучению процесса «движение библиотечного фонда», определим основные термины и понятия, которыми будем в дальнейшем оперировать.

Библиотечный фонд, согласно Википедии, — это «упорядоченное собрание документов, которое хранится в библиотеке» [2]. В него входят произведения печати (книги, периодические издания) и другие документы (диафильмы, микрофильмы, электронные документы). В библиотечном фонде документы подобраны на основе стандартного отбора, в соответствии с целями и задачами библиотеки, а также с потребностями её читателей.

Движение библиотечного фонда — это обобщающий показатель регистрационного учета документов, отражающий результат поступления и выбытия документов из библиотечного фонда в определенный период времени. Далее для удобства описания мы будем использовать вместо двусложного понятия «библиотечный фонд» более ёмкое понятие «фонд» или аббревиатуру «БФ».

Поступлением в фонд является пополнение фонда библиотеки в результате получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа.

Выбытие из фонда — это движение БФ в связи с исключением, перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием документов из библиотеки.

Организационно упорядоченная совокупность видов, методов и способов учета документов, дифференцированных в соответствии с их статусом называется системой учета документов.

Учет библиотечного фонда — комплекс операций, обеспечивающий регистрацию и обобщение сведений об объеме, составе, движении, его стоимости, являющихся основой финансовой отчетности о фонде, а также составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности; объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от их вида и материальной основы [1].

Суммарным учетом называется регистрация в учетной форме всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии).

Вернемся к главной теме нашей работы. Процесс «движение библиотечного фонда» мы, как было заявлено во вводной части, будем изучать на примере Научной библиотеки Крымского федерального университета им. В.И. Вернадского. Эта библиотека – самая крупная из университетских библиотек Республики Крым. Она располагает многоотраслевыми фондами, насчитывающими около 3 млн. экземпляров традиционных изданий, имеет электронный каталог, обеспечена доступом к многочисленным электронно-образовательным ресурсам.

Судя по отчетам библиотеки, за период 2015-2016 гг. её фонды пополнились более чем на 50000 экземпляров новейшей учебной и научной литературы, подписка на отечественные и иностранные периодические издания составила свыше 500 наименований, ежегодно обновляется перечень доступных электронных ресурсов и информационных баз данных. На 1 января 2018 года книжный фонд Научной библиотеки составлял 874 913 экз. За 2017 г. в фонд поступило новых документов 1564 экз.

Снова вернемся к основной теме. Основу нашей работы будет составлять регламент, под которым мы будем понимать идеальную модель исследуемого процесса.

Чтобы составить регламент, нужно определить, что является субъектом регламента. Субъектом регламента является персонал библиотеки, задействованный в учете движения фонда в Научной библиотеки Крымского федерального университета им. В.И. Вернадского (сокращенно – КФУ).

Основная цель составления регламента – это повышение качества и эффективности работы библиотекарей путем сокращения времени, затрачиваемого на рутинную ручную работу и электронного дублирования деятельности для прозрачного отображения её реальных результатов и оперативного мониторинга руководством библиотеки.

В ходе исследования было выявлено, что учетом движения фонда занимаются разные отделы Научной библиотеки:

отдел комплектования и каталогизации,
отдел организации и хранения фондов;
отделы обслуживания читателей.

С библиотекарями всех названных отделов были проведены беседы, были изучены их должностные инструкции, отчеты, проведено наблюдение за ходом текущих работ в отделах. По результатам собранных фактов можно составить представление о деятельности библиотекарей каждого из отделов.

Вот, например, схематичное описание работы библиотекарей отдела комплектования и каталогизации (см. Рис. 1)

Рисунок 1

А вот описание работы библиотекарей отдела организации и хранения фондов:

Рисунок 2

По-иному представляется работа библиотекарей отраслевых отделов, обслуживающих читателей:

Рисунок 3

Как видно из приведенных схем, библиотекари всех указанных отделов занимаются учетом движения фонда. При этом на начальных этапах (при поступлении новой литературы) учет фонда производят библиотекари отдела комплектования и каталогизации, в дальнейшем же в работу вступают также библиотекари тех отделов, куда направляется поступившая в библиотеку литература.

Нами также была проанализирована и составлена структура исследуемой организации – Научной библиотеки КФУ (см. Рис. 3):

Рисунок 4

Как видно, библиотека имеет сложную структуру и подчинение (директор – заместители – заведующие отделами – рядовые библиотекари), что создаёт почву для конфликтных ситуаций, вызванных противоречием в требованиях к рабочему процессу, предъявляемых руководителями разных уровней.

В ходе подготовительного исследования были выявлены следующие проблемы у заказчика (директора Научной библиотеки):

трудности с выявлением и отслеживанием реальной книжной

недостачи (заведующие отраслевых отделов могут, по предположению директора, давать в отчетах показатели фонда, не соответствующие реальным);

ошибки сотрудников при работе с важной документацией;
проблемы с отслеживанием задолжников;
тенденция к снижению книгооборота;
несогласованность работы разных подразделений библиотеки;
ведение на местах только бумажных списков учета движения

фонда, что делает возможным сознательное искажение результатов движения (например, замалчивание руководителями отделов большого числа утерянной литературы).

Для устранения проблем заказчика было решено разработать модель автоматизированной системы. В её функциональные возможности должны входить:

автоматизация учёта библиотечного фонда (каталог книг);
автоматизация учёта книгооборота в отраслевых отделах;
автоматизация ведения каталога;
автоматизация формирования отчётности по работе библиотеки.

Опираясь на ГОСТ 34.601-90, разработку регламента «Движение библиотечного фонда» можно разделить на следующие пункты:

1) Формирование требований заказчика;

2) Обследование объекта автоматизации;

3) Разработка концептуальной модели;

4) Разработка технического задания;

5) Разработка рабочего регламента;

6) Внедрение системы (производится в последствии в организации заказчика).

Составим план-график обследования деятельности библиотекарей, задействованных в учете фонда. Он представлен в следующей таблице:

Таблица 1

Рабочее место

Бизнес-процесс

Рабочая документация

Сроки

Ответственное лицо

Библиотекарь

1) Регистрация пользователей.

2) Учёт сдачи и выдачи книг.

3) Отслеживание задолжников.

4) Формирование каталога книг.

Ввод данных о поступившей литературе.

Отчет о деятельности Научной библиотеки, вся нормативная справочная документация по деятельности библиотеки.

01.04.2018 – 10.05.2018

Живков А.Ю.

В основе деятельности библиотекаря вообще лежит:

Проверка наличия книг по каталогу (библиотекари всех отделов).
Выдача книг читателям ( библиотекари отраслевых

отделов обслуживания читателей)

Учет поступившей и списанной литературы (библиотекари всех

отделов, в которых хранятся фонды).

Сдача книг, в положенные сроки ( библиотекари отраслевых

отделов обслуживания читателей).

Отслеживание задолжников ( библиотекари отраслевых

отделов обслуживания читателей).

Составление отчетов (библиотекари всех отделов).
Ведение каталога книг (библиотекари всех отделов).

Библиотекарь отдела комплектования и каталогизации занимается первичной обработкой и каталогизацией поступившей литературы, раздает её по отделам, ведет учет списанных и поступивших в библиотеку книг. При изменении информации о имеющейся книге или при поступлении новой книги библиотекарь вносит соответствующие изменения в каталог.

Библиотекарь отдела организации и хранения фондов осуществляет организацию хранения, учет и каталогизацию библиотечного фонда.

Библиотекарь отраслевого отдела производит поиск по каталогу необходимых читателю книг. Осуществляет выдачу книг читателю, с определённым сроком сдачи книги в библиотеку. При сдаче книги сверяет её наименование и данные читателя. При несдаче и невозврате книги в течении некоторого времени начинается отслеживание задолженности. При наступлении отчетного периода библиотекарь отраслевого отдел составляет отчеты о читателях, учёте и каталоге книг на данный момент. При изменении информации об имеющейся книге или при поступлении новой книги библиотекарь вносит соответствующие изменения в каталог.

После проведенного исследования деятельности библиотекарей по учету движения фонда можно сделать некоторые выводы.

Бизнес-компонентами исследуемого процесса (его модели) являются:

- каталог книг
- каталог пользователей
- учёт книг
- отчётность
- персонал

Сам бизнес-процесс «движение библиотечного фонда» можно разбить на такие подпроцессы:

- Регистрация читателей.
- Учет сдачи/выдачи книг.
- Формирование каталога книг.
- Ввод данных о поступившей литературе.
- Ввод данных о списанной литературе.

Для того, чтобы смоделировать бизнес-процесс «как есть», необходимо усвоить его основные правила: