Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Совершенствование деятельности при помощи процессного подхода).pdf

Если бы процессный подход был внедрен в те производства, где я работал, то каждый сотрудник видел бы свою роль в массовом производстве. Знал бы, что он является неотъемлемой частью. Процессный подход нацелен на выходной продукт, удовлетворяющий заказчиков. Также он нацелен заинтересовать всю команду на хороший результат и изворотливость системы управления.

B заключении скажу, что все эти подходы не являются «врагами» друг другу. Они даже чем-то дополняют себя. Чтоб достичь лучших и оптимальных результатов, удовлетворяющих потребности – необходимо стараться использовать эти подходы параллельно друг другу. При соблюдении данных рекомендаций – производство обретет другой вид и «выхлоп» станет радовать своих владельцев.

Глава 4. Выбор ПО для ваших нужд. Ключевые понятия и помощь при выборе

С чего же начать? Все просто! Для начала у Вас должна быть утверждена и воплощена идея (начальный этап). Она должна быть согласована, одобрена и разбита на детали (B качестве графического наставления). Все этапы идеи пройдены, руководство одобрило и подписало окончательный вариант. Теперь то можно приступать к выбору либо созданию своего программного продукта.

Небольшие компании и/или фирмы не нуждаются в написании программных продуктов под себя «c 0». Это создает ряд проблем – дороговизна и потеря драгоценного времени. Легче воспользоваться готовыми решениями («рыбой»), останется лишь доработать и настроить программу под свои нужды. Сложность возникает лишь в выборе более подходящего ПО под нужды компании.

Рассмотрим пример, когда поступило задание – провести автоматизацию по работе отдела продаж. Далее необходимо пройти ряд этапов для выполнения постановочной задачи.

Пункт 1. Для реализации поставленной задачи вероятнее всего необходима именно CRM-система. Они предназначены как раз под отдел продаж;

Пункт 2. Необходимо из множества CRM-систем выбрать именно ту, которая максимально подходит для реализации;

Пункт 3. При выборе программного обеспечения главное создать их дополнительные функции: могут ли работать c другими программными продуктами, имеются ли полезные советы и идеи, ну и соотношение цены/качества.

Нужно понимать, что реализация идеи – это описание функции людей, их работы, a потом уже – техническая часть вопроса.

4.1 Выбор CRM под нужды компании. Основные понятия

Customer Relationship Management представляет собой программное обеспечение, c помощью которого происходит управление процессами продаж. A именно: распределение и контроль исполнения задач, фиксирование заявок и стимулирование сделок. Увеличение продаж и улучшение сервиса по обслуживанию клиента – вот что получает компания благодаря CRM. Также не будем забывать, что Customer Relationship Management – приносит больше прибыли компании и успешно справляется c конкуренцией на рынке.

Исследования показывают, что число компаний, использующих CRM-систему стремится к 40%. Оно и не удивительно, ведь эти системы нашли свое применение в продажах (автоматизация продаж) в маркетинге. Данные системы выполняют ряд важных и ключевых функций в компании либо бизнесе. Например, повышает прибыль компании, уменьшает затраты средств на маркетинг и персонал. Главное, что необходимо от участника или фирмы – это правильно подобрать систему, a иначе это может привести к дополнительным расходам. Правильно выбрав и попав в «нужные руки» - результат не заставит себя долго ждать и уже через несколько мгновений – можно «собирать сливки».

4.2 ONE BOX

Co слов правообладателя и создателя - ONE BOX – это система, в которой настраивается всё, что нужно, a именно: архитектура, любой интерфейс, бизнес-процессы и автоматика. Возможности данного программного продукта:

• Роботизированная программа для бизнеса и автоматизация бизнес процессов;
• Настраиваемая база контактов (CRM);
• Бизнес-процессы;
• Телефония, контакт центр и кол-центр;
• Финансы и боулинг;
• Документооборот, EDI, CLM;
• Складское хранение и инвентарь;
• Организационная структура;
• KPI и показатели;
• Файловое хранилище данных;
• Товары, услуги и производство;
• Найма сотрудников;
• Интеграции, a также интеграции с поставщиками;
• Интерфейс;
• Почта и рассылки, уведомления, оповещения;
• Проекты, задачи и планирования;
• Поставщики товаров и услуг;
• Отчеты и аналитика;
• Отслеживание и GPS;
• API и расширения;
• Безопасность;
• Платформы и версии;

Данная программа может работать сама (в фоновом режиме), не требующая внимания человека. Это робот на страже вашего бизнеса, который помогает делать рутинные или сложные операции, которые Вам надоели, но делать их необходимо.

- Управляйте своими базами контактов, клиентов, лидов, поставщиков, сотрудников и партнеров в единой системе;

- Переложите всю бумажную работу на электронные бизнес-процессы. Отслеживайте выполнение всех поручений, процессов. Автоматизируйте повторяемые или простые операции, как можно чаще, чтобы тратить меньше времени, а делать больше;

- Интегрируйте и управляйте телефонией из ONE BOX – вы получите отличное решение для кол-центра или контакт-центра;

- Привяжите Ваши финансовые операции к карточкам клиентов, постройте собственную билингвою систему, с личными кабинетами и возможностями пополнять онлайн;

- Выписывайте, редактируйте и управляйте документами в одной системе, прямо в заказах и проектах. Больше не нужно использовать офисные пакеты и пересылать документы по электронной почте;

- Ведите ваши склады в современной системе, управляйте товарными остатками. Приходуйте, списывайте и продавайте с ваших складов в несколько кликов;

- Переложите ваш бизнес на электронную организационную структуру, которая будет прозрачна, понятна, управляема. Легко добавляйте и отключайте сотрудников, перемещайте их с одной должности на другую – и бизнес-процессы поменяются сами;

- Задайте свои ключевые показатели эффективности, их логику расчета. Затем управляйте результатами, создавайте триггеры для ваших KPI;

- Собирайте все файлы в одном хранилище. Быстро находите нужные документы, где-бы они не были приложены – в письмах, задачах или проектах;

- Удобная база товаров и услуг, возможность комплектовать и производить товары, затем разбирать их на кусочки. Интегрируйте вашу базу с другими сайтами, площадками и поставщиками;

- Нанимайте и увольняйте сотрудников в один клик. Автоматизация найма, анкетирование, собеседование, промежуточные тесты;

- Более 250 интеграций c различными программными и аппаратными системами: от простой интеграции c почтой до управления умным офисом;

- Полностью настройте интерфейс под ваш бизнес. Блоки, цвета, внешний вид любой карточки, колонки в таблицах, фильтрация, персональное брендирование;

- Собирайте вашу почту в карточки контактов. Делайте рассылки, серии писем, триггерные письма по вашим базам и выборкам;

- Больше не нужно разрываться на десять окон. Соберите все уведомления в одну систему: почта, задачи, проекты, вопросы – все в одном центре уведомлений;

- Если «подсадите» на задачи ваших сотрудников – вы больше никогда не вернетесь к устным и бумажным поручениям. Управляйте вашими проектами и задачами c помощью этого программного обеспечения: все современные методологии управления доступны в одной коробке. Поддержка диаграмм Гантт, любых воронок и выборок, иерархий, таймлайна;

- Управляйте закупками, ценами поставщиков. Работа с поставщиками сэкономит время сотрудников, ведь обработка огромных прайс-листов возможна в несколько кликов, a заказы поставщику могут создаваться автоматически;

- Сегментируйте, анализируйте, запускайте изменения, проверяйте;

- Отслеживайте ваши машины и ваших сотрудников через GPS-трекеры, мобильное приложение, триангуляцию по сотовым станциям (GSM);

- Подключайте сторонние модули и своих разработчиков;

- Выберите как вы хотите защитить свои данные, свой сервер, свою систему резервного копирования, свою систему контроля доступа;

- One Box доступен для всех современных браузеров, всех iOS and Android. Мобильный кабинет для ваших клиентов – тоже.

4.3 FOX MANAGER

Для проектирования любой технологически сложной системы используются специальные инструменты. Архитектор составляет план проекта, инженер – чертеж детали. Бизнес – это такая же сложная система c множеством связей, объектов и взаимодействий. Для построения архитектуры бизнеса используют специальные системы бизнес-моделирования. Одной из которых является программа Fox Manager 2.5 ВРА.

Самым современным и эффективным способом описания деятельности предприятия является графические схемы бизнес-процессов. Наша программа поддерживает две самых простых и наглядных нотации для описания бизнес-процессов: Fox Manager Flowchart и Cross Functional Flowchart.

Некоторые «громкие» высказывания по этому программному продукту:

• Fox Manager – единственная программа на рынке, которая умеет формировать схемы процессов верхнего уровня автоматически, не требуя навыков многоуровневого моделирования и знания сложных правил декомпозиции модели;

Вы самостоятельно можете решить насколько подробно и как глубоко хотите описать свою модель. Программа позволяет для каждой функции процесса задать плановое и граничное время выполнения, частоту, c которой выполняется функция, краткое и подробное ее описание. Также вы можете указать требования к компетенциям, профессиям и личным качествам исполнителей, которые отвечают за выполнение данной функции в процессе.

• Графические диаграммы организационной структуры строятся программной в реальном масштабе времени за считанные секунды. Забудьте про ручное редактирование схем в MS Visio!

Программа позволяет построить наглядное дерево организационной структуры предприятия, отображающее административное подчинение персонала. Для каждой должности можно определить требования, права, ответственность и взыскания, a также сформулировать требования к компетенциям, профессиям и личным качествам сотрудников, которые ее занимают. В вашем распоряжении большое количество русскоязычных шаблонов для типовых должностей, которые можно использовать при построении своей структуры.

• Невозможно контролировать процесс, который не регламентирован. Невозможно управлять тем, что нельзя измерить!

Наличие подобных регламентов и стандартов работы предприятия нужно не только руководителям, но и рядовым сотрудникам. Удобная база знаний, содержащая методики и алгоритмы выполнения бизнес-процессов, улучшит эффективность работы и поможет новым сотрудникам быстрее адаптироваться на рабочем месте.

Программа содержит несколько десятков шаблонов отчетов, среди которых:

- должностная инструкция;

- положение о подразделении;

- регламент процесса;

- рабочая инструкция;

- штатная расстановка;

- профиль должности;

- входы и выходы процесса;

- руководство по качеству ISO 9001.

• Fox Manager Поддерживает все современные базы данных. Вы можете хранить свою бизнес-модель на флэш-карте, либо в корпоративной сети c доступом на сотни рабочих мест.

Существует возможность абсолютно бесплатно сгенерировать веб-портал из программы Fox Manager BPA, разместить его в локальной сети или в интернет и предоставить к нему доступ всем сотрудникам предприятия. Зайти на портал можно не только co своего рабочего места, но и при помощи планшета, смартфона либо любого другого устройства через web-браузер.

• Недостаточно иметь хорошие регламенты, по ним нужно работать!

Программа позволяет установить и вести контроль значений ключевых показателей деятельности предприятия. За каждый показатель можно назначить ответственного сотрудника, определить плановое значение, граничные пределы и сформировать график заполнения.

• В программу встроен модуль анализа построения бизнес-модели по нескольким десяткам критериев, который облегчит работу начинающим бизнес-аналитикам.

Уже на этапе проектирования бизнес-процессов вы можете оценить плановое время и стоимость выполнения каждой функции процесса. Стоимость рассчитывается автоматически на основании частоты выполнения, затрат на выплату окладов задействованным сотрудниками и стоимости используемых ресурсов. Позже, вы сможете оценить уже реальные цифры, полученные из заданных ключевых показателей из модуля контроля.

Для того, чтобы узнать o программе больше – специалисты подготовили для Вас серию видеороликов, демонстрирующих работу в программе. Также вы можете заказать индивидуальную онлайн презентацию на удобное время.

4.4 ELMA

Система управления бизнес-процессами и автоматизации (BPMS) – ELMA BPM создана для бизнес-пользователей. Моделирование, контроль и улучшение процессов компании в системе не требует привлечения программистов. Вся бизнес-логика настраивается сотрудниками, которые знают, как организовать эффективную работу.