Файл: Организация выставочно-ярмарочной деятельности (на примере АО «КРОКУС»).pdf

Исследования, проведенные в Англии и США, свидетельствуют, что результаты участия в выставке как минимум на 80% зависят от работы персонала. Данные опросов Incomm Research ^[3]показывают, что 55% посетителей запоминают экспонента благодаря общению с сотрудником компании, при этом 32% посетителей выставок остаются разочарованными по вине персонала стенда!

Несмотря на это, многие недооценивают роль выставочного персонала, ошибочно считая, что работать на стенде может любой сотрудник безо всякой подготовки.

Чем больше вы вкладываете в участие в выставке, тем выше ответственность, которая ложится на ваш персонал. Чтобы добиваться на выставках максимальных результатов сотрудники должны обладать специальными знаниями и навыками.

Глава 2. Организация выставок и ярмарок на примере АО «КРОКУС»

2.1. Характеристика компании АО «КРОКУС»

Международный выставочный центр "Крокус Экспо" (Приложение 2) является одной из самых современных и перспективных выставочных площадок мира. Основное предназначение "Крокус Экспо" - проведение крупных международных выставок различного профиля с участием российских и иностранных компаний.
Выставочный центр - один из мировых лидеров по масштабам, обладающий непревзойденными в России показателями в 701800 м2 закрытой и 219000 м2 открытой площадей.

МВЦ "Крокус Экспо" предлагает весь комплекс услуг, необходимых при проведении различных по объему и тематике мероприятий: от выставок и презентаций до банкетов и полномасштабных конгрессов.

"Крокус Экспо" - это 3 соединенных между собой выставочных павильона, 19 просторных выставочных залов со звуконепроницаемыми мобильными стенами, оснащенных современными техническими системами; "Крокус Конгресс Центр" - 49 конференц-залов разной вместимости, включая "Крокус Конгресс Холл" (зал №20) - инновационный бизнес-комплекс, состоящий из 36 трансформируемых конференц-залов; переговорные комнаты класса VIP^[4]; пресс-центр; фудкорты, кафе и рестораны; "Крокус Сити Холл" - многофункциональный концертный зал; 3* бизнес-отель "Аквариум" (225 номеров); бесплатный паркинг на 35 500 машино-мест; станция метро "Мякинино" с выходами в павильоны выставочного центра; таможенный пост.

Развитая инфраструктура позволяет обслуживать самые разные по масштабу и тематике выставки: от продукции тяжелой промышленности до предметов роскоши. Портфолио проходящих в "Крокус Экспо" проектов включает в себя важнейшие события выставочной индустрии.

Для участников и посетителей созданы все условия для комфортного пребывания в выставочном центре. В их распоряжении объекты Крокус Сити ("Крокус Сити Холл", бизнес-отель "Аквариум", ТРК VEGAS, "Крокус Сити Молл", ТК "ТВОЙ ДОМ"), которые объединены системой переходов в единое пространство.

МВЦ "Крокус Экспо" отмечен самыми авторитетными организациями, координирующими выставочно-ярмарочную деятельность России - Российским Союзом выставок и ярмарок, Московской торгово-промышленной палатой, Гильдией выставочно-ярмарочных организаций МТПП. С 2008 года МВЦ "Крокус Экспо" состоит в Международной ассоциации конгрессных центров (AIPS). А в 2012 году исполнительный комитет Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI) одобрил вступление МВЦ "Крокус Экспо" в члены UFI по категориям "Организатор выставок" и "Выставочный центр".

Ежегодно на территории "Крокус Экспо" проходит более 350 мероприятий, а количество посетителей превышает 10 000 000 человек в год.

2.2 Технология проведения выставок и ярмарок

Комплекс «Экспоцентр» включает в себя 9 демонстрационных павильонов и 32 многофункциональных зала для проведения конгрессов, семинаров и презентаций. Выставочные площади занимают 165 тыс. кв. м (105 тыс. кв. м закрытых и 60 тыс. кв. м открытых). В  больших по размеру и оснащенных современной техникой павильонах можно проводить демонстрации крупного промышленного оборудования в действии. «Экспоцентр» расположен рядом с центром Москвы, рядом с деловым районом «Москва-Сити», зданием Правительства России, Центром международной торговли. По близости проходят основные автомагистрали города, такие как Кутузовский проспект, Третье транспортное кольцо, Звенигородское шоссе, рядом расположено большое число гостиниц, что очень удобно для экспонентов и посетителей.

В павильонах проведена реконструкция и в настоящее время они оснащены современным оборудованием, отвечающим всем  требования к выставочным и конгрессным помещениям. К площадкам оборудованы подъезды для большегрузного транспорта, есть возможность для применения погрузочно-разгрузочных механизмов для грузов большого габарита. Мощности усовершенствованной системы коммуникаций позволяют подключить сложное современное оборудование и демонстрировать экспонаты в работе, как на предприятии.

Каждый год в ЦВК проводится более 100 выставок и 800 конгрессных мероприятий, которые проходят как в рамках деловых программ выставок, так и как самостоятельные мероприятия. Главными задачами, которые ставят перед собой специалисты «Экспоцентра», является  организация выставок и конференций, отвечающих мировому уровню, и организация участия в выставках, как крупных производителей, так и небольших начинающих фирм, которые подают большие надежды.

Ни для кого не секрет, что реклама правит рынком. Покупатели отдают предпочтение известному разрекламированному товару. Для того чтобы выгодно продать продукцию, нужно чтобы она не только была хорошего качества, но и имела известность. Вывести свой товар на международный рынок порой бывает очень сложно, так как такая процедура требует крупных финансовых расходов, которые может себе позволить не любая фирма.

Организация международных выставок, которая проводится такими крупными выставочными комплексами как «Экспоцентр», является отличной альтернативой для предпринимателей, которые хотят представить свои товары, оборудование или услуги не только для покупателей России, но и других стран. На такие мероприятия приезжают специалисты из ближнего и дальнего зарубежья, что дает шанс экспонентам завязать выгодное международное сотрудничество.

Организация выставок и ярмарок занимает особое место в арсенале рекламного воздействия. Ярмарки изначально возникли как мероприятия рыночного характера, основной целью которых являлся сбыт рекламируемой продукции. Выставки же носили просветительский характер и организовывались для демонстрации тех или иных достижений. В течение времени различия между ними все более стираются.

Выставки-ярмарки дают отличную возможность:

• Укрепить старые и завязать новые деловые отношения;
• Для мелких компаний представить продукцию большому кругу заинтересованных специалистов и получить заказы;
• Ознакомиться с товарами-новинками или новыми предприятиями в своей сфере рынка.

В ЦВК «Экспоцентр» ежегодно проходят большое количество тематических выставок-ярмарок, которые посещают тысячи посетителей.

Начинать организацию участия в выставках необходимо с маркетингового исследования, включающего в себя изучение мероприятий в конкретной отрасли и составления плана проведения.

Так же нужно провести аналитическое изучение деятельности компании в целом и продвигаемой продукции. Исследованию подлежат следующие позиции:

• изучение планов проведения выставок, как в Российской Федерации, так и за рубежом, по тематикам, интересным для определенной компании;
• анализ среды конкурентов и их поведения на рынке;
• оценка развития компании в целом (освоение новых рынков, выпуск новой продукции), именно это определит цели участия в выставке;
• определение формы участия (участие в семинарах и конференциях, работа на стенде, переговоры и прочее).

Организация выставок продукции конкретного предприятия на конкретной выставке может быть рентабельно лишь с учетом следующих факторов:

• тематическая направленность выставки или ярмарки;
• анализ итогов прошедших выставок;
• анализ этапа развития выставки (даже самые блестящие мероприятия со временем могут исчерпать себя);
• анализ устроителей, участников и посетителей.

А непосредственно организация выставок должна начинаться за 10 месяцев до открытия.

Получение максимальной отдачи возможно лишь в том случае, когда маркетологи отработали перспективную стратегию участия в выставках и подробно проработали участие в каждом конкретном мероприятии.

 В заявке на участие в ярмарке содержатся следующие пункты:

1. Полное название фирмы (организации)

2. Сокращенное название - используется для надписи на стенде

3. Инициалы директора или официального представителя организации

4. Адрес - юридический, почтовый

5. Телефон, факс, адрес электронной почты

6 банковские реквизиты

7. Номер и дата платежного поручения, которым оплачено участие

8. Сумма вступительного взноса

9. Информация о продукции, поставляемой

10. Вид участия в ярмарке

11. Информация о необходимой экспозиционную площадь

12. Виды дополнительных услуг

13. Условия доставки экспонатов

14. Специальные условия - к оформлению экспозиции и рекламы продукции

15. Бронирование гостиницы

16. Оплата за участие и услуги

Между участником ярмарки и ярмарочным комитетом заключается договор на участие в ярмарке. Основные условия этого договора:

• Предмет договора.

Указывается, что ярмаркой организует проведение ярмарки и способствует заключению взаимовыгодных торговых соглашений как между участниками ярмарки, так и между ними и третьими лицами, а участник предоставляет на ярмарку товары для дальнейшего продажу.

• Права и обязанности участника. Участник имеет право:

1) рекламировать свою продукцию;

2) заключать договоры купли-продажи товаров;

3) представлять интересы и заключать договоры от имени других физических лиц;

4) требовать от организаторов ярмарки соблюдения условий ее проведения

В обязанности участника относятся:

1) регистрация на ярмарке;

2) предоставление (для продавцов) образцов товаров в соответствии с требованиями действующих стандартов, каталогов, проспектов и других материалов, характеризующих товар;

3) предоставление полной информации о товаре, который реализуется на ярмарке;

4) наличие соответствующих полномочий для заключения договоров

• Обязательства ярмарочного комитета. В их число входят:

1) обеспечение условий для успешного функционирования ярмарки;

2) снабжение участников необходимыми помещениями, документацией и предоставления услуг по маркетингу, финансового и юридического консультирования;

3) изготовление на основе сведений, предоставляемых участником, каталогов, проспектов и т.п.;

4) обеспечение сохранности товаров;

5) самостоятельное решение споров между участниками или поручения разрешения споров создаваемом им арбитража с последующим утверждением решений арбитража ярмарочным комитетом;

6) реализация цены и на своих собственных условиях переданных участником образцов товаров на основании его письменного разрешения

Заключение

Для любой отрасли проведение мероприятия международного масштаба это не только большое преимущество, но и огромная ответственность, так как событие является «лицом» индустрии и представляет её достижения и уровень развития мировому сообществу. Ведь именно по таким событиям зарубежные компании и спонсоры составляют своё впечатление о российском производстве в целом. Поэтому за организацией международных выставок следят не только отраслевые специалисты и компании, но и госструктуры.

В рамках одной компании организация выставочной деятельности предприятия на мероприятии подобного масштаба имеет не меньшее значение. Ведь оно предоставляет возможность наладить деловое сотрудничество, найти зарубежных партнёров и спонсоров, а также продвинуть свои товары на новый рынок сбыта. Кроме того, международные выставки – отличная площадка для изучения тенденций развития отрасли во всём мире и оценки перспектив изменения отечественного рынка.

Такие события являются отличной площадкой для представления результатов научно-технической деятельности, а также достижений компаний и центров в области инноваций. Следует отметить, что международные выставки стимулируют внедрение новых технологий в производство и являются отличной платформой для запуска новых проектов. Кроме того, на мероприятиях такого масштаба группы и центры, которые осуществляют инновационную деятельность, могут найти новые источники финансирования, в том числе из зарубежья.