Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Совершенствование деятельности при помощи процессного подхода).pdf

Введение

B своей курсовой работе я, посчитал нужным и необходимым, выбрать тему: «Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов». Так как я работаю на производстве, a именно в ПАО «НПО «Алмаз» - начал работать в МОКБ «МАРС», для меня эта тема является актуальной. Она затрагивает проблемы на производстве и предлагает методы оптимизации военно-промышленного комплекса для дальнейшего роста производимых продуктов и минимальных затратах в финансовом и материальном плане, а главное выполнение поставленных задач в сроки c минимальными потерями ресурсов.

Актуальность темы заключается в том, что большинство предприятий либо некоммерческих бизнесов побаиваются внедрять процессный подход так как считают его трудоемким и, довольно, продолжительным по времени. Они не видят всей картины в целом и не могут представить себе то, что процессный подход решит их проблемы и наладит производство. Конечно же данный подход не является «таблеткой от всех бед», однако применив и внедрив его в свой бизнес-процесс – положительный результат не заставит Вас долго ждать. Первые «сливки» могут появится уже в скором времени при правильной отладке и внедрении процесса.

Целью моей работы я ставлю несколько пунктов. A именно: определить суть процессного подхода, разобраться в его функциях, взвесить его положительные и отрицательные стороны, ознакомиться c особенностью его внедрения и первые выводы после его внедрения. Постараюсь рассмотреть конкретные примеры реализации подхода в бизнес-процессах и/или производстве.

Для того, чтобы выполнить работу и, досконально, изучить данный вопрос, мне необходимо решить некоторые задачи, a именно:

• Изучить историю открытия и формирования процессного подхода;
• Изучить и иметь понятия в некоторых терминах;
• Ознакомиться c методами и этапами внедрения процессного подхода;
• Привести примеры программного обеспечения, c помощью которого будет внедряться подход для оптимизации процессов бизнеса;
• Изучив данный материал сделать вывод по применению процессного подхода, выявить его сильные и слабые стороны.

Глава 1. Процессный подход. Возникновение. Общие и научные понятия

На сей день процессный подход является из самых востребованных способов в управлении организации. Основополагающим понятием данного подхода служит бизнес-процесс. В данной главе мы рассмотрим историю возникновения и основные понятия процессов.

Термин «бизнес-процесс» употребляется значительно меньше, принято его считать показателями деятельности производства либо компании в целом. Бизнес-процесс – точь-в-точь повторяющаяся последовательность поведений, нацеленных на получение заданного результата, ценного для организации.

Таблица 1. Основные представления бизнес-процессов

1.1 Функции процессного подхода

При изучении разных источников информации, в том числе литературы, позволяет синтетически представить управление как абразию исследования, планирования, подбора персонала, организации, распорядительства, представительства и ведения переговоров или заключение сделок, оценки, принятия решений.

Как правило, при рассмотрении процессного подхода выделяют основные роли, применимые ко всем организациям: контроль, планирование, организация и мотивация.

Функции управления в процессном подходе имеют пару общих характеристик: всем им, требующим принятия решений, необходима коммуникация. Принятие решений и коммуникация играют роль связующих процессов при осуществлении контроль, планирование, организация и мотивация.

Рассмотрим несколько функции управления:

1. Планирование. Начальник должен сформировать цели организации. Затем, поставив общие задачи, он должен определить, какие конкретные работы (задания) необходимо выполнить сотрудникам организации в определенный отрезок времени. Для того, чтобы планы были реальными, a не призрачными, руководителю следует учесть наличие всех ресурсов. Начальник обязан четко ответить на три вопроса:

• Где мы находимся на сей день?
• Куда стремимся?
• Что собираемся делать?

Этот способ, c помощью которого глава пытается задать верное направление вектору усилий всех членов организации на достижение ее общих целей в определенный отрезок времени. При этом необходимо учитывать две существенные характеристики, присущие организационным структурам, a именно: горизонтальному и вертикальному разделению труда.

1. Организация. По завершению предыдущего процесса начальник должен организовать выполнение запланированных заданий, поскольку без осуществления организационных мероприятий сами по себе планы, разумеется, в жизнь не воплотятся.

Руководство должно распределить между подразделениями задания, a также в соответствии c планом, довести до рабочих порядок их выполнения и порядок взаимодействия подразделений.

Рядовые исполнители получают инструкцию и необходимые орудия труда для выполнения конкретных задания в соответствии c принятым руководителем планом.

1. Контроль. Текущий каждодневный процесс, для обеспечения выполнения распоряжений и планов производства.

Рассмотрим некоторые аспекта управленческого контроля:

• Установка стандартов – определение конкретных и точных промежуточных целей, которые должны быть достигнуты в запланированное организацией время.
• Оценка выполненной работы на данный период с конечным результатом
• Поиск отклонения от изначально поставленной задачи для корректирования направления

Данные функций управления должны быть осуществимы руководителем предприятия или подразделениями плановой службы, но под постоянным и тщательным контролем co стороны владельца. Фактическое детальное планирование и постоянный контроль – неотъемлемые составляющие полноценного труда любого руководителя.

1. Мотивация. Чтоб достичь достижения цели организации, необходимо, чтобы каждый сотрудник был замотивирован. Начальник должен замотивировать сотрудников хорошей работой и достойной оплатой труда. Тогда каждый сотрудник будет отдавать всего себя ради выполнения поставленной задачи.

Подход позволяет:

- ориентироваться на финальный результат, интерес исполнителей в улучшении качества не только финального продукта, но и всей своей работы в целом;

- быстрое реагирование на изменение условий внутренних и внутренних факторов;

- оптимизированный обмен информации между разными подразделениями;

Картинка 1. Бизнес процесс в действии

1.2 Предпочтения и изъян данного подхода

• Реализованная продукция, как и их деятельность, должна представлять собой постоянный процесс. При рассмотрении фирмы как системы процессов, вырисовывается картина, что чуть ли не единственный аспект в оптимизации бизнеса, является тот самый процессный подход. Если правильно подобрать систему, в которую будут входить верные процессы, мы увидим и поймем суть деятельности организации и его развития.
• Любое исследование, любая наука или теория имеет ряд особенностей, a именно преимущества и недостатки.

K преимуществам:

• Возможность координировать действия каждого подразделения в рамках заданного процесса;
• Заданное ориентирование на результат;
• Стремление к повышению эффективности, a также результативности деятельности организации;
• Всестороння прозрачность любого действия при достижении результата;
• Нахождение возможностей для улучшения процессов;
• Устранение преград между подразделениями;
• Удаление лишних вертикальных взаимодействий;
• Удаление ненужных действий;
• Сокращение времени и материальных затрат;

Любой бизнес предусматривает всевозможные ходы и события. У него есть правила и персонал, который обеспечивает выполнение этих правил. Компания, которая работая на результат, достигает больших успехов, a именно:

- устранение разногласий между сотрудниками;

- уменьшение затрат на времени;

- четкое представление конечного результата;

- нацеленный ориентир на потребность клиента.

Процессный подход – это не что-то сверхновое и усовершенствованное до конца. Этот подход требует высокой культуры и трудоёмкого контроля. Он также не лишен недостатков и ограничений.

• Требовательность к корпоративной культуре.
• Трудоёмкость в расшифровке процессов.
• Трудоёмкость в контроле.
• Лишения в гибкости.
• Порой непонятная ответственность между владельцем процесса и руководителем сотрудников.

Возникает сложность в реализации процессного подхода, когда необходимо документально оформить каждый процесс, a также регламентировать управление, разработку стандартов. Это способствует появлению необходимости освоения сотрудниками новых навыков и новых знаний.

Таблица 2. Основные способы в описании бизнес-процессов

Таким образом, путь имеет практически равное количество преимуществ и недостатков, однако нельзя не отметить, что те предприятия, где он внедрен, имеют более эффективную деятельность.

1.3 Основные причины и условия, способствующие возникновению процессного подхода

Ситуация c управлением деятельностью крупнейших западных корпораций в конце характеризовалась следующими моментами:

1. Сложной иерархией подразделений c жестким централизованным управлением;
2. «Функциональностью» структур компаний, то есть выделением служб по принципу работы на том или ином функциональном участке: закупки, производстве, продаже и так далее.

Подобная система имела естественные причины возникновения и существования, позволявши ей продолжительное время обеспечивать относительно эффективное ведение бизнеса. B качестве таких причин можно выделить: