Файл: Проектирование организации (Учет внешней среды при проектировании организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В современных рыночных условиях научно-организационное проектирование является основой не только упорядоченного процесса формирования новой организации, но и совершенствования систем управления, адаптации хозяйствующих субъектов к современным условиям инновационной экономики.

Организационное проектирование необходимо в новых условиях хозяйствования, т.к. традиционные методы в специфических условиях не удовлетворяют потребностям рыночных отношений и, как показывает практика, могут привести к частичной или полной деформации всей системы управления организацией.

Каждый, кто проектирует новую организацию, должен уметь четко и эффективно планировать каждое направление деятельности, находить источники получения финансовых, материальных, трудовых и интеллектуальных ресурсов, а также знать, как рассчитать эффективность использования ресурсов в процессе работы организации.

Актуальность выбранной темы, заключается в том, что проектирование организации необходимо для обеспечения достижения целей ее создания. Проектирование организации позволяет учесть не только организационные вопросы, связанные с ее созданием, но и провести анализ внешней среды и спрогнозировать и спланировать ее влияние. Таким образом, именно благодаря проектированию возможно не только создание организации, но и устранение многих ошибок еще до стадии реализации.

Изложение бизнес идеи позволит рассмотреть предполагаемые проблемы деятельности организации, понять, преодолимы ли они. Процесс проектирования организации дает возможность увидеть весь комплекс будущей деятельности организации.

Целью данной курсовой работы является исследование сущности и процесса организационного проектирования.

В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

• изучить основные понятия организационного  проектирования;
• рассмотреть внешние и внутренние факторы, оказывающие влияние в процессе проектирования организации;
• разработать проект новой организации.

Объектом исследования выступает процесс организационного проектирования.

Предметом исследования совокупность факторов, оказывающих различное влияние на проектирование организации.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

В первой главе рассмотрены теоретические основы проектирования организации. Раскрыта сущность и основные этапы проектирования организации. Рассмотрена внутренняя среда проектируемой организации. Представлена внешняя среда как фактор влияния при проектировании организации.

Во второй главе курсовой работы представлен проект новой организации. В рамках данной главы представлена концепция проектируемой организации, рассмотрен организационный и финансовый план.

В заключении приводятся выводы по всей работы, а также по целесообразности проектируемой организации.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Сущность и основные этапы проектирования организации

Организационное проектирование – это моделирование системы управления организацией, осуществляемое перед ее формированием или накануне значительных преобразований.^[1]

Организационное проектирование – упорядочение организационно-структурных характеристик организации как системы для достижения или улучшения ее эффективности, адаптивности и результативности.^[2]

Организационное проектирование – это процесс нахождения соответствия между ключевыми элементами организации (структура, люди, задачи, система решений и поощрений, не формальная организация и культура) и ее стратегией, которое приводит к успеху.^[3]

Организационное проектирование заключается в разработке проектных решений по устройству организации и по процессу ее преобразования – переходу от актуального состояния к перспективному. Перспектива определяется достижением организацией определенных целей и разрешением значимых проблем.

Отправными пунктами для организационного проектирования являются цели организации и ее проблемы. Перспективное устройство организации разрабатывается так, чтобы эти цели были достигнуты, а проблемы решены. Для этого должно учитываться не только изменение внутренних факторов, но и состояние, и развитие внешней среды организации. Принимая во внимание рыночные тенденции, формируется план перехода к перспективному состоянию.

Задачи организационного проектирования:

1. определение оптимального состава элементов системы, рационализацию их связей в количественных и качественных отношениях и размещение в производстве;

2. разработка регламента организационных процессов, происходящих в производственной системе;

3. разработка нормативной базы организации производства для конкретных систем (подсистем, элементов);

4. определение информационных взаимосвязей и потоков элементов системы, формирования информационного обеспечения и документооборота;

5. проектирование технологии управленческих процессов;

6. проектирование общих управленческих процессов.^[4]

Предметом организационного проектирования является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или в отдельных видах деятельности

Результатом организационного проектирования является комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.^[5]

Организационное проектирование представляет собой совокупность двух частей:

• механизма внутреннего функционирования, который включает элементы, необходимые для процесса управленческой и производственной деятельности (функциональные и организационные структуры, должностные инструкции, производственное оборудование, систему документооборота и информационный обмен);
• механизма отношений с внешней средой, который содержит элементы, необходимые для формирования благоприятного поля внешних отношений организации (законодательные акты, договоренности, контракты, соглашения и т.п.).^[6]

Любые организационные изменения структурного или процессного характера являются продуктами организационного проектирования. При проектировании организационных решений по отдельным функциям управления детализируется описание каждой функциональной подсистемы, разрабатываются Положения о подразделениях, их структура, рекомендации по технологии принятия решений, методам обработки информации и т.п.

Пример разделов организационного проекта представлен в таблице 1.^[7]

Таблица 1

Разделы организационного проекта

Этапы организационного проектирования:

1. Сбор информации, обследование.

2. Анализ, оценка, прогнозирование.

3. Структурное проектирование, экономическое моделирование.

4. Организация преобразований, бизнес-планирование.^[8]

При проектировании системы управления имеется ряд особенностей, которые вызывают значительные трудности решения данной задачи:

1. Статичность системы управления, определяемая формой организационной структуры, состоящей из взаимосвязанных между собой элементов.

2. Динамичность системы, раскрывающая содержание процесса управления как целенаправленной деятельности руководителей и исполнителей по реализации отдельных операций, задач и функций управления.

3. Целесообразность системы, отражающая наличие поставленных целей и механизма их достижения.

4. Гибкость и адаптивность системы управления, неизбежно возникающие в процессе деятельности экономического объекта.^[9]

Эти особенности необходимо учитывать при проектировании оптимальной организационной структуры.

Таким образом, под организационным проектированием следует понимать процесс моделирования организации как единой целостной системы взаимодействующих элементов, направленных на достижение целей организации или улучшения ее эффективности, адаптивности и результативности.

1.2. Внутренняя среда проектируемой организации

Внутренняя среда организации – это ситуационные факторы внутри организации. Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.^[10]

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. При этом нужно сказать, что не все внутренние переменные могут абсолютно контролироваться администрацией организации. В ряде случаев может сложиться такая ситуация, когда администрация предприятия должна преодолеть в своей работе внутренний фактор, как нечто «данное». Управленческий механизм ориентирован на достижение оптимального взаимодействия всех уровней управления и функциональных областей управления для наиболее эффективного достижения намеченных целей. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди^[11].

Цели – конкретные, конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Прибыль это ключевой показатель эффективной деятельности персонала организации. Цели разрабатываются руководством фирмы и доводятся до сведения управляющих всех уровней, которые в процессе координации совместной деятельности используют разнообразные средства и методы для их достижения.^[12]

Структура организации представляет собой логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, направленное на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями, распределение между ними прав и ответственности, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать цели организации. В ней реализуются различные требования к совершенствованию системы управления, находящие выражение в тех или иных принципах управления.

Задачи – определенная работа, ряд работ, которые должны быть выполнены ранее определенным способом в заблаговременно установленные периоды времени. Задачи постоянно усложняются в зависимости от расширения масштабов и объемов производства, сопряженного с необходимостью обеспечения его все возрастающими объемами ресурсов.^[13]

Ядром каждого предприятия являются его кадры. Оно функционирует и существует благодаря своему персоналу, который производит его продукт, вырабатывает его культуру, его внутрипроизводственный климат, создает имидж. Каждый член коллектива характеризуется индивидуальными особенностями и, в отличие от неодушевленных машин, имеет свое мнение, взгляд, желание, точку зрения, формирует определенное отношение к своим действиям и поступкам, а также к действиям и поступкам сослуживцев. Все это может сказываться на конечных результатах их труда, а также труда всего коллектива. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большей степени зависит успех функционирования организации.

Все многообразие внутренней среды предприятия можно свести к следующим укрупненным сферам^[14]:

• производство;
• маркетинг и материально-техническое снабжение (МТС);
• НИОКР;
• финансовое управление, бухучет и отчетность;
• работа с кадрами;
• общее управление.

Такое деление на сферы деятельности носит условный характер и конкретизируется в общей и производственной организационной структурах. В рассматриваемом случае эти сферы деятельности объединены основными информационными потоками в управлении предприятием.