Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет (ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «AS-IS»)).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность изучаемой темы заключается в том, что использование систем обработки данных обеспечивает получение общих или детализированных данных организации. Легко определять тенденции изменения важнейших экономических показателей. Обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенной задержки. Выполнять точный и полный анализ данных. Подход к обработке информации как к управленческим процессам широко принят специалистами по автоматизации систем корпоративного управления.

Одним из основных показателей работы компании является ее непосредственная продуктивность: качество, количество и скорость обработки информации.

Взаимодействие с базой данных может выполняться при помощи системы управления базой данных, которая позволяет расшифровать пользовательские запросы и производить операции с информацией в базе данных. Существуют следующие разновидности баз данных, к которым относятся: иерархические; реляционные; объектно-ориентированные; гибридные.

Основные типы систем управления базами данных различаются по стратегиям, которые используются ими, для того чтобы удовлетворить запросы к базе данных. Известны реляционные, иерархические и сетевые базы данных. Одной из популярных систем является Mісrоsоft Visual C#, которая представляет собой систему управления базами данных реляционного типа и позволяющая эффективно управлять данными.

Основные задачи системы управления базами данных является: обеспечение хранения в базе данных всей необходимой информации; обеспечение возможности получения данных по всем необходимым запросам; сокращение избыточности и дублирования данных; обеспечение целостности базы данных.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта для принятия управленческих решений. Достижение максимальной эффективности ключевых бизнес-процессов можно достичь за счет разработки регламента.

Регламент представляет собой определенный свод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и формы деятельности палаты или однопалатного парламента, а также правовое положение депутата. Правила принимаются палатами в соответствии с принципами и иными предписаниями, содержащимися в конституциях, конституционных и органических законах, поэтому они могут быть отменены только органами конституционного надзора.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– разработать общие положения регламента;

– описать термины, определения, сокращения, ответственность и контроль регламента;

– описать бизнес-процессы;

– описать обеспечивающие информационные технологии.

ГЛАВА 1. ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «AS-IS»

1.1 Описание предметной области

Объектом исследования является Аптечная сеть «Фармация» основана в 1993 году. Сегодня – это 59 аптек, которые расположены во всех округах столицы и популярны благодаря высокой культуре обслуживания и доступным ценам.

В течение более чем двадцати лет предприятие занимается розничной торговлей лекарственными препаратами. Его постоянно пополняющийся ассортимент насчитывает сегодня более 3 000 наименований всевозможных медикаментов и парафармацевтической продукции. В нем широко представлены лекарственные средства применяемые в онкологии, эндокринологии, гинекологии, кардиологии, офтальмологии, гастроэнтерологии, а также средства для ухода за больными и косметика ведущих мировых компаний: Лиерак, Авен, Урьяж, Биорга, Дюкрэ, Биодерма, Фитосольба, Клоран, Норева, Нюкс, Виши, Ля Рош Позе, Кодали.

В настоящее время «Фармация» - это 59 аптек, расположенные в Центральном, Южном, Юго-Западном, Северо-Западном, Восточном и Северном округах столицы, деятельность которых максимально направлена на качественное обслуживание клиентов. Штат фармацевтического предприятия составляют 100 высокопрофессиональных специалистов – провизоры и фармацевты.

За годы своего существования фармацевтическое предприятие «Фармация» завоевало большую известность у москвичей и жителей Подмосковья своим богатым ассортиментом как самых простых и часто употребляемых, так и редких медикаментов и парафармацевтической продукции, профессиональным, оперативным и культурным обслуживанием, соответствием самым высоким современным требованиям.

В таблице 1 представлены основные технико-экономические показатели деятельности предприятия.

Таблица 1

Основные показатели хозяйственной деятельности предприятия «Фармация» за 2018-2019 годы

Из данных таблицы видно, что объем продаж увеличился 426 тыс. руб.. и составил 1 524 тыс. руб. Прибыль до налогообложения в 2019 году по сравнению с 2018 годом увеличилась на 1 616 тыс. руб., а чистая прибыль увеличилась на 1 253 тыс. руб. и составила 1 392 тыс. руб.

Это свидетельствует о устойчивом положении предприятия и необходимости непосредственного повышения экономических показателей, что может быть обеспечена автоматизацией производственных процессов складского учета.

Каждый сотрудник компании имеет собственное автоматизированное рабочее место. Существует два типа стандартизированных автоматизированных рабочих мест: стационарный ПК и ноутбук.

Рабочие места объединены в инфокоммуникационную сеть компании для сокращения времени, затрачиваемого на взаимодействие сотрудников друг с другом, для взаимодействия с сотрудниками на производстве через общую корпоративную сеть. На рисунке 1 изображена общая схема сети компании.

Рисунок 1. Программно-техническая архитектура

В главном офисе располагаются 8 рабочих станций. В первом и втором филиале располагаются 6 рабочих станций.

Главный офис располагается в центре Москвы и он является центром всей компании. Там расположено несколько серверов:

– Print server – на нем установлено ПО, позволяющее пользователям использовать принтеры в филиале совместно;

– Mail server – на нем установлено ПО, позволяющее пользователям сети совместно использовать почтовый сервер в филиале с учетными записями для каждого сотрудника и для обмена сообщениями между этими сотрудниками;

– DB server – на нем хранятся базы данных 1C Бухгалтерия 9.1;

– Терминал – на нем установлено ПО 1С Бухгалтерия 9.1 для работы с базами, расположенными в DB сервере;

– Backup server – используется для дублирования и хранения данных с FTP-сервера, на случай неполадок с FTP-сервером;

– FTP server – используется для хранения очень ценных документов, счетов.

В ней показано, что существуют 3 филиала, один из которых является главным. Остальные 2 филиала имеют связь с главным офисом только через почту. В главном офисе находятся 8 рабочих станций, а в остальных двух по 6 рабочих станций. В каждом филиале стоят одинаковые модели коммутаторов и маршрутизаторов старого типа с поддержкой технологии Ethernet. Также это помогает при настройке маршрутизаторов – настройки практически одинаковые.

Таким образом, такая организация программно-технического обеспечения обеспечивает достаточную производительность инфраструктуры. По средствам использования представленной архитектуры может быть осуществлено дальнейшее развитие путем внедрения информационной системы.

Регламент бизнес-процесса «Складской учет» определяет устанавливаемый порядок выполнения контроля непосредственного исполнения заданий по управленческим документам в работе предприятия «Фармация».

Требования и правила данного Регламента распространяются на все структурные подразделения предприятия «Фармация».

Утверждение Регламента, внесение в него необходимых дополнительных изменений и отмена производятся приказом директора предприятия «Фармация».

Работники предприятия обязаны знать и выполнять все установленные требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники предприятия должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов предприятия «Фармация».

В Регламенте используются следующие термины и определения: автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, которое содержит задание; документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; задание – поручение руководителя; исполнитель – работник предприятия, которому поручено исполнение задачи; контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа; ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым; руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию на выполнение определенной задачи.

Эффективное функционирование информационной системы во многом зависит от разграничения прав доступа. Права доступа обеспечивают соответствующих доступ к компонентам информационной системы той или иной группы пользователей. В разрабатываемой информационной системе можно реализовать две группы пользователей: администратор и пользователь. Разграничение прав доступа к информационной системе представлено в виде таблице 2.

Таблица 2

Разграничение прав доступа к ИС

Таким образом, представленная таблица разграничения прав доступа к информационной системе включает перечень компонентов системы и соответствующие права пользователей.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии предприятия «Фармация» и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

– с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если управленческий документ поступил предприятию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

– без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение тридцати дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение десяти дней.

Работники предприятия «Фармация», независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

Контроль исполнения Регламента осуществляет директор предприятия «Фармация».

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов можно выполнить по средствам использования прикладного программного продукта AllFusion ERwin Data Modeler и Ramus.

AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) представляет собой специализированное CASE-средство для проектирования и документирования баз данных, которое позволяет создавать, документировать и сопровождать базы данных, хранилища и витрины данных.