Файл: Организация выставочно-ярмарочной деятельности (на примере АО «КРОКУС»).pdf

Введение

Проведение выставок – это весьма эффективное средство коммуникации и востребованный формат мероприятий, которое позволяет оценить усилия конкурентов, представить достижения и найти новые деловые партнерства. Выставки – это своеобразный срез рынка отрасли, в которой трудится компания. Они позволяют найти новые каналы сбыта и возможность реализации продукции. Но решение о принятии участия в выставках можно принимать только после рассмотрения маркетинговых вопросов.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что организация выставок и ярмарок предусматривает непосредственное общение партнеров по отрасли, производителей и потребителей и установление новых долгосрочных деловых взаимоотношений.

Целью написания курсовой работы является изучение организации выставочно ярмарочной деятельности. Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

• Рассмотреть суть и цели выставок и ярмарок
• Изучить типологию выставок и ярмарок
• Выявить этапы организации выставок и ярмарок
• Разобрать составляющие бюджета для организации выставок и ярмарок
• Охарактеризовать компанию АО «КРОКУС»
• Проанализировать технологию проведения выставок компании АО «КРОКУС»

Предметом исследования является организация выставочно ярмарочной деятельности.

Объектом исследования является выставочный центр Крокус Экспо.

Методами исследования является анализ, сравнение, описание, обобщение, систематизация научной и практической информации.

Методологию данного исследования составили труды авторов в области менеджмента и маркетинга, а также глобальная сеть Интернет и данные выставочного центра Крокус Экспо.

Глава 1. Организация выставочно-ярмарочной деятельности

1.1. Выставки и ярмарки: суть и цели

Участие в выставках или организация собственных мероприятий – еще один из самых эффективных маркетинговых инструментов и идеальный способ заявить о себе. Потенциальные клиенты, партнеры по бизнесу, предприниматели, эксперты, представители СМИ^[1], чиновники – все интересующие вас целевые аудитории в одном месте и в одно время. Из этой ситуации можно и нужно выжать максимум пользы.

Каких целей можно добиться с помощью выставки? Позиционировать себя на рынке, исследовать спрос и предложение, получить обратную связь от потребителей товаров и услуг, проанализировать положение дел у конкурентов, найти поставщиков и наладить долгосрочное сотрудничество с партнерами, ознакомиться с трендами индустрии.

Организация и проведение выставок способствует установлению деловых контактов и заключению выгодных контрактов. Выставка – это еще и возможность провести в рамках основного делового форума ряд мероприятий другого формата, также полезных вашему бизнесу,  – круглый стол, обучающий семинар, мастер-класс и, собственно, презентацию.

Организация крупной выставки с участием большого количества экспонентов – это очень дорогостоящее мероприятие. Однако даже небольшая компания может себе позволить персональный показ на арендованной выставочной территории. Прежде чем руководство компании примет решение об участии в выставке, нужно определиться с задачами, которые будут решены с помощью данного мероприятия. Если ставится единичная цель, то это будет неоправданно по причине больших затрат. В целом, выставочная деятельность ориентируется на сбыт товаров и услуг, потому выставочный стенд действует как кратковременная торговая точка. Но главной задачей мероприятий является поднятие имиджа компании-экспонента.

Организация выставок является для фирмы способом:

• Заявить о себе для определенной аудитории;
• Добиться инвестиций в свою деятельность;
• Найти нужных специалистов для дальнейшего сотрудничества;
• Наладить каналы сбыта продукции и заключить долгосрочные выгодные контракты;
• Оценить возможности конкурентов;
• Сделать анализ рынка и найти тенденции к развитию;
• Предоставить доклад о своем бизнесе на конференциях и семинарах;
• Поднять имидж компании.

Решение о принятии участия в выставке В2В^[2] должно соответствовать таким  критериям:

• Соответствие сферы сбыта товара масштабу выставки;
• Нацеленность реализации товаров на конкретную целевую аудиторию;
• Качество товаров или услуг должно отвечать размерам мероприятия.

Организация и проведение выставок предусматривает в будущем результативную экономическую отдачу. Существует два вида экономической выгоды, что обязательно нужно учитывать при принятии решения об участии. Первый – это возможность быстрого заключения контрактов, что позволяет в ближайшей перспективе получить финансовые поступления, обеспечивает финансовую стабильность и высокую ликвидность активов.

В данном случае предполагается, что компания в ближайший период после выставки быстро восстанавливает затраты на проведение мероприятия, и получает прибыли. Второй вариант предполагает заключение долгосрочных контрактов и занятость предприятия на длительное время вперед. Он подходит компаниям, которые не стремятся к быстрому покрытию расходов, так как их финансовое положение стабильно. Данная коммерческая тактика обеспечивает экономическое постоянство в перспективе и отвечает стратегии устойчивого развития. Все возможные способы получения финансовой выгоды, в том числе и минимизация расходов на само мероприятие, должны оговариваться в концепции выставочного проекта. Этот документ включает в себя такие пункты:

• Условия, сроки и место проведения выставки;
• Список специалистов, участвующих в подготовке и проведении мероприятия;
• Цели проведения;
• Содержание выставочного проекта;
• Деловая программа.

Раскрытие тематики деловой части программы предполагает увеличение эффективности расходования финансовых вложений и научно-технических новшеств, а также четкую ориентацию предприятия на производство конкурентоспособной продукции. Основными задачами программных мероприятий являются привлечение инвестиций в означенную сферу, техническое переоснащение производства, увеличение рынка сбыта товаров, объединение интересов представителей промышленных и финансовых сфер.

Главное преимущество выставки, это её аудитория и форма контакта с ней. Во-первых, вы и ваш потенциальный клиент находитесь на "нейтральной" территории, что позволяет обоим общаться в непринужденной обстановке. При этом ваш товар, при качественном оформлении стенда, представлен в наилучшем виде. Во-вторых, стоимость охвата в такой короткий срок, такого количества потенциальных клиентов намного меньше, чем по средствам других видов рекламы, особенно если выставка узко-специализирована. В-третьих, посетители выставки не только целенаправленно идут посмотреть на экспонентов, но и платят за это деньги, поэтому они постараются получить для себя как можно большее количество информации. Помимо представления вашего товара или услуги лицом, вы можете не только на месте предоставить потенциальному клиенту исчерпывающую информацию о вашем предложении, но и снабдить его любыми материалами, от визитки до исчерпывающей информации о вашей компании на CD-диске. Не стоит забывать и того, что выставка может служить и средством для изучения спроса. Таким образом, качество рекламного контакта с вашей целевой аудиторией на выставке самое высокое, по сравнению с другими средствами продвижения. При этом и чистота и размер целевой аудитории достаточно высок, при условии правильного выбора выставки. Стоит отметить и такие особенности участия в выставке как: Возможность изучить предложения конкурентов и общую ситуацию в отрасли. Бесплатно появиться в различных СМИ, освещающих выставку. Возможность контакта с органами государственной власти, профессиональными объединениями, издательствами и другими субъектами, работающими в вашей отрасли бизнеса. Увеличить узнаваемость компании. Естественно, что все эти преимущества могут быть использованы только при условии качественной организации участия в выставке, профессиональной работы менеджеров компании и т.д. В обратном случае, выставка может не только не принести пользу вашей компании но и принести ей серьёзный ущерб, не только не окупив затраты, но и представив вашу компанию не лучшим образом по сравнению с конкурентами.

Ярмарки дают возможность широкому кругу изготовителей, потребителей, посредников вступать в непосредственные коммерческие контакты, способствуя регулированию спроса и предложения, активизации хозяйственной инициативы.

Роль ярмарок состоит в том, что их деятельность связана:

• с изучением товарного рынка;

• анализом потребностей покупателей;

• проектированием товара согласно выбранному сегменту рынка;

• нахождением оптимальной цены, отражающей характер товара и спроса на него;

• регулирования товародвижения

Ярмарки функционируют в следующих целях:

1) демонополизация в сферах производства и обращения;

2) повышение надежности обеспечения предприятий

необходимыми товарами;

3) снижение товарного дефицита;

4) самостоятельное установление сторонами деловых и рациональных хозяйственных связей;

5) формирование производителями планов производства продукции, расширения и обновления ее ассортимента;

6) увеличение выпуска высококачественной продукции с учетом спроса потребителей;

7) вовлечение в хозяйственный оборот неиспользуемой, излишней продукции; вторичных ресурсов; некондиционных материалов и изделий;

8) активизация межрегиональных товарообменных операций;

9) рекламирования новых товаров и формирования спроса на них; пропаганда новейших достижений науки и техники;

10) выявление реального спроса рынка на конкретную продукцию;

11) предоставление услуг информационно-коммерческого и посреднического характера

1.2. Типология выставок и ярмарок

В настоящее время выставки и ярмарки согласно «Концепции развития выставочно ярмарочной деятельности в Российской Федерации» классифицируются по:

– географическому составу экспонентов;

– тематическому (отраслевому) признаку;

– значимости мероприятия для экономики города, региона, страны;

– территориальному признаку (на территории какой страны проводится);

– времени функционирования;

– частоте проведения;

– коммерческим позициям;

– направлению работ.

• Выставки и ярмарки по географическому составу экспонентов. В зависимости от географического состава участников различают следующие виды выставок и ярмарок:

– всемирные;

– международные;

– с международным участием;

– национальные;

– межрегиональные;

– местные, региональные.

Всемирные – это международные выставки, в которых принимают участие различные страны. Они «представляют собой мероприятие, имеющее целью продемонстрировать средства, которыми располагает человечество для удовлетворения своих культурных потребностей, а также те, которые свидетельствуют о достигнутом им прогрессе или показательны для его будущих стремлений». Организация и проведение всемирных выставок часто связаны со значительными событиями в мере науки и техники, а также регистрируют главнейшие вехи в эволюции человеческой цивилизации (изобретение электричества, телекоммуникаций, сооружение крупных технических объектов и т. д.).

Международные – определяются числом иностранных участников выставки или ярмарки, которых должно быть не менее 10 % (в Европе 10-15 %, а в США около 20 %) от общего количества экспонентов, а выставочное оборудование и сервисные услуги должны соответствовать международным стандартам. Предпосылкой проведения международных ярмарок и выставок, которые организуются как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них экспонентов и посетителей из различных стран. Согласно западной классификации, международный или, лучше сказать, многонациональный характер они приобретают лишь в том случае, если в них участвуют, по крайней мере, 10-15 % зарубежных экспонентов.

С международным участием – с числом иностранных участников выставочного мероприятия менее 10 % от общего количества экспонентов.

Национальные – участниками являются фирмы одной страны. Такие выставки проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта; как правило, имеют межотраслевой характер.

Межрегиональные – участниками выставочного мероприятия являются фирмы из нескольких регионов. Согласно западной классификации, межрегиональные ярмарки и выставки имеют сферу действия в радиусе более 100 км, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются для демонстрации крупных предприятий.

Местные, региональные – участниками являются фирмы одного города или региона. Они имеют сферу действия в радиусе 100 км, одинаковую структуру с межрегиональными выставками, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются главным образом для демонстрации возможностей малых предприятий.

Следует отметить, что к классификации выставок и ярмарок по географическому составу экспонентов относятся выставки с изменяемым местом проведения, а также передвижные.