Файл: «Разработка регламента выполнения процесса ‘‘Движение библиотечного фонда’’».pdf

• Обновление каталога книг, при поставке новых
• Редактирование каталога книг.

Регламент процесса «движение библиотечного фонда» удобнее представить в виде модели автоматизированной библиотечной системы. Назовем её условно «Движение фонда». Её функциональная схема представлена на Рис. 5.

Рисунок 5

Эта функциональная структура наглядно выявляет основные задачи и функции библиотекаря, занимающегося учетом фонда.

Функция 1: «Учёт сдачи и выдачи книг» - предназначена для поиска книг по каталогу и работы с читателями.

Функция 2: «Формирование каталога» - предназначена для внесения изменений в каталог книг.

Функция 3: «Отслеживание задолжников» - предназначена для поиска задолжников.

Функция 4: «Отчёты» - предназначена для оформления различного рода отчетности.

Функция 5: «Защита информации» - предназначена для защиты данных от несанкционированного доступа.

Дадим характеристику поставленным задачам:

Задача 1.1: «Поиск книг по каталогу». Предоставляет результаты поиска книг по каталогу на экран.

Задача 1.2: «Работа с читателями». Включает в себя регистрацию новых читателей и учет сдачи и выдачи книг.

Задача 2.: «Редактирование информации о книгах». Предназначена для внесения изменений о книгах в каталоге.

Задача 2.2: «Добавление новых книг». Предназначена для добавления информации в систему при поступлении новых книгах в каталог.

Задача 2.3: «Удаление книг». Предназначена для удаления информации о списанных книгах в каталоге.

Задача 3.1: «Поиск задолжников». Предназначена для отслеживания задолжников.

Задача 4.1: «Выдача отчета по сдачи и выдачи книг». Предназначена для выдачи отчета по учёту сдачи и выдачи книг.

Задача 4.2: «Выдача отчета каталога книг». Предназначена для выдачи отчета по каталогу книг.

Задача 4.3: «Выдача отчета о читателях». Предназначена для выдачи отчета по читателям книг в библиотеки.

Задача 5.1: «Ввод логина и пароля». Предназначена для входа пользователя в систему.

Опишем выходную информацию системы:

Таблица 2

ID	Наименование	Вид представления	Задача или операция	Период выдачи	Получатель
П1	Результат поиска	Экранные формы	Предоставляет информацию о найденной книги	По требованию	Библиотекарь
П2	Работа с читателями	Экранные формы	Предоставляет регистрацию читателей и учёт книг	По требованию	Библиотекарь
П3	Формирование каталога	Экранные формы	Редактирование каталога книг	По требованию	Библиотекарь
П4	Отслеживание задолжников	Экранные формы	Предоставляет информацию о задолжниках	По требованию	Библиотекарь
П5	Отчеты по сдачи и выдачи книг	Экранные формы / бумажные носители	Предоставление отчетности по учёту сдачи / выдачи книг.	По требованию	Библиотекарь
П6	Отчеты по каталогу книг	Экранные формы / бумажные носители	Предоставление отчетности по существующему каталогу книг.	По требованию	Библиотекарь
П7	Отчеты о читателях	Экранные формы / бумажные носители	Предоставление отчетности о читателях.	По требованию	Библиотекарь

---

Теперь опишем входную информацию.

Входная информация предназначена для занесения и накопления необходимых данных в базе данных «Движение фонда». Входные сообщения указаны в Таблице 3.

Таблица 3

ID	Наименование	Формат получения	Сроки	Источник
В1	Данные о поступивших книгах	Бумажные документы	По требованию	Поставщик
В2	Данные читателя	Устные данные	По требованию	Читатель

Опишем структурные единицы входной и выходной информации.

Перечень структурных единиц входной и выходной информации представлен в Таблице 4.

Таблица 4

Наименование	Описание	ID
Инвентарный номер	Уникальный код книги	П1, П2, П3, П4, B1
Регистрационный номер	Уникальный номер читателя	П4, П7, B2
Автор	Наименование автора книги	П1, П3, П6, B1
Тип	Рубрика книг	П1, П3, П6, B1
Название	Наименование книги	П1, П3, П6, B1
Год издания	Год выпуска книги	П1, П3, П6, B1
Издатель	Издательство книги	П1, П3, П6, B1
Количество страниц	Количество страниц в книги	П1, П3, П6, B1
Фамилия	Фамилия читателя	П2, П4, П7, B2
Имя	Имя читателя	П2, П4, П7, B2
Отчество	Отчество читателя	П2, П4, П7, B2
Группа	Группа, в которой обучается	П2, П4, П7, B2
Адрес	Место прописки	П2, П4, П7, B2
Телефон	Контактный телефон	П2, П4, П7, B2
Дата	Дата поступления книги	П3, B1

Алгоритм смоделированной нами системы будет выглядеть примерно так:

Рисунок 6

1.2. Выбор средства моделирования бизнес-процессов

---

Для составления графической схем бизнес-процесса была выбрана инструментальная среда MS Visio. По своей сути данная программа не является CASE средством. Это векторный графический редактор, редактор диаграмм и блок-схем для Windows. Однако следует отметить, что он прост и удобен в использовании, и главное – позволяет быстро создавать наглядные схемы процессов.

Изначально MS Visio было разработано и выпускалось компанией Visio Corporation (первое название – Shapeware Corporation) В дальнейшем, он был приобретен Microsoft и вошел в пакет офисных приложений Microsoft Visio.

С учетом наших ограниченных технических возможностей, мы будем использовать MS Visio 2003. В частности, мы будем использовать шаблоны Audit Diagram и TQM Diagram из раздела Buisiness Process.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Смоделируем на основе полученных данных о работе библиотекарей по учету движения библиотечного фонда модель бизнес-процесса «AS-IS», т.е. «как есть». Вот, как будет выглядеть контекстная диаграмма IDEF0:

Рисунок 7

Данная схема только в общих чертах отражает процесс движения библиотечного фонда.

Вот более подробная схема – декомпозиция процесса:

Рисунок 8

Следует сделать такой комментарий к схеме. В Научной библиотеке КФУ существует два вида учета документов: индивидуальный и суммарный.

Индивидуальный учет – учет каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего из фонда. Учету подлежат все виды документов на любых носителях информации. Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности библиотечного фонда. Для того чтобы выполнить все ее требования, следует прежде всего определить единицу учета разных видов документов, одинаковую для всех библиотек. Понятие «единица учета» заложена в ГОСТ 7.20—2000 и «Инструкции об учете библиотечного фонда» (1998 год). Это книги, брошюры, ноты, карты, изоиздания (отдельный лист, тетрадь, атлас, карта, альбом), научно-технические документы (НТД) (стандарты, технические условия (ТУ), описания изобретений к авторским свидетельствам) — экземпляр; диафильмы — катушка; диапозитивы (слайды) — комплект; грампластинка — диск; магнитные фонограммы — катушки, бобина, кассета, рулон; фильмокопии — фильм. Но если последние являются приложением к произведению печати, то индивидуальному учету не подлежат. Также ведется учет СD- и DVD-дисков.

---

Индивидуальный учет по названиям осуществляется с целью представления о содержательном потенциале библиотечного фонда, количестве названий документов. Он позволяет определить, насколько многоаспектно отражены в фонде те или иные темы, вопросы, проблемы, то есть выявить многообразие его наполнения информацией.

Индивидуальный учет является библиографическим учетом. Он осуществляется в виде каталогов (алфавитный и систематический каталоги; для учета документов — со сквозной нумерацией: ГОСТы, описания изобретений, прейскурант и др.). В них на каждое название заводится отдельная карточка. На серийные, продолжающиеся издания, бюллетени ведутся учетно-регистрационные картотеки и каталоги.

Учетный каталог совмещает учет БФ по названиям и по экземплярности. На каждое название заполняется карточка с полным библиографическим описанием и указанием цены. Карточке и документу присваивается очередной порядковый номер. Издание объемом до 48 страниц регистрируется на карточке, но не нумеруется. На обороте карточки фиксируется распределение экземпляров документа по подразделениям фонда. Дается один общий инвентарный номер для всех экземпляров документов и всех типов многотомного издания. Карточки расставляются в алфавитном порядке. Каждая карточка учетного каталога и общая опись инвентарных номеров регистрируются в специальных журналах. Затем нумератором на обороте титульного листа книги, на книжных формулярах и на карточке учетного каталога проставляется инвентарный номер.

На каждый вид издания существует своя форма карточки. Учетные каталоги хранятся в запирающихся шкафах отдела комплектования и каталогизации. Карточки в ящиках закреплены стержнями, доступ к каталогам имеет ограниченный круг сотрудников.

Несколько по-иному ведется учет периодики. Текущие поступления журналов и газет регистрируются в учетной картотеке. В конце года подсчитывается общее количество поступивших номеров журналов за год и составляется акт, на основании которого производится запись в КСУ. Акты эти в бухгалтерию не сдаются, т.к. там есть подписные квитанции, подтверждающие расходование средств на подписку.

Регистрация многоэкземплярных (дублетных) изданий проводится либо по способу кавычек (вместо повторной записи названия проставляются кавычки), либо по способу крайних номеров (на одной строке записываются через тире первый и последний по числу дублетов номера). Номера оставляются на одной строке перед названием документа, всего на страницу заносится 20 записей. В пределах этой нумерации каждому экземпляру присваивается индивидуальный номер. Такой способ экономичен и широко применяется для регистрации учебной и многоэкземплярной литературы. Инвентарный номер является сугубо индивидуальным и никогда никаким другим документам не присваивается даже в случае, когда всё экземпляры выбывают из библиотеки.

---

Выдача/прием литературы. Она по-разному происходит в читальных залах библиотеки и на абонементах Научной библиотеки.

При заказе литературы в читальном зале читатели предъявляют читательский билет, заполняют читательское требование и при получении изданий расписываются на книжном формуляре и читательском требовании. Книжный формуляр и читательское требование являются документами, удостоверяющими дату и факт выдачи читателю и приема библиотекарем книг и других произведений печати.

Количество документов, выдаваемых в читальных залах, как правило, не ограничивается. При наличии единовременного повышенного спроса число выдаваемых экземпляров может быть ограничено (по решению администрации библиотеки).

Литература, выданная в читальный зал из основного фонда, может быть забронирована на определенный срок.

Энциклопедии, справочные издания, редкие и ценные книги, а также издания, получаемые по МБА, выдаются только в читальном зале.

Выносить литературу из читальных залов запрещено. В случае нарушения этого правила читатели могут быть лишены права пользования библиотекой на срок, определяемый администрацией библиотеки.

Абонемент - форма индивидуального обслуживания пользователей библиотеки посредством выдачи им для использования вне библиотеки документов из ее фондов на определенный срок и на определенных условиях.

Для заказа и получения изданий (документов) на абонементах читатели предъявляют читательский билет, заполняют читательское требование и расписываются на книжном формуляре и читательском требовании.

Срок пользования литературой для различных категорий читателей и количество выдаваемых изданий на абонементах (учебной, научной и художественной литературы) определяется дифференцированно администрацией библиотеки и фиксируется в Правилах пользования Научной библиотекой.

Сроки пользования научными и учебными документами для различных категорий пользователей и количество единовременно находящихся на руках документов:

В период учебного года:

Таблица 5

Категории пользователей	Сроки пользования	Количество документов
Преподаватели	учебный год	15 экз.
Сотрудники университета	1 месяц	10 экз.
Студенты очной формы обучения:
- аспирант	семестр	15 экз.
- студент (бакалавр, магистр, специалист)	учебный год/семестр	Обязательная учебная литература - 15 экз.
	1 месяц	Дополнительная (научная) литература - 5 экз.
Студенты заочной формы обучения:
- студент (бакалавр, магистр, специалист)	сессия	Обязательная учебная литература - 15 экз.
	сессия	Дополнительная (научная) литература - 5 экз.
- аспирант	сессия	15 экз.

---