Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».pdf

Отдел снабжения согласно составленному графику поступления на склад сырья, осуществляет мониторинг стоимости сырья и возможности скорейшей его доставки. Так же в обязанности отдела снабжения входит подписание контрактов с поставщиками, маркетинговая деятельность и формирование требуемой информации по заявкам. С отделом снабжения происходит обмен информацией о текущем состоянии заказов и об остатках сырья, так же производится аналитический расчет, посредством которого происходит расчет требуемого сырья и сроков его доставки;

Поставщики доставляют сырье на предприятие. Бухгалтерия осуществляет расчет с поставщиками по предоставленной ими услуге доставки сырья. Поставщикам поступает информация о требуемом сырье, составляется пакет сопроводительных документов на доставку того или иного сырья;

Отделом контроля качества производится контроль сырья и разрешение на реализацию сырья в производство;

Отделом продаж предприятия реализуется генерация информации о продажах. Этот отдел направляет в отдел снабжения график продаж и спецификации, по которым составляется план-график для поставщиков о требуемом сырье и строгом временном ограничении по доставке.

Из данной структуры следует, что непрерывные потоки информации между подразделениями предприятия требуют тщательного контроля и строгого исполнения. Для осуществления данных требований требуется автоматизированная информационная система управления складом, в частности автоматизированная система учета сырья в складском комплексе.

Для того, чтобы повысить эффективность управления материальными и информационными потоками на складе, требуется внедрение системы автоматизированного управления^[17]. Процессы в автоматизируемом хранилище должны быть однозначно определены и модернизированы по отношению к определенным категориям товарных потоков в конкретной системе бизнес-управления. Для оптимизации работы склада необходимо определить каким образом должен работать склад, для того чтобы рационально подойти к поиску требуемой системы управления.

2.2.1 Бизнес процесс движения сырья

Одним из важнейших элементов проектирование системы автоматизированного управления на складе ООО «ПК Фабрика качества» является разработка бизнес-процессов складской деятельности. С учетом выполнения требуемых целей был спроектирован бизнес- процесс движения сырья на предприятии (рисунок 10).

Технология бизнес-процесса заключается в следующем: начальник склада на основании плановых потребностей формирует заявки поставщикам. По прибытию заказа производится разгрузка сырья, определение веса нетто и тары.

Рис. 10. Бизнес-процесс движения сырья на ООО «ПК Фабрика Качества»

Для того чтобы определить вес поддона необходимо:

Поддон поставщика с весом. Вес определяется согласно этикетке.

Поддон поставщика без веса. Вес определяется ориентировочно, исходя из габаритов поддона.

Собственный поддон. Вес определяется путем взвешивания поддона.

Если сырье упаковано в коробки, то вес тары определяется как средний вес единицы тары умноженный на количество тары в паллете. Вес упаковочной пленки рассчитывается, как один килограмм на тарное место.

После процедуры взвешивание поступившего сырья система определяет места хранения. После осуществления отбора проб на контроль качества, сырье поступает в определенные для него места хранения. Для контроля учета сырье производится оформление записи о поступлении в «Журнале контроля мясного сырья». Качество поступившего сырья фиксирует мастер в «Журнале контроля мясного сырья» на основании анализа отобранных проб. Качество поступившего сырья определяется как:

«Качественное»; «На возврат»; «Ограничение использования».

Начальник цеха на основании плана выпуска продукции формирует заявку на сырье. Заявка формируется утром каждого дня для производства продукции текущего дня. Качественное сырье передается в цех. При статусе «На возврат» партия сырья блокируется в местах хранения до момента возврата его поставщику. Возвращается тот объем сырья, который остался на складе, разница списывается на затраты. Оформляется «Акт бракования». При статусе «Ограничение использования» партия может быть передана в производство. Та часть сырья, которая не может быть выработана в производстве, оформляется на возврат поставщику. При необходимости цех может вернуть сырье обратно в места хранения.^[18]

Для реализации системы учета сырья выделяются следующие основные функции:

Формирование заявки на закупку. Электронный документ оформляется начальником склада по итогам согласования наименования и объема закупаемого сырья с поставщиком. При проведении документа в системе формируется график поставки сырья на склад, заполняется конкурентная карта. Конкурентная карта – это свод данных, который заполняется заведующим складом. В данный документ вносят такие параметры как наименование сырья, наименование производителя, цена сырья, сроки поставки, НДС на стоимость сырья, транспорт и условия оплаты. На основании всех перечисленных пунктов заведующий складом решает вопрос о поставке сырья от наилучшего поставщика и размещает заявку на то или иное сырье.

Приемка сырья на склад.

Формирование заявок для передачи сырья в цех. Электронный документ оформляется начальником цеха согласно плану выпуска продукции.

Подтверждение качества сырья. Документ, формируемый мастером, присваивает партии сырья статус качества.

Передача сырья в цех.

Возврат сырья из цеха.

Инвентаризация в местах хранения. Электронный документ, предназначенный для сверки фактического наличия и размещения сырья с учетным. Выполняется в два этапа: первый, сканирование этикеток с паллет и ячеек; второй, сверка данных в электронном документе.

Обмен данными с учетной системой.

Подбор по методу ФИФО (First In, First Out — «первым пришёл — первым ушёл») [14]. Обработка, доступная на персональном рабочем месте, позволяющая получить сведения о наличии и местонахождении необходимого сырья, а также сформировать задание на перемещение со склада.

Задание на перемещение. Функция, необходимая при формировании задания кладовщикам для перемещения сырья в цех. Задание содержит информацию о наименовании сырья, номере партии и размещении в местах хранения.

2.2.2. Процесс приемки сырья

Началом логистической цепочки на предприятии является прием товара на склад. Организационная структура приема сырья зависит от некоторых факторов, таких как место приема, вид груза, тип упаковки, тип транспортного средства и т.д. До основного процесса приема сырья на склад есть ряд предварительных операций: въезд транспорта на территорию предприятия, контроль сопроводительных документов на соответствие с поставляемым товаром, подача к разгрузке требуемого подъёмно-транспортного средства, разгрузка транспорта, оформление актов прима сырья и перемещение груза в зону приемки, где производится завершающие подготовительные работы сырья для определения его по местам хранения. Чаще всего сопроводительная документация представлена такими документами как: Товаротранспортные накладные; Счет-фактуры; Путевые листы; Удостоверения по качеству продукции.

Приемка сырья на склад осуществляется следующим образом: электронный документ оформляется начальником склада, либо его сотрудниками, фиксирует факт прихода сырья на предприятие, формирует партии сырья. Партией является сочетание номенклатурной позиции и приходного документа. Приемка сырья на склад включает: Фиксацию прихода; Учет веса; Размещение в местах хранения;

Алгоритм приемки сырья (рисунок 11):

Для отражения прихода сырья создается документ поступления на склад;^[19]

Заполняется шапка документа (дата, контрагент, договор);

В табличной части документа указывается наименование сырья и определяется место его хранения (холодильник). Если выбран ручной способ размещения в местах хранения, то система предлагает зарезервировать необходимое количество ячеек.

С паллеты отбираются контрольные образцы для контроля качества.

Если сырье пришло без поддона, используется собственный поддон, который предварительно взвешивается.

Если поддон имеет маркировку веса, то указывается вес с маркировки.

При отсутствии маркировки берется средний вес для данного типа поддона.

Если сырье упаковано в дополнительную тару (коробки), то для расчета среднего веса тары необходимо указать тип тары и её количество,

При наличии полиэтиленовой пленки учитывается её средний вес.

На основании действий 4-8 рассчитывается общий вес тары.

Паллеты по очереди подаются на весы и взвешиваются, чтобы определить вес брутто, нетто, тары.

Система предлагает размещение паллеты в местах хранения. В случае если программа не может самостоятельно принять решение о размещении данного тарного места, то пользователю предлагается вручную указать место размещения на складе.

Распечатывается основная этикетка на паллет, так называемый упаковочный лист, в количестве двух штук.

Этикетка приклеивается к паллете.

Паллета отправляется в места хранения.

По завершению разгрузки одной номенклатурной позиции взвешиваются контрольные образцы и печатается этикетка (упаковочный лист для контроля качества).

При наличии в одной поставке нескольких номенклатурных позиций, каждая из них учитывается последовательно.

Рис. 11. Процесс приемки сырья

Размещение паллет в местах хранения производится согласно информации, полученной путем сканирования этикетки с паллеты при помощи терминала сбора данных (ТСД), либо информации на этикетке. При фактическом размещении паллеты повторно считывается штрих-код паллеты и штрих-код ячейки, тем самым подтверждается размещение в местах хранения. В случае размещения паллеты в другой ячейки, система просит подтверждение на изменение места хранения.

Процесс определения веса тары представлен на рисунке 12.

Передача сырья в цех контролируется соблюдением принципа ФИФО, фиксирует качество сырья и его передачу в цех. Сотрудник производственного подразделения формирует заявку на перемещения сырья. В заявке на перемещение указывается: Наименование сырья, количество нетто, желаемое время выдачи в цех, наименование цеха. При необходимости в заявке можно указать требования по поставщику, дате выработки, либо конкретной партии сырья.^[20]