Файл: «Разработка регламента выполнения процесса ‘‘Движение библиотечного фонда’’».pdf

В летний период (при условии, что общее количество находящихся на руках документов не превышает установленного):

Таблица 6

Срок пользования художественной литературой для всех категорий пользователей составляет 1 месяц, количество документов - до 5 экземпляров. Срок пользования может быть уменьшен в зависимости от спроса на документ.

Не подлежат выдаче на дом редкие и ценные издания. В случае их выдачи с читателя взимается залог, сумма которого определяется администрацией библиотеки.

Читатели могут продлить срок пользования взятыми на дом книгами, другими произведениями печати и иными материалами, если на них нет спроса со стороны других читателей, в установленном порядке. Предъявление продлеваемых книг обязательно.

Задерживать выданную литературу сверх установленного срока запрещается. Задерживая литературу, читатель попадает в списки должников.

Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом Минфина России от 15.12. 2010 N 173н, зарегистрированным в Минюсте России от 01.02.2011 N 19658. В Акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов.

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее – Акт о списании) составляется комиссией по исключению документов из библиотечного фонда и служит основанием для отражения во внутрибиблиотечном, статистическом и бухгалтерском учетах библиотеки выбытия указанных объектов учета. Акт о списании является единой формой для оформления выбытия документов из библиотечного фонда, в т.ч. периодических изданий, числящихся на забалансовом счете.

В Акте о списании указывается причина списания. Это может быть утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность и мероприятие по исполнению решения о списании: передача в обменный фонд для дальнейшего перераспределения, безвозмездная передача другому учреждению, реализация (продажа) юридическому или физическому лицу, утилизация.

К Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда (далее - список), который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.

Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.

Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество. При необходимости отражения дополнительных сведений об исключаемых изданиях в акте о списании библиотекарь может добавить дополнительные графы в добавочном списке.

При оформлении исключения периодических изданий, числящихся на балансовом счете по 1 руб. за 1 единицу учета, в графе "коэффициент переоценки" следует поставить прочерк. При исключении других изданий графа «коэффициент переоценки» заполняется по согласованию с бухгалтерией с учетом переоценок библиотечного фонда, произведенных за период нахождения издания в библиотеке, т.е. с момента поступления издания в библиотеку.

К Акту о списании по причине утраты и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения – протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба – финансовый документ о возмещении ущерба). Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция установленного образца.

При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки. При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.

Акт о списании по одной из причин с приложенным списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, утверждается руководителем учреждения. При исключении изданий из библиотечного фонда, отнесенного к иному движимому имуществу, Акты о списании утверждаются руководителем библиотеки самостоятельно.

Суммарный учет дает полную количественную характеристику фонда НБ КФУ. Суммарный учет – это учет документов партиями, которые поступают или выбывают по одному сопроводительному документу (счет, накладная, акт и т.д.)

В случае отсутствия сопроводительного документа библиотекари отдела комплектования и каталогизации документов составляют акт приема.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (ведется библиотекарями отдела комплектования и каталогизации Научной библиотеки КФУ).

Она состоит из трех частей:

Часть I. «Поступление в фонд». Тут фиксируются: дата и номер записи, номер сопроводительного документа, источник поступления, количество поступивших документов (по содержанию и видам), стоимость приобретенных документов.

Нумерация записей о поступлении ежегодно начинается с № 1, о выбытии — также с № 1 и продолжается в возрастающем порядке из года в год вне зависимости от причин выбытия.

Литература, не подлежащая записи в инвентарный каталог (временного хранения), записывается в части I «Книги суммарного учета» без указания ее стоимости и распределяется по содержанию. Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного пользования (напр., программные продукты, материалы, приобретаемые для оформления научной библиотеки и проч.).

Часть II. «Выбытие из фонда». В этой части собираются все сведения о выбывших из библиотеки документах. Они выбывают по актам с указанием причин выбытия: ветхость, утеря читателями, морально устаревшие и т.д.

Часть III. «Итоги движения фонда». Данная графа заполняется в конце года, когда приняты все партии документов, проведены все акты на списание.

Все периодические издания подлежат суммарному учету.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА УЛУЧШЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА "ДВИЖЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА"

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

После анализа модели «Как есть» было предложено, прежде всего сократить объем работы библиотекарей по ручному ведению статистики.

Участие зав. отделами в бизнес-процессе можно свести к минимуму, автоматизировав их работу с помощью внедрения продукта, и тогда с операциями, которые они выполняют, может справиться рядовой библиотекарь (специально обученный). За счет сокращения обязанностей зав. отделами и их переноса рядовым сотрудникам в бюджете библиотеки освобождаются значительные средства, которые можно направить на поощрение тех сотрудников, которые особо отличились в освоении и применении новых форм учета библиотечного фонда.

Ввиду сокращения уровней иерархии оргструктуры Научной библиотеки ускорится принятие управленческих решений и улучшится деятельность конечных исполнителей бизнес-процесса (библиотекарей).

Внедрение нового ПО, ориентированного на учет движения библиотечного фонда, сделает для заказчика (директора НБ КФУ) процесс управления библиотекой более оперативным, прозрачным и легким.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Вот, как мы представляем себе бизнес-процесс «как должно быть»:

Рисунок 9

Из схемы видно, что работу, которую ранее выполняли зав. отделами, после внедрения новой программы может выполнять сам компьютер.

Также если ранее подразумевалось, что учет движения фонда будет только бумажным, т.е. традиционным по форме, то теперь произошло разделение на две формы учета – традиционную и электронную. Электронный учет необходим для подтверждения записей библиотекарей, сделанных вручную и оперативного создания электронной отчетности.

А вот декомпозиция данной модели:

Рисунок 10

Эта схема показывает, что те работы, которые ранее требовали непременного участия зав. отделами (поступление/писание книг, выдача/приём литературы) могут выполняться рядовыми библиотекарями и программой учета фонда (ПО). Функции зав. отделами можно свести к проверке бумажных и электронных форм учета движения фонда.

С другой стороны, основная нагрузка теперь приходится на рядовых библиотекарей, участвующих в учете движения фонда. Внедрение в практику нового ПО требует обучения библиотекарей работе с ним, а это ведет к повышению уровня технической квалификации библиотекарей