Файл: Проектирование организации (Виды структур организации).pdf

Как и всегда, при выходе новой компании специализирующейся на предоставлении услуг, необходимо не запятнать репутацию и показать высокое качество их предоставления среди клиентов и партнеров. ООО «Сфера» удалось предоставить высококачественные услуги и внедрить правильную стратегию развития организации. Прибыльность компании стала стабильной.

ООО «Сфера» предоставляет следующие услуги:

1. Доставка, прием груза
2. Хранение товаров
3. Организация самовывоза
4. Комплектация заказа
5. Отправление высоко габаритных товаров, более крупными транспортными компаниями

Имидж очень важная составляющая для организации. Данная составляющая является существенным отличием среди транспортных компаний, которые работают на территории Российской Федерации.

Миссия закладывает осознание субъектам внешней среды общего представления о компании. Именно миссия создает корпоративные ценности, дух, помогает удовлетворить интересы партнеров, руководителей, потребителей и сотрудников.

В нашем случае, миссия организации заключается в оказании ряда услуг для клиентов и партнеров, а так же быстрой и гарантированной доставки груза, при этом сохраняя высокое качество обслуживания.

Большое значение имеет правильная постановка задач и целей.

Постановка цели является исходной точкой в проектировании всей организации, а именно её деятельности, коммуникаций внутри коллектива и отделов, системы мотивации.

Осуществлять контроль и оценку результатов деятельности сотрудников или подразделений организации, и конечно всей компании в целом, возможно только при достижении задач.

Мы можем разделить цели организации ООО «Сфера» на несколько ключевых направлений:

1. Предоставление услуг:

• уменьшение расходов;
• выделение среди конкурентов при увеличении качества предоставляемых услуг;
• поиск и внедрение инноваций.

1. Трудовые ресурсы:

• оптимизация кадров;
• система мотивирования;
• увеличение производительности труда.

1. Развитие компании:

• продвижение на рынке;
• расширение продуктовой линейки предоставляемых услуг;
• формирование положительной репутации.

1. Финансы:

• эффективное управление финансами;
• повышение прибыльности и накопление резервного капитала;
• сохранение финансовой стабильности.

Мы можем охарактеризовать организационную структуру управления в рассматриваемой компании, как структуру смешанного, линейно-функционального типа.

Во время использования линейно-функциональной структуры, заместители генерального директора отвечают за выполнение функций, ответственного блока, таких как производство, сотрудники, капитал и др. В ООО «Сфера» - данная роль закреплена за руководителями подразделений. Сегодня в подчинении у генерального директора находятся следующие направления деятельности (отделы):

1. Учет и логистика
2. Отдел продаж (блок развития бизнеса)
3. Обслуживание юридических лиц

2.2 Внутренняя среда организации

Учредитель организации является руководителем и собственником бизнеса. Порядок его деятельности и принятия решений определен и закреплен в уставе организации и внутренних документах.

Уровень управления, в соответствии со структурой управления, представлен Генеральным директором, осуществляющим функции руководителя отдела по обслуживанию юридических лиц, руководителя отдела учета и логистики и руководителя отдела продаж.

Аппарат управления построен таким образом, чтобы обеспечить в экономических, организационных и технических отношениях взаимосвязанное единство всей компании, а также для наилучшего использования трудовых и материальных ресурсов.

Генеральный директор несет полную ответственность за состояние и деятельность компании, представляет компанию во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом, заключает договора, издает приказы в соответствии с установленными полномочиями.

Руководитель отдела учета и логистики осуществляет контроль и координацию предоставления услуг, осуществляет учет средств и операций с материальными и финансовыми ресурсами и несет материальную ответственность за качество выполняемой работы.

Руководитель отдела продаж несет ответственность за формирование положительного имиджа компании на рынке услуг и стратегию развития компании.

Для нормальной работы данной организации арендуется помещение, содержащее три отдельных кабинета для каждого структурного подразделения. Общая площадь помещения составляет 50 м2, включая коридоры и санузлы. Помещение находится в здании офисного типа.

Работа с юридическими лицами осуществляется в рамках договора о предоставлении услуг доставки – систематизированной процедуры последовательного решения поставленных задач с использованием существующих приемов и методов ведения данного вида бизнеса.

Для выполнения функций компании необходимы следующие трудовые ресурсы:

1. генеральный директор, руководитель отдела по работе с юридическими лицами квалификация - юрист, экономист, менеджер (1);
2. руководитель отдела логистики и учета: квалификация – логист, менеджер (1);
3. руководитель отдела развития и привлечения клиентов: квалификация – маркетолог, менеджер (1);
4. бухгалтер: квалификация – бухгалтер, экономист (1);
5. логист: квалификация – логист, кладовщик (1);
6. операторы: среднее образование (2);
7. курьеры: среднее образование (10).

Для привлечения трудовых ресурсов данная компания размещает объявления на рекрутинговых сайтах в сети Интернет.

На сегодняшний день общая численность работников компании составляет 17 человек, из которых 3 человека - управленческий персонал.

Сферы отношений работников данной организации можно разделить на профессиональную и межличностную.

В профессиональной сфере отношений существует четкая иерархия, т.е., прямое подчинение непосредственному начальнику. Взаимоотношения сотрудников, находящихся на одном уровне служебной лестницы, основаны на взаимопомощи и уважении.

В межличностных отношениях «руководитель-подчиненный» компания придерживается стратегии «команда». Руководитель стремится к оптимальному соединению интересов производства и интересов коллектива, объединению делового и индивидуального подхода на всех уровнях отношений.

Штат компании состоит из сотрудников разного темперамента, пола и возраста, что, на наш взгляд, является оптимальным, т. к. совместная работа лиц разного пола и возраста повышает самодисциплину и требовательность к себе.

Рассматривая меры формирования организационной культуры, следует отметить, что культура любой организации развивается постепенно, и постоянно претерпевает изменения в ходе своей деятельности, все сотрудники вносят свой вклад в развитие, поэтому каждый должен руководствоваться общими принципами, характерными для сильной культуры.

Культура рассматриваемой нами организации открыта влиянию как внутренних, так и внешних факторов, что позволяет осуществлять свободный обмен мнениями не только среди сотрудников организации, но и с компаниями-партнерами, что позволяет с большей эффективностью улучшать качество предоставления услуг.

2.3 Внешнее окружение организации

Внешнее окружение организации может быть поделено на макроокружение и микроокружение.

Макроокружение – это влияние на работу организации таких факторов, как политика, экономика, общество, технологии и т.д.

Ближайшее внешнее окружение организации ООО «Сфера» может быть представлено следующими категориями:

1. Потребители услуг: юридические лица, работающие с данной организацией на регламентируемой договорной основе о предоставлении услуг доставки малогабаритных товаров в пределах Российской Федерации, а также конечные получатели заказов, физические или юридические лица.
2. Организации-партнеры: крупные транспортные компании, такие как Почта России, ПЭК, Байкал-Сервис и другие, осуществляющие доставку крупногабаритных грузов в пределах Российской Федерации.
3. Конкуренты: небольшие курьерские службы доставки малогабаритных грузов.
4. Сторонние организации: компании, осуществляющие дистанционную куплю-продажу своего товара, на которые в первую очередь нацелена рекламная стратегия ООО «Сфера».
5. Средства массовой информации: в основном сайты сети Интернет, формирующие имидж компании на рынке и способствующие притоку новых потребителей услуг и клиентов.

Глава 3. Анализ эффективности проектирования деятельности организации ООО «Сфера»

3.1. Анализ эффективности проектирования деятельности организации ООО «Сфера»

Информация о параметрах сильных и слабых сторон организации может поступать как из внутренней, так и из внешней среды. Выделяются такие параметры внутренней среды организации, как гибкость (адаптивность), эффективность, ресурсы, потенциал работников организации и уязвимые места (риски), а также динамику результативности бизнеса организации, виды ее деятельности, функциональные стратегии (политики), проекты и программы.

В качестве параметров внешней оценки можно рассматривать ситуацию на рынке товаров и услуг, выполнять анализ внешнего бизнес-окружения и анализ той отрасли, в которой функционирует организация.

Таким образом, ключевыми категориями анализа можно считать следующие:

дальняя внешняя среда – возможности и угрозы;

ближняя внешняя среда – возможности и угрозы;

анализ менеджмента – сильные и слабые стороны организации;

анализ процесса трансформации ресурсов в продукцию и услуги - сильные и слабые стороны организации.

Анализируя влияние дальней внешней среды ООО «Сфера», можно сказать, что в данном случае роль дальнего внешнего окружения не так значительна, поскольку специфика предоставляемых услуг делает организацию практически неуязвимой от влияния данных факторов. Более того, в условиях глобализации и интеграции, влекущих повышение спроса на услуги доставки малогабаритных товаров народного потребления, эти факторы оказывают положительное воздействие на устойчивое положение компании на рынке.

Что касается ближней среды окружения компании, то здесь можно выделить ряд преимуществ по сравнению с более крупными компаниями, предоставляющими услуги доставки: это гибкость и более высокая клиентоориентированность компании, значительно более высокий уровень контроля качества предоставления услуг за счет небольшой величины компании.

Однако, следует серьезно оценивать конкурентоспособность компании с крупными службами доставки, имеющими более широкий спектр предоставления данной услуги (перевозки крупногабаритных грузов на автомобилях, аренда и аутсорс курьера и пр.), а также более технологичную систему взаимоотношений с клиентами. Хотя последний фактор, выступая в противовес гибкости работы с клиентами, может рассматриваться и как преимущество для ООО «Сфера».

Среди параметров оценки внутренней среды организации стоит выделить проблему ресурсов. Внутренние ресурсы, как правило, ограничивают возможности развития организации (их не хватает для реализации стратегически значимых решений), и к ним, в первую очередь, относятся трудовые ресурсы, персонал. По мере расширения клиентской базы и привлечения всё новых клиентов, прямо пропорционально возрастает потребность в новых кадрах, и в первую очередь, в курьерах. Основная проблема заключается в текучести кадров за счет низкой рентабельности самого вида работы и отсутствия должной системы мотивации со стороны руководства. С высокой зависимостью от этого фактора связаны основные риски организации, как финансовые, так и показатели общей результативности компании.

Вместе с тем, небольшой размер штата компании играет положительную роль в отношении быстрой адаптации к внутренним процессам в экстренных условиях за счет гибкости и «малоэтажности» организационной структуры управления, возможности взаимозаменяемости сотрудников и простоте делегирования полномочий.