Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».pdf

К показателям качества логистического процесса следует отнести несколько групп:^[4]

показатели результативности выполнения процесса в составе частных показателей (точность процесса, возможности процесса (показатель стабильности); надежность процесса; производительность процесса; гармоничность процесса;

управляемость процесса; безопасность процесса; эргономичность процесса; экологичность процесса). Степень соответствия фактических показателей процесса плановым (установленным) с учетом фактора риска несоответствия может быть принята как оценка результативности выполнения процесса.

показатели результативности управления процессом. Для логистических процессов, находящихся под управлением системы менеджмента качества, должны быть сформулированы цели в области качества. Данные цели должны соотноситься с политикой в области качества и как минимум ставить задачи повышения результативности. Степень улучшения показателя качества процесса (например, из перечисленных выше показателей) – показатель результативности управления процессом.

показатели эффективности процесса. Показатели эффективности процесса отражают его «коэффициент полезного действия». Именно прямые показатели эффективности процессов могут дать наиболее ценную фактическую основу для принятия управленческих решений высшим руководством.

Рассмотренные выше группы показателей качества процесса определяют три уровня управления процессом:

управление результативностью выполнения процесса;

управление результативностью управления процессом;

управление эффективностью процесса.

Цели процесса структурируются в соответствии с данными уровнями управления. Выполнение целей имеет определенную последовательность (рис. 2): в первую очередь необходимо обеспечить результативность выполнения процесса, на следующем этапе – обеспечить результативность управления процессом, только после этого можно говорить об эффективности. Но это справедливо преимущественно на этапе становления системы менеджмента качества. После того как были поставлены цели первых двух уровней, они становятся одинаково обязательными для достижения, а достижение целей уровня 3 может быть еще в перспективе. То же самое происходит и в случае, когда поставлены цели всех трех уровней – все они становятся одинаково обязательными.

Рис.2. Уровни целей логистических процессов

Для реструктуризации и улучшение логистических процессов во всех функциональных сферах компании в литературе^[5] предлагают три альтернативные подхода:

постоянное улучшение процесса - уменьшение отклонения в качестве продукции и услуг и постепенное улучшение логистической деятельности;

редизайн (модернизация) бизнес-процессов - устранение процессов, которые не увеличивают добавленную стоимость;

реинжиниринг бизнесов-процессов - фундаментальное переосмысление и радикальная перепроектировка бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в логистической сфере.

Первые два подхода ассоциируются с оперативными и тактическими изменениями в управлении бизнес - системами. Третий подход направлен на радикальные преобразования всех функций в пределах организации. Он нуждается в инновационном взгляде на логистическую стратегию компании и приводит к стратегическим изменениям. Условия ведения бизнеса в современных условиях, высокая изменчивость внешней среды требует немедленной реакции логистической компании, что достигается именно реинжинирингом.

Общую процедуру проведения реинжиниринга логистических бизнесов- процессов можно представить такими этапами:

Создается аналоговая модель процесса "как есть", т.е. модель уже существующего процесса, и определяется его технология.

На основе проведенного анализа существующей модели и технологии создается аналоговая модель нового процесса ("как должно быть"), и определяется новая технология.

Модель и технология нового процесса подвергаются анализу на соответствие требованиям бизнес-системы, и просчитываются возможные экономические результаты.

Модель нового процесса внедряется в деловую практику предприятия (при условии положительных результатов анализа).

Д.Р. Сток и Д.М. Ламберт^[6] рассматривают осуществление реинжиниринга процессов в логистике в три стадии: выявление, обработка и анализ информации; нахождение участков, которые нуждаются в перепроектировке логистических процессов; инновационные усовершенствования.

На первом этапе проводится детальный анализ уже существующих систем, процедур и потоков, которые уже используются. Описание данных процедур возможно с использованием методов описания (моделирования) процессов и инструментария моделирования (например, диаграмм UML). Потом, на основе полученных фактов, ищутся участки, которые нуждаются в усовершенствовании. Послеэтого реинжиниринговая группа приступает творческому этапу - перепроектировка процессов и информационных потоков. Результатом последнего этапа становятся изменения фундаментального характера, а именно – повышение качества всех логистических цепей от поставщика до потребителя.

Методика проведения реинжиниринга бизнес-процессов, которая будет рассмотрена в этой работе, основывается на "правиле ESІА" и содержит четыре последовательные шага, первый из которых заключается изъятие всех операций, не связанных с добавлением ценности (избыточные эффекты и ошибки, дублирование, переформирование, проверки, переработки)^[7].

Второй шаг - упростить по максимуму все, что осталось (формы документов, процедуры, взаимодействие, технологии, проблемные области, поток, процесс).

На третьем шаге выполняется действие "объединить" (задача, группы, потребителей, поставщиков).

На четвертом шаге выполняется действие "автоматизировать" (ручную, трудоемкую работу со сбора, передачb, обработки и анализа данных)

Полученные теоретические выводы в данном параграфе выпускной аттестационной работы позволили сделать вывод о единственно возможном направлении оптимизации логистических бизнес-процессов – их реинжиниринге, который основывается на необходимости проведения стратегических изменений в компании. Таким образом, дальнейшие теоретические исследования будут посвящены основам моделирования бизнес - процессов.

1.2.Понятие и сущность моделированияᡃ бизнес-процессов. Этапы моделированияᡃ бизнес-процесса

Бизнес-модель процессаᡃ разрешает получить ответ на вопросᡃ что и как необходимоᡃ делать, чтобы достичь желательногоᡃ результата? Ключевыми элементами бизнесᡃ - модели любого предприятия, которыеᡃ определяют ее содержание, естьᡃ ценность для внешних клиентовᡃ которую предлагает предприятие на основеᡃ своих продуктов и услугᡃ система создания этой ценностиᡃ которая включает поставщиков и целевыхᡃ клиентов, а также полеᡃ цепочки создание ценности; активыᡃ которые предприятие использует дляᡃ создания ценности; финансовая модельᡃ предприятия, которая определяет, какᡃ структуру ее затрат, такᡃ и способы получения прибыли.ᡃ

Определяя сущность термина "бизнесᡃ модель", необходимо отметить, чтоᡃ это определение часто путаетсяᡃ со стратегией, подменяя одноᡃ понятие другим или включаяᡃ стратегию как один из компонентовᡃ в состав бизнеса-моделиᡃ Данный факт обусловлен темᡃ что бизнес-модель тесноᡃ связана со стратегией, но не являетсяᡃ тождественной стратегией.

Этапы моделированияᡃ бизнесов-процессов имеют определеннуюᡃ логическую последовательность (см. рисᡃ 3).

Этап 1. Анализ первичных требованийᡃ и подготовка к проведениюᡃ работ, выбор методологии и инструментарияᡃ моделирования.

На данном этапеᡃ происходит разработка и утвержденияᡃ методики ведения проекта, определениеᡃ целей моделирования бизнес-процессовᡃ формирование рабочих групп, методическаяᡃ подготовка к проекту (обучениеᡃ членам рабочей группы), детальноеᡃ планирование работ.

Этап 2. Моделированиеᡃ и анализ процессов "какᡃ есть" (Модель AS-ІS).

Модельᡃ "как есть" представляет собойᡃ "снимок" положение дел на предприятииᡃ на момент обследования (организационноᡃ штатная структура, взаимодействие междуᡃ подразделами, существующие технологии, автоматизированныеᡃ и не автоматизированные процессыᡃ . Разрешает понять, что делаетᡃ и как функционирует данноеᡃ предприятие из позиций системногоᡃ анализа, а также на основеᡃ полученной информации проявить узкиеᡃ места и сформулировать предложенияᡃ по улучшению управления предприятием.ᡃ

Этап 3. Моделирование бизнес-процессовᡃ "как должно быть" (Модельᡃ TO- BE). Модель "какᡃ должно быть" интегрирует перспективныеᡃ предложения руководства, сотрудников предприятияᡃ экспертов и системных аналитиковᡃ в единое целое и разрешаетᡃ сформировать видение новых рациональныхᡃ технологий работы торгового предприятияᡃ На этом этапе происходитᡃ формирование нескольких вариантов моделейᡃ бизнес-процессов "как должноᡃ быть", также проводится анализᡃ полученных вариантов на основеᡃ избранных критериев, анализ стоимостиᡃ документирование перспективных бизнесов-процессовᡃ (разработка регламента), корректирование служебныхᡃ функций и разработка новойᡃ документации, основанной на регламентеᡃ бизнесов-процессов (положение об отделахᡃ должностных инструкции).

Рис. 3. Логическаяᡃ последовательность этапов моделирования бизнесᡃ – процессов

Этап 4. Сопровождение изменений приᡃ внедрении бизнесов-процессов "какᡃ должно быть". На этомᡃ этапе предполагается: выбор приоритетовᡃ при внедрении бизнесов-процессовᡃ "как должно быть" на основеᡃ рассчитанной экономической эффективности; оценкаᡃ необходимых ресурсов и рисковᡃ детальное планирование этапа внедрения.ᡃ

Наиболее распространенной концепцией моделированияᡃ бизнес-процессов является методологияᡃ IDEF0, предложенная в 80-х годахᡃ ХХ века и имеющаяᡃ название SADT (Structured Analysis and Design Technique). В дальнейшем этоᡃ подмножество SADT было принятоᡃ в качестве федерального стандартаᡃ США под наименованием IDEFᡃ . Подробные спецификации на стандартыᡃ IDEF даны в^[8]. Основной концептуальныйᡃ принцип методологии IDEF – представлениеᡃ любой изучаемой системы в видеᡃ набора взаимодействующих и взаимосвязанныхᡃ блоков, отображающих процессы, операцииᡃ действия, происходящие в изучаемойᡃ системе. В IDEF0 всеᡃ что происходит в системеᡃ и ее элементах, принятоᡃ называть функциями. Каждой функцииᡃ ставится в соответствие блокᡃ На IDEF0 –диаграмме, основномᡃ документе при анализе и проектированииᡃ систем, блок представляет собойᡃ прямоугольник. Интерфейсы, посредством которыхᡃ блок взаимодействует с другимиᡃ блоками или с внешнейᡃ по отношению к моделируемойᡃ системе средой, представляются стрелкамиᡃ входящими в блок илиᡃ выходящими из него. Входящиеᡃ стрелки показывают, какие условияᡃ должны быть одновременно выполненыᡃ чтобы функция, описываемая блокомᡃ осуществилась^[9].

То есть в стандартеᡃ IDEF0 система представляется какᡃ совокупность взаимодействующих функций илиᡃ работ. Эта функциональная ориентацияᡃ является принципиальной - функции системыᡃ анализируются независимо от объектовᡃ которыми они оперируют, чтоᡃ позволяет более четко моделироватьᡃ логику, а также взаимодействиеᡃ процессов организации. Перейдем к определениюᡃ модели, под которой в IDEFᡃ понимается описание системы (какᡃ текстовое, так и графическоеᡃ , отвечающее на вопросы ее функционирования.ᡃ

Основным принципом построения моделиᡃ бизнес - процесса является лаконичностьᡃ и точность. Построенная модельᡃ описывающая систему, должна бытьᡃ точной и лаконичной. Многословныеᡃ характеристики, изложенные в формеᡃ традиционных текстов не удовлетворяютᡃ требованиям IDEF0. Ведь именноᡃ графический язык позволяет лаконичноᡃ однозначно и точно показатьᡃ все элементы (блоки) системыᡃ и все отношения и связиᡃ между ними, выявить ошибочныеᡃ лишние или дублирующие связиᡃ и, наконец, провести реинжинирингᡃ бизнес- процессов системы.

Процессᡃ моделирования какой-либо системыᡃ в IDEF0 начинается с определенияᡃ контекста, то есть наиболееᡃ абстрактного уровня описания системыᡃ в целом. В контекстᡃ входит определение субъекта моделированияᡃ цели и точки зренияᡃ на модель.

Под субъектомᡃ понимается сама система, приᡃ этом необходимо точно установитьᡃ что входит в системуᡃ а что лежит за ее пределамиᡃ другими словами, следует понятьᡃ что рассматривается как компонентыᡃ системы, а что являетсяᡃ внешним воздействием. При субъектаᡃ системы существенную роль играетᡃ позиция, с которой рассматриваетсяᡃ система, и цель моделированияᡃ - вопросы, на которые построеннаяᡃ модель должна дать ответᡃ Иными словами, первоначально определяетсяᡃ область (Scope) моделирования. Описаниеᡃ области как системы в целомᡃ так и ее компонентовᡃ является основой построения модели.ᡃ

При формулировании области необходимоᡃ учитывать два компонента - широтуᡃ и глубину. Широта подразумеваетᡃ определение границ модели - определяетсяᡃ что рассматривается внутри системыᡃ а что снаружи. Глубинаᡃ определяет, на каком уровнеᡃ детализации модель является завершеннойᡃ При определении глубины системыᡃ необходимо помнить про ограниченияᡃ времени - трудоемкость построения моделиᡃ растет в геометрической прогрессииᡃ от глубины декомпозиции.^[10]

Цельᡃ моделирования (Purpose). Модель не можетᡃ быть построена без четкоᡃ сформулированной цели. Цель отвечаетᡃ на такие вопросы: зачемᡃ моделировать этот процесс; чтоᡃ описывает модель; что увидитᡃ пользователь?